企業(yè)信息化發(fā)展到今天，我們應(yīng)該一方面把管理標(biāo)準(zhǔn)與系統(tǒng)固化，用流程來驅(qū)動(dòng)管理；另一方面，用標(biāo)準(zhǔn)化的流程反過來改善組織的制度體系，約束員工的工作方式，手寫改為電腦輸入，紙質(zhì)傳閱改為網(wǎng)上傳閱，計(jì)劃和任務(wù)都改為電腦自動(dòng)生成……我們的確需要一種先進(jìn)的工具來提升企業(yè)的管理能力甚至是管理思想。2012年底，記者受邀參與了“協(xié)同創(chuàng)造價(jià)值——2012年致遠(yuǎn)軟件用戶大會(huì)暨第二屆協(xié)同應(yīng)用大賽全國(guó)總決賽”，在桂林“甲天下”的美景中，比賽其實(shí)并非要爭(zhēng)出孰高孰低，而是各企業(yè)的CIO在這個(gè)開放的平臺(tái)上坦誠(chéng)分享了自己的協(xié)同OA應(yīng)用體驗(yàn)，他們都將協(xié)同軟件應(yīng)用到了管理和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的方方面面，并且根據(jù)個(gè)性化的實(shí)際業(yè)務(wù)需求做出了務(wù)實(shí)的應(yīng)用創(chuàng)新。下面就來分享本次大賽中幾家具有代表性的公司的協(xié)同OA應(yīng)用亮點(diǎn)。

 

    中國(guó)建筑第五工程局有限公司（簡(jiǎn)稱中建五局）1.4萬(wàn)余員工分布在全國(guó)的各地區(qū)以及國(guó)外，怎么能夠讓公司實(shí)現(xiàn)扁平化管理？這樣一個(gè)老國(guó)企，信息化起步較晚，水平較低，如何著手？中建五局最先規(guī)劃和實(shí)施了協(xié)同OA系統(tǒng)，從日常管理的流程入手，全員參與，用協(xié)同實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的“零邊界”。

    集成效果：實(shí)現(xiàn)主數(shù)據(jù)集成。中建五局起步晚、起點(diǎn)低，所以首先要做的就是主數(shù)據(jù)的管理，主數(shù)據(jù)從人力資源部門而來，一旦有人員調(diào)動(dòng)，就牽涉到系統(tǒng)賬號(hào)問題。所以，中建五局全部的應(yīng)用系統(tǒng)只有一套組織、一套用戶，其信息中心不管賬號(hào)、不管人員，協(xié)同OA系統(tǒng)中只有一套組織，所有的待辦事項(xiàng)都在門戶進(jìn)行處理，與ERP進(jìn)行高度的主數(shù)據(jù)的協(xié)同。

    表單效果：自動(dòng)量化績(jī)效。中建五局的表單應(yīng)用，以2012年10月為例，局機(jī)關(guān)梳理流程92條，公司流程806條，月表單發(fā)起4067份。在沒用協(xié)同OA之前，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在外面跑了一年，回來后拿著一本臺(tái)賬，這樣的工作很難量化。而現(xiàn)在，公司可以通過表單來統(tǒng)計(jì)一年以來總共產(chǎn)生了多少流程，系統(tǒng)可以自動(dòng)統(tǒng)計(jì)到每個(gè)人的工作量，所有臺(tái)賬都是系統(tǒng)自動(dòng)生成的，設(shè)有多種查詢渠道，既準(zhǔn)又快。

    協(xié)同效果：溝通透明化。協(xié)同主要是用于企業(yè)內(nèi)部的溝通，郵件是與外部的交流，中建五局在規(guī)劃時(shí)就是如此定位。協(xié)同OA的應(yīng)用更加專業(yè)化，可以跟蹤、可以加標(biāo)簽，可以隨時(shí)看到對(duì)任何人發(fā)起的相關(guān)事項(xiàng)，對(duì)方是否查看、有無處理，真正實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的透明化管理。

