1認(rèn)真學(xué)習(xí),自覺(jué)遵守、有效貫徹執(zhí)行《檔案法》

要想做好檔案,必須熟讀檔案法,這是根基。檔案法是有效保護(hù)、開(kāi)發(fā)利用檔案資源的保障。依法加強(qiáng)對(duì)檔案事業(yè)的管理,并不是以領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人意志為轉(zhuǎn)移的或者可有可無(wú)的事,而是必須遵循的法律行為規(guī)范。

2鉆研業(yè)務(wù),加強(qiáng)學(xué)習(xí),掌握技能

檔案管理工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、科學(xué)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作,包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等環(huán)節(jié)。在每個(gè)環(huán)節(jié)中,都有嚴(yán)密的科學(xué)理論、原則和方法。因此兼職檔案人員一定要加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)提高專(zhuān)業(yè)能力,結(jié)合本單位工作特點(diǎn),該存的文件一定要立卷歸檔,不該存的文件決不歸檔,既要保持文件的齊全和檔案的完整,有利于檔案的利用,又要克服與避免文件重復(fù)歸檔造成人力物力的浪費(fèi)。還需強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是,兼職檔案員要積極參加各級(jí)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班。從2004年參加工作至今,筆者非常有幸地參加了廣西區(qū)檔案局舉辦的三期檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班。通過(guò)培訓(xùn)老師深人淺出、理論與實(shí)踐相結(jié)合的教學(xué)方式,讓學(xué)員們對(duì)文書(shū)、科技、設(shè)備、照片、電子等各項(xiàng)檔案工作都有了一個(gè)系統(tǒng)的了解,明確了下一步如何更好的開(kāi)展檔案工作,相比于自學(xué),培訓(xùn)班的學(xué)習(xí)往往會(huì)達(dá)到事半功倍的效果。

3統(tǒng)籌兼顧,科學(xué)巧妙安排時(shí)間

兼職檔案人員,兼搞幾項(xiàng)工作,不統(tǒng)籌兼顧,有可能顧此失彼。因此兼職檔案人員首先應(yīng)把檔案工作當(dāng)成一件大事來(lái)抓,要和其他工作同樣對(duì)待。其次一定要學(xué)會(huì)見(jiàn)縫插針,搞好工作關(guān)鍵是立足平時(shí)。任何單位的中心工作,總是有節(jié)奏的波浪式的發(fā)展,而檔案工作具有經(jīng)常性、一貫性的特點(diǎn)。因此搞好檔案工作關(guān)鍵是立足平時(shí),堅(jiān)持文件統(tǒng)一收發(fā)登記、批辦制度、及時(shí)回收等相關(guān)制度。要經(jīng)常核對(duì)收發(fā)文等級(jí)本與所收文件是否齊全,根據(jù)實(shí)踐,找出規(guī)律,制定出平時(shí)立卷項(xiàng)目,辦理完畢的文件對(duì)號(hào)人座。對(duì)于收文、發(fā)文;請(qǐng)示、批復(fù)等文件,根據(jù)文件材料的承辦、形成運(yùn)轉(zhuǎn)情況,在辦理完畢后,及時(shí)收集,及時(shí)立卷。對(duì)于會(huì)議,可以直接到會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)收集,會(huì)議結(jié)束的同時(shí),領(lǐng)導(dǎo)或代表的講話稿等材料也就收全了。有時(shí)領(lǐng)導(dǎo)講話不用稿,就可以通過(guò)錄音筆,及時(shí)做好講話記錄,會(huì)后進(jìn)行整理,一并歸檔。對(duì)于平時(shí)收集有困難的各種文件材料,如每月的計(jì)劃、每季度的總結(jié)、大事記等,則可以根據(jù)其形成的實(shí)際定期收集,以防散失。堅(jiān)持做到當(dāng)天事情當(dāng)天做,當(dāng)月的事情當(dāng)月完成,養(yǎng)成不拖拉、不積壓的習(xí)慣。主要的工作盡量集中在白天做,晚上整理文件,每天把當(dāng)天的文件按照案卷目錄歸類(lèi)放好,缺少的想方設(shè)法及時(shí)找到,把不需要立卷歸檔的事務(wù)性文件、重要文件挑出來(lái),這樣每天只不過(guò)二三十分鐘就可以做好,年終集中三四天調(diào)整一下案卷就完全解決問(wèn)題了。這樣管理的文件、檔案、資料就會(huì)井然有序,有條不紊。

