【摘要】本文通過對電力工程EPC總承包工程項目檔案管理進(jìn)行深入的分析和研究，找到了管理各階段存在的潛在風(fēng)險要素，在此基礎(chǔ)上，通過引入風(fēng)險管理的概念和方法，對各項分析要素進(jìn)行了識別、分析，采取了相應(yīng)的控制措施，降低了風(fēng)險，充分發(fā)揮了項目檔案在項目風(fēng)險管理中的價值和作用。

【關(guān)鍵詞】工程項目;檔案管理;風(fēng)險管理

一、項目風(fēng)險管理的基本含義及作用

“EPC總承包工程，又被稱之為交鑰匙工程”，在電力工程EPC總承包項目中，檔案管理是必不可少的組成部分。項目風(fēng)險管理是指“通過風(fēng)險識別、風(fēng)險分析和風(fēng)險評價去認(rèn)識項目的風(fēng)險，并以此為基礎(chǔ)合理地使用各種風(fēng)險應(yīng)對措施、管理方法技術(shù)和手段，對項目的風(fēng)險實(shí)行有效控制，妥善地處理風(fēng)險事件造成的不利后果，以最少的成本保證項目總體目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的管理工作”。引入項目風(fēng)險管理，有助于提升電力工程EPC總承包項目檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)項目價值的最大化增值。

二、項目檔案潛在風(fēng)險要素

(一)在合同簽訂履行階段的風(fēng)險識別及分析。在工程項目招標(biāo)時，由于合同條款不完善、不明確，可能引起承包商索賠風(fēng)險，而在合同履行階段，如果承包商因為合同無規(guī)定、實(shí)體工程未完成導(dǎo)致文件不能收集、人力資源配備不齊等原因，無法切實(shí)保證竣工文件完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)規(guī)范，甚至無法在期限內(nèi)及時移交，將會極大影響項目檔案在規(guī)避風(fēng)險中的作用。

(二)在檔案管理決策階段的風(fēng)險識別及分析。項目檔案管理不僅要遵循通用的管理規(guī)定和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，還需要在管理的策劃階段就理順整個項目進(jìn)展的脈絡(luò)，從而使整個項目質(zhì)量得到很好的把控。在此過程中由于管理程序體系不完善，可能造成項目檔案管理工作無據(jù)可依，不能保證項目檔案歸檔整理的及時有效，缺乏系統(tǒng)引領(lǐng)，可能造成項目檔案管理工作無人負(fù)責(zé)，出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。

(三)在檔案管理執(zhí)行階段的風(fēng)險識別及分析。檔案管理質(zhì)量的高低直接影響著文件效用的發(fā)揮。不及時將竣工文件收集、整理、組卷和移交，可能會造成文件遺失;而項目檔案移交不完整，可能會造成驗收不能通過以及無文件可追溯、參考的情況發(fā)生。對于完成移交的竣工文件，如因簽章不全、記錄填寫不全、文本不清晰等問題降低文件質(zhì)量，或由于對竣工文件整理的系統(tǒng)性不夠，不能構(gòu)建健全的檢索利用體系，也會直接影響項目投運(yùn)后歸檔文件的價值。

(四)在人員配置安全保管方面的風(fēng)險識別及分析。合理的人員配置及安全保管措施是項目檔案管理工作順利開展的前提與保證。檔案工作相關(guān)崗位人員變動頻繁，可能造成項目檔案管理工作不能很好地持續(xù);在安全保管方面，檔案安全措施不夠、檔案保管不善，可能造成檔案實(shí)體損壞丟失，影響文件合理有效利用及工程竣工專項驗收。

三、對經(jīng)過識別、分析的風(fēng)險的控制策略

(一)合同風(fēng)險防范。為有效規(guī)避合同風(fēng)險，項目實(shí)施過程中在不斷提高竣工文件管理人員的自身能力，在此基礎(chǔ)上研究合同條款，熟悉法規(guī)、合同和程序要求，尋求合同部人員支持，做到“知己知彼”;通過計劃、制度、溝通、商務(wù)、團(tuán)建等多種組合方式管理好承包商。

(二)梳理程序體系，建立覆蓋竣工管理的程序。在文件管理決策階段，從頂層設(shè)計出發(fā)，優(yōu)化升級程序以及作業(yè)文件，保證其執(zhí)行性，確保覆蓋竣工文件所有管理活動，做到“凡事有據(jù)可依”，通過程序及編制竣工文件管理組織機(jī)構(gòu)等，明確項目部各部門職責(zé)，責(zé)任到崗，相互協(xié)作。

(三)扎實(shí)做好項目竣工文件風(fēng)險管理執(zhí)行。根據(jù)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、上游程序要求制定了竣工檔案組卷框架及原則、整理標(biāo)準(zhǔn)：一是要求承包商根據(jù)實(shí)體進(jìn)展，編制竣工文件整理與移交計劃，經(jīng)審核后嚴(yán)格執(zhí)行。二是項目檔案移交完成后，梳理尾項文件及新產(chǎn)生的文件，編制補(bǔ)遺計劃，根據(jù)年度編制歸檔文件計劃，實(shí)現(xiàn)項目檔案收集齊全。三是根據(jù)工程進(jìn)展，在項目檔案管理過程中，建立聯(lián)合檢查機(jī)制，月度考評，確保質(zhì)量受控。

(四)健全人才培養(yǎng)機(jī)制及庫房管理制度。在項目檔案管理過程中，建立合理的工作交接機(jī)制以及人才培養(yǎng)機(jī)制，制訂一套嚴(yán)格周密、切實(shí)可行的管理制度和操作流程，要保證在人員流動時，各項工作仍能保持正常運(yùn)轉(zhuǎn)。制定檔案庫房管理制度，由專人負(fù)責(zé)、嚴(yán)格執(zhí)行，通過定期排查庫房安全隱患、完善基礎(chǔ)設(shè)施配備等方式，多途徑維護(hù)檔案實(shí)體和信息安全。

四、風(fēng)險跟蹤檢查與報告

作為長期持續(xù)性工作，風(fēng)險管理伴隨EPC總承包工程項目建設(shè)全過程，需根據(jù)工程進(jìn)展不斷進(jìn)行評估、更新和監(jiān)控，堅持風(fēng)險跟蹤與檢查，及時關(guān)閉風(fēng)險點(diǎn)或降低風(fēng)險點(diǎn)級別，如有新的風(fēng)險點(diǎn)，還應(yīng)加入到風(fēng)險庫中重新進(jìn)行識別、分析和制定控制措施。在項目結(jié)束檔案移交業(yè)主后，文檔人員應(yīng)及時對項目檔案的風(fēng)險管理進(jìn)行總結(jié)，全面調(diào)查、綜合分析和科學(xué)判斷并最終形成報告，將風(fēng)險管理的良好實(shí)踐及經(jīng)驗教訓(xùn)同其他項目進(jìn)行反饋與共享，不斷提升項目竣工文件風(fēng)險管理水平。

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉軼斌.電力工程EPC總承包項目風(fēng)險管理研究[J].現(xiàn)代工業(yè)經(jīng)濟(jì)和信息化,2017(23).

[2]肖曉平.項目檔案在項目風(fēng)險管理中的價值和作用[J].檔案學(xué)研究,2015(03).

作者:邢海          單位:中國電力工程顧問集團(tuán)西南電力設(shè)計院有限公司