ERP系統與IT審計方略

2014-11-08 21:58:40 大云網　點擊量：評論 (0)

　在企業資源規劃(Enterprise Resources Planning．ERP)實施以前，許多企業基于計算機的業務系統，基本都是圍繞某一業務功能或者是職能部門運行的。ERP系統的實施在很大程度上改變了企業的業務流程，實現了從采

　在企業資源規劃(Enterprise Resources Planning．ERP)實施以前，許多企業基于計算機的業務系統，基本都是圍繞某一業務功能或者是職能部門運行的。ERP系統的實施在很大程度上改變了企業的業務流程，實現了從采購到付款、訂單的獲取到發票的開出等業務集成，實現了跨職能部門業務處理。在這種情況下，ERP系統中單一的數據庫，使過去跨部門的審批流程得到簡化和壓縮。壓縮所造成的一個結果是。用于企業內部控制的許多審計線索在ERP系統的引入后消失了，這加大了審計的難度，增加了審計風險。

　　目前．我國大多數的會計師事務所尚未配備對ERP軟件進行審計的專門審計軟件。但是ERP軟件在大中型企業的迅速推廣與普及．使一大批先進企業率先進入商務和會計核算的無紙化和網絡化階段這迫使注冊會計師面對在審計手段未及時更新的情況下完成審計任務的局面。如何運用現有的審計手段，做好ERP系統審計，本文就此做些探討。

　　一、運行ERP系統的企業財務會計特點

　　財務會計系統(Financial Information System，FIS)作為子系統．只是整個ERP系統的一個組成部分，是企業對內對外信息流的一個環節。FIS更側重于財務管理功能．而不是按照會計準則和會計制度所要求的會計核算功能。與之相應的是。企業的財務人員更多地從企業內部管理的角度去思考問題、收集數據，企業在設置系統的數據流程和勾稽對應關系時，也是以內部管理的口徑為主。

　　FIS與其他功能模塊之間信息高度共享。可以通過Intranet(企業內部互聯網)和Internet網絡進行遠程實時在線運行，在系統中可以定義集團公司、公司代碼、業務范圍、成本控制范圍、業務關聯區和成本中心等組織結構元素。因此企業各項經濟活動所產生的對企業財務狀況的影響幾乎可以實時地得到反映。

　　系統的操作權限劃分設置嚴格．有些較為敏感的財務數據的取得必須得到企業當局的高層管理人員的配合與授權。ERP系統有一個巨大的數據庫，具備強大的數據記憶、比較功能。系統數據被修改時，系統內部會留下審計軌跡。

　　二、運行ERP系統的審計特點

　　(一)對ERP系統的審計不能僅僅局限在FIS。ERP軟件的其他功能模塊．如銷售和分銷(SD)、物料管理(MM)、生產計劃(PP)、人力資源(HR)等，對于核實企業資產負債的真實性、交易過程的合規合法性，檢查企業內部控制的執行情況．都有重要的參考作用。

　　(二)需熟悉和理解被審計單位。ERP軟件中包含的管理思想要注重與企業的信息主管溝通．必要時可與企業的軟件供應商溝通，以充分利用軟件本身的統計、分析比較功能．獲得豐富的分析性復核資料。

　　(三)現場溝通與交流能力要求高。因為ERP系統強大的數據處理功能和財務流程的無紙化、嚴格的權限劃分以及系統本身側重內部管理的特點．企業財務人員的專業技能往往表現為專業知識面較窄、對電子系統依賴性強，按照會計準則解釋有關財務數據的能力欠佳。這種情況下，對注冊會計師的現場溝通與交流工作的能力要求較高。

　　(四)降低檢查風險尤其重要。會計處理的中間過程無紙化，實現遠程聯網核算，使得有些原始憑證保存在財務以外的部門，有些原始憑證異地存放，有些原始憑證沒有與記賬憑證一起裝訂。在制定審計計劃時，必須對如何降低這種情況下的檢查風險做出合理安排。

　　(五)符合性測試側重點不同。經濟交易實時錄入系統并且可立即被各個功能模塊包括FIS所共享。不存在匯總原始憑證。實質性測試如果按照傳統標準，將難以達到測試比例要求。如果根據符合性測試的結果結合專業判斷，可以適當減少樣本量。當客觀條件不允許注冊會計師去全面剖析系統的內部結構時，對企業的各業務循環的主要交易多使用“穿行測試”，可以節約審計成本，并取得比較好的符合性測試效果。

　　三、ERP系統審計中的注意事項

　　對于新客戶，在前期調查階段，要特別關注企業業務流程重組的BRP過程。通過與企業管理層和各業務主管部門的溝通、詢問。了解企業的ERP項目是否真正上線成功了．試運行過程中是否出現過重大問題；處于并行階段的．很多情況下ERP系統和舊的賬務系統之間會存在一個差額。要了解這個差額的形成原因，以及企業如何處置。

