郭燕

(新疆省昌吉市昌吉供電公司  新疆昌吉  831100)

摘要：伴隨著我國(guó)信息化的不斷加深，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)逐步完善，企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理制度已無(wú)法滿足企業(yè)發(fā)展，因此，企業(yè)要不斷完善檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化。其中，供電企業(yè)雖然在信息化的大環(huán)境中有很大的發(fā)展空間，但由于企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀和不足，很難在短期內(nèi)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè);檔案管理;規(guī)范化

檔案管理是供電企業(yè)內(nèi)部管理中的重要工作內(nèi)容之一，企業(yè)檔案工作是反映企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研、管理活動(dòng)和企業(yè)資產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)、資信等的真實(shí)記錄，是企業(yè)適應(yīng)復(fù)雜多變的市場(chǎng)環(huán)境、提高競(jìng)爭(zhēng)力的信息保障，是維護(hù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益的重要依據(jù)。而供電企業(yè)的發(fā)展雖然加快了供電企業(yè)檔案信息化的推進(jìn)速度，但觀我國(guó)的供電企業(yè)，很多在檔案管理方面都尚存在一些不規(guī)范的地方。比如規(guī)章制度無(wú)法有效實(shí)施、管理人員專業(yè)知識(shí)水平較低、缺乏創(chuàng)新意識(shí)等，如果不及時(shí)彌補(bǔ)，就會(huì)讓檔案管理工作陷入停滯，拖慢企業(yè)發(fā)展的速度。

1供電企業(yè)在檔案管理中的不足之處

1.1增強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新意識(shí)

供電企業(yè)長(zhǎng)期受一種觀念影響一一檔案管理工作是企業(yè)可以忽略的一項(xiàng)工作，讓企業(yè)把大部分的財(cái)力、物力都投入到技術(shù)部門，只有少部分投入檔案管理部門，使檔案管理人員只能通過現(xiàn)有的條件完成工作，一段時(shí)候，就會(huì)形成固有的工作模式，缺少創(chuàng)新意識(shí)。日前，供電企業(yè)中的各部門為了創(chuàng)造更高的利潤(rùn)，都在不斷創(chuàng)新，有很強(qiáng)的創(chuàng)新意識(shí)，但檔案管理部門依然用固有的工作方式、一成不變的工作不利于企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、信息。

1.2檔案管理人員專業(yè)知識(shí)水平較低，人員不穩(wěn)定

隨著供電企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)會(huì)定期對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，提高專業(yè)知識(shí)的水平，增強(qiáng)其主觀能動(dòng)性。但企業(yè)基層的各部門領(lǐng)導(dǎo)更多的把工作重心放在如何促進(jìn)企業(yè)發(fā)展、加快創(chuàng)新技術(shù)的研發(fā)等方面，認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，使企業(yè)的歷史資料不全面，影響了檔案管理人員工作的積極性，有些重要的資料管理崗位不定期更換員工，人事調(diào)動(dòng)頻繁。這些情況造成了檔案管理人員工作上的懈怠，減緩了檔案管理工作的變革。

1.3檔案管理的規(guī)章制度無(wú)法有效執(zhí)行

供電企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)逐步完善的經(jīng)濟(jì)條件下，為適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，制定了檔案管理工作的規(guī)章制度，但因?yàn)槠髽I(yè)員工對(duì)管理工作缺乏客觀認(rèn)識(shí)，經(jīng)常忽略檔案管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性，導(dǎo)致制度無(wú)法有效執(zhí)行。有些供電企業(yè)的檔案管理人員在收集檔案時(shí)，常常遺漏重要資料，而且企業(yè)的技術(shù)人員會(huì)把自己研發(fā)或創(chuàng)新的技術(shù)作為自己獨(dú)有的技術(shù)資料，使企業(yè)資料缺失，以上行為都是規(guī)章制度執(zhí)行力不足的體現(xiàn)，需從根本上進(jìn)行改善。

2供電企業(yè)基建檔案管理信息化的有利條件

2.1軟硬件條件已經(jīng)具備首先企業(yè)投入大量的資金用于購(gòu)買計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)、傳真機(jī)等設(shè)備，因此基建檔案信息化硬件設(shè)備已具備，其次現(xiàn)代社會(huì)的人類對(duì)于這些設(shè)備都不陌生，再經(jīng)過單位的在崗培訓(xùn)和脫產(chǎn)進(jìn)修，所以在操作和實(shí)施中，基本都能勝任此項(xiàng)工作。

2.2基建檔案管理信息化是供電企業(yè)自身發(fā)展需求更是時(shí)代的召喚

隨著供電企業(yè)的快速發(fā)展，相對(duì)應(yīng)的基建檔案的涉及面廣，數(shù)據(jù)量大，包括文字、圖片、照片、視頻等等也越來(lái)越多，這就需要有種新的技術(shù)和手段將其的收集、保管、利用更加人性化、便捷化，而信息化是時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物同時(shí)又能有效的解決基建檔案所面臨的系列問題，因此，對(duì)于基建檔案的信息化管理既是挑戰(zhàn)，也是機(jī)遇，更是能為供電企業(yè)基建檔案管理的開啟新的局面。