    會(huì)議效果：會(huì)議自動(dòng)提醒。之前，會(huì)議通知經(jīng)常打電話或發(fā)郵件告知，現(xiàn)在，中建五局的大小會(huì)議都會(huì)通過發(fā)協(xié)同來告知，查看與否，參加與否都可一目了然，也避免了責(zé)任推卸，而且，參會(huì)人員還可以在表單里查找會(huì)議內(nèi)容涉及的相關(guān)材料。

 

    廣州珠江啤酒集團(tuán)有限公司（簡(jiǎn)稱珠江啤酒）的信息化建設(shè)幾乎覆蓋了所有的業(yè)務(wù)，協(xié)同OA系統(tǒng)的建立，改變了企業(yè)原有的行為模式，是全員參與的一場(chǎng)革命。

    把知識(shí)沉淀下來——

    協(xié)同OA系統(tǒng)掌握著公司的核心資源，記錄員工日常工作的習(xí)慣和經(jīng)驗(yàn)，融合和傳遞著珠江啤酒的企業(yè)文化，用協(xié)同OA系統(tǒng)進(jìn)行知識(shí)積累，共享創(chuàng)新，為新員工快速交接和跟進(jìn)打下了良好的基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)知識(shí)的共享與傳承，避免了因核心人才流失對(duì)企業(yè)造成的損失。

    和所有企業(yè)一樣，珠江啤酒也有很多掌握關(guān)鍵技術(shù)、關(guān)鍵資源的員工，沒有普及協(xié)同OA的時(shí)候，可以說公司只擁有員工，而無法獲取和保留員工的技術(shù)和資源，如果這個(gè)員工離職的話，技術(shù)和資源就會(huì)跟著員工一起流失。而珠江啤酒現(xiàn)在利用協(xié)同OA就能很容易地把企業(yè)的各種數(shù)據(jù)和核心資源收集起來。例如，公司的信息部門有6個(gè)員工是享受集團(tuán)關(guān)鍵技術(shù)崗位專家待遇的，他們?cè)谶@個(gè)崗位盡職盡責(zé)地為企業(yè)服務(wù)，日常工作中，他們通過協(xié)同OA系統(tǒng)進(jìn)行有效、有序的填寫、記錄，慢慢把其經(jīng)驗(yàn)傳授給新的員工。協(xié)同OA系統(tǒng)實(shí)際上可以把這些核心員工的珍貴經(jīng)驗(yàn)積累沉淀下來，并且提煉再利用，逐步規(guī)范和完善。

    以前，公司里大多數(shù)人在用QQ溝通，不分公事私事，沒有流程規(guī)范，上線協(xié)同OA之后，零亂變?yōu)橛行颍鞣N數(shù)據(jù)、信息、資料的價(jià)值得到了最大化利用，可以真正保留下來并為公司長(zhǎng)遠(yuǎn)使用。

    讓制度有效落地——

    協(xié)同OA系統(tǒng)為業(yè)務(wù)及辦公管理的制度化及規(guī)范化提供了有效的監(jiān)督反饋機(jī)制，定制標(biāo)準(zhǔn)流程避免了隨意性人為因素的干擾。    

    在沒使用協(xié)同OA系統(tǒng)之前，珠江啤酒的很多制度是無法約束到人的，在操作上都有彈性。協(xié)同OA系統(tǒng)徹底改變了這種說不清、道不明，無法控制過程，無法考核結(jié)果的狀況。例如，最普通的單位用車，行政部門會(huì)有預(yù)算，去一趟機(jī)場(chǎng)，會(huì)涉及到過橋費(fèi)、油費(fèi)、人工費(fèi)，這些在協(xié)同OA系統(tǒng)里面都有預(yù)置好的各種數(shù)據(jù)，時(shí)間、路線和費(fèi)用都清清楚楚，無法作弊。這種有效的監(jiān)控真正可以讓制度落地，如果沒有這樣的約束，司機(jī)當(dāng)時(shí)可以隨便打個(gè)電話說去哪里都可以，月底辦公室結(jié)算就會(huì)出現(xiàn)油費(fèi)、過路費(fèi)超標(biāo)，借口無數(shù)但無法說清楚的情況了。