　　在制定審計計劃時．要把測試控制風險的重點放在財務會計模塊(FIS)的不涉及具體交易的會計科目之間的轉賬核算。以及報表形成階段。ERP系統龐大而復雜。數據之間關聯性強，且涉及企業內部管理的方方面面，因此即使為了舞弊的需要．一般情況下企業也不會冒險去篡改涉及具體交易的基礎數據以及它們相互之間的勾稽對應關系。但是為了各種利益需要，企業管理當局有可能在設置和更改會計報表和財務報表的數據形成流程方面，以及填制或自動生成轉賬憑證時，利用系統的自定義功能，通過信息主管授予財務部門更大的權限。要特別注意，是否存在完全由企業自己開發的“外掛程序”，重點查證其合法合規性。

　　在外勤現場，要加強對企業資產負債的核實力度，以彌補對系統可能存在的認識不足所帶來的審計風險。可以適當提高對企業外部詢證和對企業內部財產清查的風險等級，仔細分析詢證和清查的結果。

　　要獲取企業的ERP系統操作手冊和科目代碼表。由此可充分利用系統各模塊的強大記錄與統計功能，獲得詳細的審計信息。對于異地錄入的原始憑證。應選擇有代表性的一個或幾個錄人終端，實施實質性測試。確定實質性測試的重要性水平時，基于單項交易金額小而交易數量多的特點，交易金額的重要性水平要降低，但抽查的樣本量要適度減少。

　　四、ERP系統審計中取得充分、有效證據的方法

　　1．獲取紙質原始證據。ERP系統雖然實現了會計處理中間過程的無紙化，但企業最終會輸出會計報表、有關的管理報表和資產負債明細表。這些報表經企業簽章后就形成了直接的審計證據。

　　2．獲取或編制ERP系統的業務流程圖。同時可輔之以“穿行測試”等符合性測試記錄。這些就形成了內部控制評價的重要依據。

　　3．導出、分析數據資料。利用系統的數據導出功能，將有關的分析性復核所需的數據資料導出，形成常用的Excel等文件格式。對此進行分析、計算，可形成工作底稿。

　　4．謹慎保存數據。如果存貨等資產明細表篇幅過長，可以考慮數據從系統導出后存放于磁性介質里。但最好將含有分類合計數和總的合計數的頁面打印出來，以紙質證據保存更為謹慎。

　　5．做好查證記錄、查證底稿。ERP系統中調閱相關數據非常便利，在記賬憑證的界面上點擊特定圖標就可以查閱到幾乎所有的該項交易信息(企業一般稱之為“憑證流”)。但應做好書面的查證記錄。必要時對重要的會計憑證和相關單證打印輸出形成查證底稿。

　　五、加強ERP系統內部控制制度審計

　　ERP系統的內部控制制度是控制范圍大、控制程序復雜的綜合性控制，是控制重點為職能部門和計算機數據處理部門的全面控制，是人工控制和計算機自動控制相結合的多方位控制。

　　實施ERP系統后。企業業務流程的轉變對企業內部控制的影響最大．對企業內部管理和財務方面的監控提出了新的要求．這方面的風險特征相比過去發生了根本性的變化。一方面導致企業所處的內部風險環境發生了變化，過去手工狀態下的控制風險，由于ERP系統的引入而變得更加復雜；另一方面．ERP系統的實施需要對原有的業務流程進行優化和設計，改變了企業的組織結構。在這種情況下，就需要企業對基于ERP系統的關鍵業務流程的內部控制進行定審核，確認相關控制是否足降以低由于ERP系統的使用而帶來的業務風險。

　　在復雜的ERP系統接El和多用戶訪問情形下，無法徹底消除系統本身的特點導致的盲區。由于ERP系統和其他系統的數據格式可能完全不同，為了實現數據的傳遞，就需要針對不同的技術平臺和特點開發不同的接El，這些接口會產生新的控制方面的問題和風險。另一方面，許多企業在實施了ERP系統后，如果訪問權限開放給不應該擁有訪問權限的個人或團體。它將降低那些敏感交易的安全性，極大地提高數據遭到破壞的風險。所以，需特別關注相關內部控制制度是否有效。

　　定期審計會計資料，檢查ERP系統下會計賬務處理是否正確，是否遵照《會計法》及有關法律、法規的規定，審核費用簽字是否符合公司內控制度，憑證附件是否規范完整。審查機內數據與書面資料的一致性，如查看賬冊內容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應及時調整。監督數據保存方式的安全、合法性，防止發生非法修改歷史數據的現象。審查系統運行各個環節防止存在漏洞。

　　作為企業管理信息化進程中重要的一項內容，ERP系統正逐步在企業中得到廣泛應用。它為企業帶來巨大的管理提升和經濟效益的同時，也給審計帶來了基于ERP系統自身的特點所產生的問題與風險，研究和制定ERP環境下企業的審計策略、審計方法，是會計師事務所審計業務中不容忽視的新課題。