摘要：隨著計算機技術的迅速發展與普及，我們的社會活動正在全面快速進入信息時代，這就要求我們社會各方面加快數字化信息化的改革腳步。本文將分析討論電力企業在信息化大浪潮下，企業檔案數字化的重要性以及進行相關檔案的數字化管理辦法。關鍵詞：電力企業，檔案，數字化前言檔案是國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，供給后人需要時查閱，提供參考。在當下世界各行分工越來越明確，知識產權越來越受重視，個人以及集體的信息越發重要，以及知識科技決定進步的大時代，不管是集體的還是是個人，是人事檔案，還是科技學術檔案，都發揮著極其重要的社會價值。電力部門或者電力企業，是統籌建設，輸送，維護電力的載體，是一個國家負責血液供給，輸送，維護的工程師，影響著這個國家的生命力。電力系統本身就是一個復雜龐大的大帝國，特別是在我國，電力系統在進行發電與輸送分離改革后，兩大電網公司與五大發電公司負責著地球上五分之一，將近十五億人的電力供給，管理著數量龐大的人群，設備，或者其他文書資料。不管是對千家萬戶用電戶的統計管理師一項無法想象的巨大工程，就算是進行企業內部人員資料的整理都是一項浩瀚的任務。對于電力企業，無論是人員檔案，企業結構檔案，甚至企業核心技術檔案，檔案管理都是一件需要認真對待影響深遠的重要工作。1、檔案數字化建設的意義與重要性目前，傳統檔案的保存的形式多以紙質文書、微縮膠片后者底片，只適用于傳統的手工保管和點到點的傳播，即使經過加工、印刷。分類歸檔，實現點到面的傳播，其覆蓋面依舊是小范圍的，查閱提取過程依舊是繁雜的，而且還存在磨損，式微，陳化等現象，不利于提取應用、長期保存，容易造成損失，甚至遺失。而隨著科學技術的發展，特別是計算機技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、數據庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展，逐漸產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式互相連接，利用計算機系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，能夠及時提供利用，實現資源共享。電子文件、電子簽名、電子檔案的大量出現，檔案載體目前正面臨著一個更新換代的重要歷史時刻，對檔案存取工作產生了巨大影響，檔案管理、保護、利用的理念、體制和工作方式都在經歷重大變革。數字檔案與傳統檔案相比，有著豐富的數字化資源、海量的存儲、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開放、信息的共享等優點，通過虛擬儲存的形式，檔案可以在不接觸原件的情況下隨時快速地在中介電子設備中提取瀏覽打印。檔案數字化比較傳統檔案的管理有著不可替代的先進性：首先，節約成本，提高經濟效益。傳統的檔案管理通常需要獨立開辟一個檔案館專門存放相關檔案，劃出管理預算開支，配備若干專門負責管理人員，增加了企業的管理成本。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅省略了紙質載體的開支，減少了保管費用，節省了占地空間，更重要的是查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。其次，實現檔案資源共享，提高辦公效率。數字化檔案管理使得檔案庫從文件實體的保管處變成了提供利用方便的信息控制中心。資料能及時歸檔，并盡快提供利用。數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確的檔案信息，數字化的檔案可提供詳細、即時的數據信息，為領導決策提供服務。還有，增強檔案原件保護。將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，原件可以長久封存，檔案信息卻可方便地隨時隨地提取，檔案的使用更加安全。另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。在企業日常發展的過程中，檔案數字化建設，不僅能創新檔案管理的模式，也能提高企業檔案的管理效率。電力企業要加快企業資料檔案數字化的改革腳步已然是當下檔案管理的大趨勢，必須認清檔案數字化建設發展的方向，要把積極研究應用先進適用的科學技術作為發展檔案事業的關鍵，把檔案科技放到檔案工作的重要位置加以謀劃，提高檔案工作的科技水平。針對目前電力企業的檔案數量龐大，內容復雜。應該按時間、重要程度、保密要求等區別歸類，進行檔案數字化的具體過程可通過兩個途徑：企業內部成立檔案數字化特別小組；檔案數字化工作外包?？呻p管齊下，對于保密程度高、重要性等級高的核心檔案，比如電力企業自己開發的技術創新或重要人員調動等，可由企業的特別小組進行編輯；其余的可大量外包給專業的電子公司。2、電力企業檔案數字化的原則和內容按照檔案行業標準《紙質檔案數字化技術規范》的規定,紙質檔案數字化的基本原則是使檔案信息資源準確、方便、快捷地提供利用,使可以公開的檔案信息資源得到共享,以滿足社會對檔案利用的需求，數字化對象必須是符合國家檔案開放規定以及應永久或定期30年、且社會利用價值高的檔案。對于電力企業而言,檔案數字化的基本原則首先是要考慮保證檔案的安全, 其次是實現檔案資源共享，提高企業的運行效率，然后要區別檔案的價值,注意數字化后的信息的保密性。這里認為應將以下檔案列入數字化加工范圍。2.1 管理(文書)類檔案近20年以內國家、上級機關頒發的本電力企業需執行的規定、辦法、條例、法規、部門規章、規范性文件；近20年以內本企業及其直屬單位制定的法規政策性文件材料；本企業所有員工的個人檔案，以及掌握在手中的以前的人事檔案；本企業召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；組織機構演變、人事任免等文件材料；表彰先進集體及先進個人文件；本企業的科技創新文件材料。2.2資料檔案本電力公司所擁有的生產資產，輸電線路、變電站等；本電力工資的客戶檔案資料，如大型重要的工廠或者重要的生活區；本電力公司所涉及的供銷商，如大型的海內外設備科技公司的資料檔案。2.3照片、錄音錄像、實物檔案需要永久和定期30年保存的照片、實物、錄音、錄像檔案；本企業錄制的企業新聞、電視臺播出本企業的新聞報道；上級頒發的獎狀、獎牌、獎杯、錦旗等榮譽等等。3實物檔案數字化的要點3.1質量是核心堅持“質量第一”的方針，配備檔案信息化所必要的軟硬件設備，以檔案信息資源共享為核心，以檔案資源開發利用為重點，構建了目錄數據庫和全文數據庫；加強電子文件歸檔管理，確保真實性、完整性和有效性；規范電子檔案數據管理。工作過程中明確檔案管理工作數據要準確、標識要清楚、掃描要維護檔案原貌，光盤刻錄要格式正確、內容完整等等。在數字檔案室建設中，按照輕重緩急、分門別類、認真排序，對錄入工作程序進行了優化，先永久后長期，最后錄入短期檔案，并指定專人對庫房檔案進行取出、存放和整理，做到出庫不亂，整理有序，原位入庫。3．2安全是基礎對于電力企業，檔案是整個企業的客觀反映，涉及方方面面，關乎國民生計與國防安全，一定要確保檔案不丟失不遺漏不改錯。3.3保密室關鍵人有隱私，企業也有秘密，特別是電力公司這樣的特殊企業，對于高度機密的檔案一定要經過特殊的保密處理。3.4共享是目的檔案的數字化的最主要目的是為了數據實現共享，提高企業的辦公效率，節省成本，所以對于檔案的數字化需要提高實現檔案的提取便捷性與全面性。4、結語檔案數字化是信息時代全社會的大勢所趨，電力公司作為關乎國計民生，國防安全的特殊企業，更應重視其本身檔案數字化的改革，提高企業的辦公效率，實現以更小的經濟成本達到更好的社會服務。參考文獻[1] 張媛.試論電力企業檔案管理現代化[J].科技情報開發與經濟.2011(20.[2] 梁麗寧.關于供電企業檔案數字化管理的幾點思考[J].電子制作.2013(12).