    把各系統(tǒng)協(xié)同起來——

    珠江啤酒有多個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)，財(cái)務(wù)管理、設(shè)備管理、客戶關(guān)系管理、經(jīng)銷商管理等等，協(xié)同OA系統(tǒng)把這些數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理，信息共享。

    協(xié)同OA系統(tǒng)中表單產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息通過接口，實(shí)現(xiàn)了與其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)的共享，保證了數(shù)據(jù)來源的一致性，無需手工重復(fù)錄入。例如，差旅費(fèi)用的申報(bào)，協(xié)同OA系統(tǒng)審批完成后數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)通過接口，傳遞到ERP系統(tǒng)的預(yù)算報(bào)賬系統(tǒng)，直接進(jìn)入到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中。又如用餐單，在系統(tǒng)中由辦公室、行政事務(wù)部審批后，數(shù)據(jù)也同時(shí)流轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中，最大程度地保證數(shù)據(jù)的唯一性，也避免了領(lǐng)導(dǎo)在同一件事、不同系統(tǒng)中的重復(fù)審核。

 

    山東京博控股股份有限公司（簡(jiǎn)稱京博控股）是集科、工、貿(mào)于一體、涉足石油化工、精細(xì)化工、生物化工、植物纖維、熱電聯(lián)產(chǎn)、藝術(shù)文化、物流、貿(mào)易等多個(gè)產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域的大型民營(yíng)企業(yè)。對(duì)于一個(gè)有6500余員工，30余家分支機(jī)構(gòu)的企業(yè)來說，京博控股決定先從協(xié)同辦公系統(tǒng)來進(jìn)行管理和落地。

    表單的歸口管理是京博控股OA系統(tǒng)實(shí)施的亮點(diǎn)。目前控股集團(tuán)及其各產(chǎn)業(yè)公司各項(xiàng)電子流程共385項(xiàng)，這些流程將制度設(shè)置成為模板，供相應(yīng)權(quán)限級(jí)別的人員調(diào)用，降低制度在執(zhí)行過程中的變形，規(guī)范了企業(yè)的管理制度，提高了工作效率。

    表單的特色應(yīng)用1：控股集團(tuán)及其產(chǎn)業(yè)公司合同審核及用印申請(qǐng)單的使用。合同以前都是實(shí)行紙質(zhì)流轉(zhuǎn)，因?yàn)樯婕暗牟块T較多，合同的審核簽字確實(shí)非常麻煩，因此，京博控股為控股集團(tuán)和各產(chǎn)業(yè)公司設(shè)置了規(guī)范化合同流程共計(jì)45項(xiàng)，以電子版代替紙面流轉(zhuǎn)，方便高效。

    表單的特色應(yīng)用2：信息技術(shù)部服務(wù)評(píng)價(jià)體系的搭建。京博控股的信息技術(shù)部門在日常運(yùn)維過程中其服務(wù)沒有可評(píng)價(jià)的依據(jù)，而且又無法通過報(bào)表直觀反饋出來，通過設(shè)計(jì)服務(wù)工單，對(duì)其部門的關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行提取，并對(duì)工單中關(guān)鍵指標(biāo)以圖形的形式展現(xiàn)在一個(gè)頁(yè)簽上，可以通過點(diǎn)擊查詢按鈕，查到相關(guān)問題的解決辦法，完善運(yùn)維知識(shí)庫(kù)。

    京博控股通過協(xié)同這樣的柔性流程平臺(tái)，企業(yè)不僅可以完成傳統(tǒng)固化流程軟件難以實(shí)現(xiàn)的靈活業(yè)務(wù)處理，如報(bào)表、會(huì)議、項(xiàng)目管理、知識(shí)共享等，還可以利用業(yè)務(wù)平臺(tái)，傳遞企業(yè)的價(jià)值觀和行為準(zhǔn)則。

 

