《審計署2008至2012年信息化發(fā)展規(guī)劃》提出：“2012年，利用計算機技術實施的審計項目要達到年度計劃項目的80%以上，現(xiàn)場審計實施系統(tǒng)（簡稱AO軟件）成為審計人員普遍掌握的審計工具。”要實現(xiàn)AO軟件開展審計的前提之一就是能夠把被審計單位的財務數(shù)據(jù)采集到AO軟件中并重建賬套。因此，財務數(shù)據(jù)的順利采集成為能否成功推廣應用AO軟件的一個關鍵。筆者以眾多被審計單位使用的重慶金算盤軟件公司開發(fā)的金算盤8E/ERP系統(tǒng)（以下簡稱金算盤8E）為例，淺談針對該財務系統(tǒng)數(shù)據(jù)采集的幾種方法。

　　二、問題的提出

　　金算盤8E，它是一套基于Internet和電子商務平臺并具有先進管理理念的財務軟件，其后臺數(shù)據(jù)庫為oracle。金算盤8E系統(tǒng)可以提供兩種備份接口，一種備份是oracle格式，其文件后綴名為dmp；另一種備份為Access格式，其文件后綴名為gdb。審計署提供了金算盤8E的采集模板“金算盤8E導出文件模板(2008)”（該模板可以在審計署金審工程網(wǎng)站上下載）可供AO軟件采集數(shù)據(jù)使用。但是，由于金算盤8E軟件中備份模板設置的原因，造成導出的access格式（gdb）備份數(shù)據(jù)中的voucher表（憑證主表）數(shù)據(jù)不全,備份數(shù)據(jù)中voucher表每一個會計年度中只有一條憑證記錄。這樣，采集模板“金算盤8E導出文件模板(2008)”不能直接應用于金算盤8E的備份數(shù)據(jù)，需采取其他的措施來實施數(shù)據(jù)采集。

　　三、解決金算盤8E數(shù)據(jù)采集的三種方法

　　（一）利用ODBC方式獲取Oracle備份數(shù)據(jù)輔助導入。

　　現(xiàn)在審計人員一般都會在其工作電腦中安裝SQL Server 2000個人版軟件，利用SQL Server中的ODBC方式連接Oracle數(shù)據(jù)庫，設置好用戶名和口令之后，即可采集voucher表，接著使用SQL Server 中的DTS數(shù)據(jù)轉換服務功能導出Access格式的voucher表數(shù)據(jù)。

　　然后處理金算盤8E的Access備份數(shù)據(jù)。用Access打開gdb格式的數(shù)據(jù)，其默認密碼為：gold。并將其轉換為Access2002-2003格式，如果不轉換，不能對其數(shù)據(jù)表進行操作。接著在打開的gdb數(shù)據(jù)中刪除里面的voucher表，再利用Access的“獲取外部數(shù)據(jù)”功能導入利用SQL Server導出的voucher表數(shù)據(jù)。

　　最后利用AO軟件提供的金算盤8E導出文件模板(2008) 采集Access備份數(shù)據(jù)即可成功重建賬套。

　　（二）調整金算盤8E的備份模板獲取Access格式的備份數(shù)據(jù)導入。

　　如果審計人員不方便使用ODBC方式來獲取數(shù)據(jù)，可以和被審計單位財務人員溝通，通過調整金算盤8E的備份模板來獲取Access格式的備份數(shù)據(jù)，然后利用金算盤8E導出文件模板(2008) 采集到AO中。

　　一般來說，需要調整金算盤8E中的sysbase.gdb文件（該文件一般位于金算盤安裝目錄中：\gasoft\xxxWKS\sysbase.gdb，其中xxx根據(jù)賬套名稱設置不同而不同），使其能夠完全備份憑證主表。具體調整方式為：在該模板中將憑證編號、會計年度和會計期間三個字段的索引由原來的“無重復”改為“有重復”即可。

　　雖然使用計算盤8E備份數(shù)據(jù)，然后采用模板“金算盤8E導出文件模板(2008)”來采集數(shù)據(jù)的方法很簡單。但是，由于金算盤8E在用Access格式備份數(shù)據(jù)時，無法按會計年度分別備份數(shù)據(jù)。同時，在金算盤8E中含有大量輔助憑證信息，使得金算盤的備份數(shù)據(jù)相對較大。因此，使用AO軟件在采集Access格式的數(shù)據(jù)時通常需要耗費大量時間，影響工作效率。比如筆者處理一個單位金算盤備份數(shù)據(jù)（該單位三年憑證數(shù)據(jù)約30萬張，輔助憑證數(shù)在120萬張左右），利用AO軟件（機器配置英特爾P8400雙核處理器，2GB DDR3 1067內存）采集數(shù)據(jù)并成功重建賬套共花費了約14個小時。要解決此類問題也有一個竅門，即使用Access將gdb備份數(shù)據(jù)中voucher表和voucherdetail表中不屬于采集會計年度的記錄數(shù)刪除，然后再利用模板采集到AO中重建賬套，這樣可以提高數(shù)據(jù)采集的效率。

　　（三）手工采集重建賬套。

　　在審計現(xiàn)場如果不能獲取到金算盤8E的備份數(shù)據(jù)的情況下如何將數(shù)據(jù)采集到AO中？這種情況下可使用“手工采集”方式來采集數(shù)據(jù)。使用這種采集方式只需要通過金算盤8E的查詢功能獲取科目代碼表、科目余額表和憑證表的數(shù)據(jù)即可。首先在金算盤8E系統(tǒng)主菜單下選擇“文件-數(shù)據(jù)導出”，再選擇“基礎設置”下的“科目”導出科目代碼表；然后利用金算盤8E的查詢功能，查詢出采集會計年度的科目余額表，再利用該軟件的“打印-輸出到文件”功能導出科目余額表；最后利用金算盤8E系統(tǒng)中“文件-數(shù)據(jù)導出”功能，導出憑證表。

　　利用上述三個表的數(shù)據(jù)，我們先將三表中的數(shù)據(jù)導入SQL Server中，然后利用AO軟件的“財務軟件數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)”采集功能來采集并重建賬套，關于此種采集方式的具體操作和注意事項，可在審計署金審工程網(wǎng)站上查閱到很多相關資料，在此不作贅述。

　　總之，三種方法審計人員可以根據(jù)具體情況選擇合適的方法在AO軟件中重建金算盤8E財務數(shù)據(jù)賬套，以供進一步對被審計單位的財務狀況進行深入分析的需要。