信息化建設中的業務協同

2014-07-14 12:53:39 大云網　點擊量：評論 (0)

■ 文呂亮仲梁維金鑫企業信息化管理系統不應該是一個剛性的、固定不變的系統，而應該是對外部市場環境有很強的適應能力，即能夠根據外部環境的變化而進行相應的調整，使企業信息系統建設與企業業

■ 文/呂亮仲梁維金鑫

企業信息化管理系統不應該是一個剛性的、固定不變的系統，而應該是對外部市場環境有很強的適應能力，即能夠根據外部環境的變化而進行相應的調整，使企業信息系統建設與企業業務發展相匹配，從而整合企業核心競爭力，實現企業信息化最大價值。

一、協同系統的實施背景

本文以上海某大型國有機床制造企業為例，針對企業實際生產過程中的業務協同管理問題，通過具體的調研，發現國有企業常見的通病如下：

1.大多數企業級的關鍵流程（如新產品的研發），在實際運行中往往被分割為多個不同部門的業務流程，各個部門之間缺乏必要的溝通渠道，在業務交接時往往只能通過會議決定、聯絡通知等形式進行交接，在此過程中也會因為各部門的職責區分不清、信息未能及時溝通等原因造成工作失誤，甚至引起激烈的內部矛盾。此現象在大多數國有企業中仍大量存在。

2.很多重大的工作失誤或整體作業效率低下，往往是由上下級之間、部門之間、不同作業環節之間的信息未及時溝通造成的。

3.存在很多管理失控現象，并造成了各種管理損失（如產品生產交貨延期等），而這種失控是因為一些關鍵的流程節點沒有設置或難以設置自動監控手段造成的。

4.大部分企業的業務流程不能延伸至供應商或開發商，無法實現上下游合作伙伴之間的業務協同管理。

5.領導也很重視部門之間協作的重要性，為此，經常會在會上加以強調，并安排一些中層領導的培訓課程，以提高部門領導的協作精神和團隊意識。但這類措施最好的效果，往往只是解決了部門之間領導在溝通時的語氣和態度，并不能根本解決整體業務的效率低下和過程失控等管理問題。

二、業務協同管理

目前，大多數企業還一直停留在專業化管理和單一系統的時代，但是伴隨著信息技術的發展與企業間競爭的加劇，企業自身必須懂得怎樣突破傳統單一系統流程的技術束縛，全面提高作業的協同管理能力。

協同作業管理是指解決跨部門、跨平臺業務流程中存在的效率低下、過程失控等問題的一種管理技術，即通過整合部門流程，消除流轉中的人為延遲、信息不暢、缺乏復雜邏輯控制能力等流程技術問題，全面加快流程的流轉速率，提升企業級關鍵業務的過程控制能力。

企業信息化中的業務協同管理建設應包括以下兩個方面：一是建立企業自身的業務協同管理體系，具體來說就是在企業內部建立一個專門負責企業級業務流程分析的團隊，通過各項制度和系統支持,形成跨部門處理協同管理問題的專業機制；二是從系統流程設計方面實現企業業務協同管理的優化。

三、建立企業自身的業務協同管理運行機制

很多部門之間、業務協同關系的改進活動影響面很大，實施改進的難度也很大，為此，企業內部必須建立及時應對各種協同問題的管理機制，最好通過該企業總經理牽頭，逐步建立企業自身的業務協同管理機制，具體應包括以下幾個方面：

1.吸取當前許多日本企業的先進經驗，對于各級管理人員協同系統開發人員，對于發生的業務之間和部門之間的協同問題，建立相應的問題記錄制度。

2.建立協同問題聯絡會議制度，此制度主要是為了通報問題和協商制定分析報告，通過會議協商，做出最終的對策決定，并將對策決定的內容納入到企業相關業務改進方案中。

3.培養企業級業務分析人員，并與系統開發人員制定季度、年度業務分析報告，通過該制度確保分析報告得到相關業務部門主管的充分理解，以便在此后的審批和實施環節，得到主管部門的肯定。

4.建立企業各部門協同能力測評制度，此制度可確保實際工作中存在的一些相對隱蔽的協同作業問題得到正確的重視及處理。

以上幾個制度都是為了發現和確認管理協同的問題，以確保業務協同管理機制的有序運行。圖1為具體的業務協同管理示意圖。

四、系統的主要協同管理模塊1.產品并行設計管理

建立產品并行設計管理方案可達到以下目標：

（1）工藝性、制造成本、性能品質評價的同步進行。為了實現這一目標，本系統可通過此協同平臺，使品質、生產技術、售后服務、供應商等相關部門的技術人員在設計階段就介入設計評審活動，并對設計方案提出各自的改進意見，確保產品設計和工藝制造的一致性。

（2）提高了產品設計、產品檢驗、采購及制造成本核算的同步實施能力。此系統在完成與工藝系統、質量管理系統的數據自動交換后，可以使下游部門及時獲取設計部門凍結的已完成設計數據，并結合自身實際情況及時展開各自的生產準備工作。

2.質量成本控制協同設計

在進行質量成本的控制過程中，必須首先確保質量成本的實時數據采集和統計能力，而質量成本包含產品質量損失和外部產品質量損失，以及管理質量損失等，當需要掌握內部產品質量損失數據時，必須采集報廢或損壞零部件的人力成本、材料成本、輔料成本、維修成本等數據，同時必須掌握零部件的工藝BOM、材料價格等各種信息，為此，開發出具有自動計算報廢零部件實際人力成本、材料構成成本能力的數據采集和統計模塊，同時和產品檢驗流程進行連接（如圖2）。

3.產品庫存動態調整協同管理

此協同模塊是一個涉及生產計劃管理、庫存管理、銷售計劃管理，以及產品物流管理等部門的老大難問題，因為影響產品庫存多少的管理原因很多。通過詳細的協同能力分析，此方案主要從以下幾個方面解決。

（1）確定了明確的庫存控制標準，建立了企業的產量和銷售量基準數據庫，對企業以往和現在的產銷量進行實時記錄。根據產量和實際銷量、市場預測，使此控制標準根據產量和產銷比的變化而變化，進而觸發調整產量和發貨計劃的作業流程。

（2）開發了企業實際庫存數量的實時采集能力，確保庫存數據的精度。企業的產品庫存可分為市場庫存、途中庫存和公司庫存三部分，所以實際庫存數需要從庫存管理系統、物流管理系統，以及銷售管理系統中抽取數據，完成實時數據的統計。

（3）根據系統對實際庫存數和所得到的庫存控制基準，向生產計劃部發出計劃調整的作業指令（如圖3）。

在企業的業務協同管理方面，一是從企業自身運行機制入手，建立企業自身的業務協同管理運行機制，確保企業能持久快速地優化自身的協同業務流程；二是從企業系統流程設計方面保證企業運行中業務協同的正常進行。■

基金項目上海市重點學科項目 ( s30504)

參考文獻

[1]中國科學院信息化發展報告2008[R]．中國科學院信息化工作領導小組辦公室，2008：2

[2]彭常青.我國企業管理信息化問題研究［D］．吉林大學，2006．

作者單位

呂亮金鑫上海理工大學機械工程學院