2.3法律法規(guī)的頒布

我國(guó)以及內(nèi)蒙古自治區(qū)都十分重視檔案的信息化建設(shè)，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、因特網(wǎng)為平臺(tái)，搭建檔案信息管理，并為此出臺(tái)和頒布了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》、《關(guān)于加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用的意見》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等一系列具有指導(dǎo)意義的政策文件為其保駕護(hù)航。

3加強(qiáng)供電企業(yè)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的措施

3.1強(qiáng)化檔案管理意識(shí)電力企業(yè)應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案管理這項(xiàng)工作的重要性，并加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)與教育，以提升其檔案意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作是供電企業(yè)中每個(gè)員工的責(zé)任與義務(wù)，增強(qiáng)員工的工作責(zé)任感。企業(yè)戰(zhàn)略決策上要高度重視，組織機(jī)構(gòu)上要充分保障，是檔案管理工作做好的重要保證;要建立積極檔案意識(shí)，正確認(rèn)識(shí)檔案工作，持續(xù)改進(jìn)和創(chuàng)新檔案管理手段，健全完善組織機(jī)構(gòu)，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，建立起現(xiàn)代化的供電企業(yè)檔案管理體系。

3.2強(qiáng)化檔案人員能力建設(shè)

檔案管理人員是檔案管理工作的執(zhí)行者，應(yīng)具有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，其工作效率直接影響著工作的質(zhì)量。檔案管理人員應(yīng)遵守法律法業(yè)知識(shí)，使自身的綜合能力得到提升，最終保證供電企業(yè)檔案管理工務(wù)意識(shí)。明確檔案管理責(zé)任，樹立大服務(wù)意識(shí)，既要規(guī)范管理各種不同類別檔案資料，保證檔案資料的真實(shí)性與完整性，還要注重充分開發(fā)檔案資源，有效利用檔案價(jià)值資源，更好的為供電企業(yè)服務(wù)，從而促進(jìn)企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中得到生存和發(fā)展。

3.3完善檔案管理制度

完善電力企業(yè)檔案管理制度是規(guī)范管理基礎(chǔ)，形成統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)，以保證檔案管理有章可循。企業(yè)歸檔過程中的資料和文件一定要完整，管理人員在工作中應(yīng)樹立起檔案規(guī)范化的意識(shí)，形成可持續(xù)可復(fù)制工作業(yè)務(wù)流，持續(xù)強(qiáng)化檔案規(guī)范管理;進(jìn)一步完善企業(yè)檔案管理制度，強(qiáng)化現(xiàn)代信息化手段基礎(chǔ)管理，統(tǒng)一管理不同載體、不同門類的檔案材料，為檔案信息化應(yīng)用深度提供制度支撐。

3.4推進(jìn)檔案管理信息化應(yīng)用

檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照歸檔管理制度，持續(xù)規(guī)范檔案收集整理，完整檔案資料能為工程施工、企業(yè)合法權(quán)益維護(hù)等方面提供了科學(xué)依據(jù)，供電企業(yè)在檔案管理工作中，應(yīng)充分利用電子化的手段，利用現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)，配備整套的檔案掃描系統(tǒng)，按照“存量80%增量100%”檔案數(shù)據(jù)化加工，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件和電子文件的同步歸檔，不斷提升電子化檔案率，實(shí)現(xiàn)檔案信息查詢更加快速、便捷，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，推動(dòng)供電企業(yè)檔案管理工作。

結(jié)束語(yǔ)

供電企業(yè)基建檔案逐步實(shí)現(xiàn)信息化管理，不僅是信息化時(shí)代背景下的順勢(shì)而為，也是企業(yè)發(fā)展需求，更是提高基建檔案管理效率的必經(jīng)之路。檔案安全管理是檔案事業(yè)發(fā)展的重大戰(zhàn)略，是電力記憶得以實(shí)現(xiàn)的保證。只有擁有了安全的企業(yè)檔案，企業(yè)的歷史記憶才能傳承，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理工作才能得以順利開展，企業(yè)的利益才能得以很好維護(hù)。而要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的安全，首先要樹立企業(yè)全體員工強(qiáng)烈的企業(yè)責(zé)任感和檔案意識(shí)，其次要有行之有效、切實(shí)可行的管理制度同時(shí)，開展現(xiàn)代化建設(shè)并科學(xué)運(yùn)用現(xiàn)代化建設(shè)成果，供電企業(yè)基建案的信息化管理工作是自身發(fā)展的需求更是時(shí)代的召喚，所以勢(shì)在必行，同時(shí)對(duì)于史料的保存和現(xiàn)實(shí)使用都有十分重要的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]武海燕.探討供電企業(yè)人事檔案的規(guī)范化管理[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2012,30:214.

[2]張紅.縣級(jí)供電企業(yè)檔案管理規(guī)范化建設(shè)初探[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊,2013,10:213-214.

[3]袁雪霞.淺述縣級(jí)供電企業(yè)檔案管理發(fā)展策略[J].黑龍江檔案2011,06:69.

[4]李清濤.智能型客戶電子檔案系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目管理研究[J].華北電力大學(xué)(北京),2011.

[5]劉文勝.小議基層供電企業(yè)的檔案規(guī)范化管理[J].中國(guó)城市經(jīng)濟(jì),2010,10:260.

[6]呂紅怡，陳月金.供電企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)代化[J].廣東科技,2009,14:22-23.