摘要：電力工程總承包項目檔案管理，貫穿于工程項目建設(shè)的全過程，是工程建設(shè)中重要工作之一，也是工程項目竣工驗收和移交的重要組成部分。本文依托工程管理經(jīng)驗，探討總結(jié)了總承包項目檔案管理手段和模式，供同行交流和參考。

關(guān)鍵詞：工程;總承包;檔案;管理

近年來，設(shè)計企業(yè)向工程公司轉(zhuǎn)型，以其能發(fā)揮工程設(shè)計的主導作用，有效控制工期、有利于保證工程質(zhì)量、有效地控制投資等明顯優(yōu)勢，獲得業(yè)主的青睞。工期短、成本低、質(zhì)量高的優(yōu)點正使許多建設(shè)單位在選擇總承包方時，首選設(shè)計企業(yè)。在總承包工程項目施工中，按照國家、行業(yè)規(guī)范的有關(guān)要求，結(jié)合具體工程的實際情況相應(yīng)開展工程項目的檔案管理工作。

1工程總承包項目檔案管理的組織實施

1.1明確歸檔范圍。工程總承包項目從簽訂合同開始，首先明確合同各方在工程總承包項目文件材料歸檔范圍。一是業(yè)主作為投資方，在工程項目委托設(shè)計單位總承包之前，已經(jīng)開展了前期準備工作，如：征地、立項、資金籌措等，這些工作形成的文件材料應(yīng)該由業(yè)主立卷歸檔。二是監(jiān)理方形成的文件材料，是直接由監(jiān)理單位進行收集、整理、歸檔并向業(yè)主移交。三是總承包單位負責工程總承包范圍內(nèi)的項目文件材料形成、積累、整理、歸檔和保管工作;指導、監(jiān)督和檢查分包單位項目文件材料歸檔情況;對分包單位提交的項目檔案進行匯總、整理;項目竣工后向業(yè)主移交齊全、完整、系統(tǒng)的項目檔案。四是分包單位負責收集、整理分包范圍內(nèi)形成的項目文件材料，接受總承包單位的檢查、指導，并對歸檔的項目文件材料的完整性、準確性、系統(tǒng)性負責，在單位工程結(jié)束后，及時將單位工程檔案向總承包單位移交，如果不及時移交，則視為此項單位工程沒有結(jié)束。

1.2建立全過程管理體系。全過程管理是以總承包單位為管理核心，以國家、行業(yè)標準規(guī)范為管理依據(jù)，以制度、監(jiān)督和檢查為管理控制手段，在總承包單位以及項目建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理、分包等單位全方位參與下，實施事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關(guān)的全過程控制的管理模式。這一管理模式力圖將工程項目建設(shè)檔案管理貫穿于工程項目建設(shè)的全過程，確保工程項目建設(shè)中形成的每一份文件材料都處于受控狀態(tài)。

第一，項目前期準備階段預先謀劃。自工程立項開始，總承包單位就應(yīng)將檔案工作作為工程建設(shè)的重要組成部分列入議事日程，著手開展檔案文件材料的收集、積累和整理工作。總承包單位根據(jù)工程建設(shè)的內(nèi)容、特點，結(jié)合具體單位工程、分部、分項工程劃分和工程實施進度，制定工程檔案工作的初步計劃，明確檔案工作管理體制，確定主管領(lǐng)導、歸檔標準、質(zhì)量和進度要求等內(nèi)容，建立檔案工作組織機構(gòu)，配備必要的工作人員。建立健全檔案工作制度，制定檔案管理的規(guī)范和辦法，保證各分包單位、總承包單位各部門在文件材料的形成、積累、整理、歸檔過程中有據(jù)可依。將檔案管理納入到合同管理之中，即在簽訂施工和設(shè)備采購合同時，對工程檔案管理細節(jié)提出明確要求。

第二，項目開工時統(tǒng)一標準。工程開工時，總承包單位應(yīng)及時與業(yè)主方取得聯(lián)系，以書面形式明確工程項目文件材料的收集范圍、整理標準、質(zhì)量要求和檔案移交等事宜。要求各分包單位配備檔案人員，建立覆蓋全工程項目的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。通過會議等形式，提高各分包單位對檔案工作的認識，制發(fā)有關(guān)制度、標準到各分包單位，統(tǒng)一工作要求，明細檔案的收集、歸檔和整理的范圍、分類、編號等。明確總承包單位各部門以及各施工、監(jiān)理等單位的檔案工作職責，為工程項目實施過程中形成的大量文件材料的收集、整理和歸檔管理打好基礎(chǔ)。

第三，項目實施階段實時監(jiān)控。在工程項目實施過程中，將檔案工作融入工程建設(shè)全過程，與工程實體質(zhì)量同等重視。總承包單位在檢查工程質(zhì)量、進度時，同步檢查檔案資料的形成、管理情況。在進行單位工程驗收時，同時驗收歸檔文件材料的完整程度與整理質(zhì)量。將檔案資料的形成、積累、整理、歸檔工作納入工程建設(shè)的計劃管理工作，納入施工管理考核范圍，納入有關(guān)領(lǐng)導和工程技術(shù)人員的崗位職責。建立工地現(xiàn)場檔案室，推行預立卷制度。工程各階段施工完成后，各分包單位應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定，將收集、整理好的檔案及時向總承包單位檔案室移交，并經(jīng)檔案室人員認真檢查驗收合格后，雙方簽字認可。檢查驗收的檔案出現(xiàn)不完整、不準確、不符合規(guī)范要求的，歸檔單位必須拿回，進行整改后再重新歸檔，否則視為此項單位工程未完成，以保證檔案的完整性與準確性。

第四，項目竣工階段總結(jié)反饋。總承包單位負責協(xié)調(diào)國家檔案行政管理部門和行業(yè)主管部門，開展工程建設(shè)檔案的專項驗收。及時解決驗收發(fā)現(xiàn)的問題，進一步完善檔案質(zhì)量，在整個工程項目檔案移交前整改完善到位。第五，項目竣工后檔案的移交。工程結(jié)束后，由總承包單位按照合同的規(guī)定，將工程建設(shè)全部檔案同時向業(yè)主和生產(chǎn)運行等單位移交，并辦理交接手續(xù)。還應(yīng)按照本單位要求向本單位移交所需的工程建設(shè)檔案。至此，工程總承包項目檔案工作全過程的管理才算完成。