4有效利用本職工作,為檔案工作創(chuàng)造條件

檔案管理工作非常瑣碎和繁雜,作為一名兼職檔案員,應(yīng)該有效地利用本職工作,為檔案管理工作創(chuàng)造一個(gè)良好的條件。筆者從2004年至今一直在辦公室工作,先后從事有收發(fā)秘書(shū)、機(jī)要秘書(shū)、文字秘書(shū)等崗位,工作多年筆者深刻認(rèn)識(shí)到,其實(shí)崗位工作也能為檔案工作創(chuàng)造條件。2004到2006年期間,筆者負(fù)責(zé)收發(fā)文,為確保大量文件資料快速有序流轉(zhuǎn),按照辦件隨到隨處理,閱件分類(lèi)統(tǒng)一處理的規(guī)范要求,及時(shí)做好文件登記、領(lǐng)導(dǎo)審簽、傳閱流轉(zhuǎn)、回收歸檔等一系列收發(fā)文流程,保質(zhì)保期完成了2004到2。。6年度文書(shū)立卷工作,移交到檔案室的文件沒(méi)有任何缺失。2008到2009年,筆者作為公司的機(jī)要秘書(shū),負(fù)責(zé)機(jī)要文件的管理。機(jī)要秘書(shū)是一個(gè)特殊的工作崗位,要求高,責(zé)任重大,必須牢固樹(shù)立機(jī)要文件保密服務(wù)意識(shí),增強(qiáng)保密技能。如果收文上標(biāo)有閱讀范圍,就要嚴(yán)格按規(guī)定的范圍組織傳閱。凡屬于秘密的文件、資料,要隨到隨傳.保證做到人不離件,件不離人,當(dāng)天送,當(dāng)天收。為隨時(shí)掌握文件的走向和流程,避免機(jī)要文件橫傳,此外,視情況還需要制作文件傳閱單,一份附在傳閱文件夾內(nèi),一份保管在手中,隨時(shí)掌握文件去向,收回后立刻清點(diǎn)份數(shù)和請(qǐng)退.確保機(jī)要文件的有序管理。2。。9到2013年,筆者作為公司唯一的文字秘書(shū),負(fù)責(zé)公司所有文字材料包括總經(jīng)理工作報(bào)告、總結(jié)、講話稿、賀信、慰問(wèn)信等材料的撰寫(xiě);負(fù)責(zé)公司黨政聯(lián)席會(huì)、領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)等大型會(huì)議的記錄和紀(jì)要的整理及督辦工作;負(fù)責(zé)公司大事記、年鑒信息的整理,以為各類(lèi)重要信息的上報(bào)工作。在將近四年的文字秘書(shū)過(guò)程中,參與過(guò)的文字材料不少于15萬(wàn)字.這些文字材料包括最終定稿和修改稿,以及各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)的修改意見(jiàn),筆者都記錄在案,原始資料每份都細(xì)致保存,以便今后查詢(xún)。四年時(shí)間,筆者擬寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要共計(jì)60。份,每一次會(huì)議記錄都認(rèn)真記好,不漏掉會(huì)議任何重要的信息,按照會(huì)議記錄、簽到表、會(huì)議紀(jì)要的歸檔要求,一會(huì)一畢,及時(shí)將相關(guān)材料移交檔案室。筆者還利用擔(dān)任文字秘書(shū)的有力條件,把重大事件、按時(shí)間順序,簡(jiǎn)明扼要地一一記錄在案,每年進(jìn)行一次整理,編寫(xiě)公司大事記,從大事記中找到更多的檔案信息資源;并利用檔案記載查閱到了有關(guān)公司組織沿革、土地確權(quán)辦證等有關(guān)公司制改造所需重要資料,及時(shí)分送給領(lǐng)導(dǎo)參考利用,有效發(fā)揮了參謀和助手作用,使領(lǐng)導(dǎo)切實(shí)感到檔案工作的重要作用,促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視和支持。

5嚴(yán)守檔案保密紀(jì)律

兼職檔案員要養(yǎng)成良好的職業(yè)保密習(xí)慣,要以高度的責(zé)任感來(lái)從事檔案工作這種崇高的社會(huì)職業(yè)。作為公司的機(jī)要秘書(shū)和文字秘書(shū),筆者經(jīng)常會(huì)參與到公司人事任免、重大決策等只重一大會(huì)議的記錄、整理和歸檔工作中,但是,一定不能透露任何有關(guān)會(huì)議信息,高度遵守保密記錄,養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣和道德修養(yǎng)。綜上所述,兼職檔案員要想把檔案管理工作做好,必須要付出辛苦的勞動(dòng),靈活掌握檔案管理工作的方法,這樣才能事半功倍,成為一名稱(chēng)職的兼職檔案員,為單位的基礎(chǔ)檔案建設(shè)貢獻(xiàn)一份力量。

本文作者:彭杏           工作單位:廣西電力工程建設(shè)公司