    2008年，三盛地產(chǎn)集團(tuán)進(jìn)行了管理變革，從一個(gè)單一的公司，變成一家由集團(tuán)到區(qū)域，然后到項(xiàng)目的集團(tuán)化的公司，正式邁入了集團(tuán)化管理時(shí)代。公司同時(shí)也把權(quán)責(zé)、流程，還有架構(gòu)重新進(jìn)行了梳理。

    變革后的三盛地產(chǎn)，在快速發(fā)展的同時(shí)，也面臨著一些問題：

    第一，跨區(qū)域、高增長(zhǎng)所帶來的管理上的壓力；第二，集團(tuán)化、跨地域帶來的管理權(quán)責(zé)的問題，決策執(zhí)行的問題；第三，高速發(fā)展和保障產(chǎn)品品質(zhì)間的矛盾，及跨區(qū)域的產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督問題；第四，發(fā)展擴(kuò)張過程中知識(shí)管理、積累的問題；第五，管理和效率如何平衡是一個(gè)難點(diǎn)，也是公司的一個(gè)重點(diǎn)。

    2009年，三盛地產(chǎn)開始實(shí)施協(xié)同OA系統(tǒng)，在18個(gè)城市的項(xiàng)目里，從管理團(tuán)隊(duì)到基層，用了4個(gè)月的時(shí)間培訓(xùn)、部署。地產(chǎn)行業(yè)流程多，審批多，單據(jù)多，還有規(guī)范多，項(xiàng)目多，人員多，信息多，崗位多，授權(quán)多，區(qū)域多，這么多的“多”在一起，經(jīng)驗(yàn)多，也就容易錯(cuò)誤多，協(xié)同OA系統(tǒng)靈活、協(xié)同的特點(diǎn)，適用于房地產(chǎn)行業(yè)精細(xì)化的管理，也適用于標(biāo)準(zhǔn)化的趨勢(shì)。

    協(xié)同OA系統(tǒng)應(yīng)用亮點(diǎn)：

    亮點(diǎn)一：服務(wù)核心業(yè)務(wù)，提升整體實(shí)力。協(xié)同OA系統(tǒng)改變了員工的傳統(tǒng)工作習(xí)慣。作為一家地產(chǎn)企業(yè)，在項(xiàng)目上，多數(shù)工程人員是不會(huì)用電腦的，所以信息化的推廣是很困難的。三盛地產(chǎn)為了推動(dòng)協(xié)同OA系統(tǒng)的使用，首先，教工程人員怎么去偷菜，然后，教他們?cè)趺创蜃郑趺从肣Q交流，最后，教他們?cè)鯓尤ビ脜f(xié)同OA來管理自己的工作。

    亮點(diǎn)二：規(guī)范業(yè)流程，提升協(xié)同能力。三盛地產(chǎn)擁有的18個(gè)項(xiàng)目都非常分散，公司如何去統(tǒng)一以集團(tuán)為標(biāo)準(zhǔn)的管理，這是其遇到的一個(gè)難點(diǎn)。公司以集中式的管理，將所有的表單、所有審批的流程全部以集團(tuán)的標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)，下達(dá)到各個(gè)區(qū)域，各個(gè)區(qū)域參照這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行。包括其審批環(huán)節(jié)，三盛地產(chǎn)在使用協(xié)同OA之前，審批是從工程部發(fā)起的，還要通過紙質(zhì)文件，傳送項(xiàng)目部，項(xiàng)目部又轉(zhuǎn)送到公司總部，交到資料員處，資料員再傳送給各相關(guān)部門簽署，在整個(gè)過程中是沒有一個(gè)記錄和監(jiān)控的過程，所以在整個(gè)協(xié)同OA審批實(shí)現(xiàn)以后，所有的事項(xiàng)都可以進(jìn)行追溯。

    亮點(diǎn)三：提升績(jī)效管理、完善考核方法。通過表單的形式來進(jìn)行績(jī)效管理，三盛怎樣能把績(jī)效管理變得有據(jù)可依，怎么把這些表單，也就是績(jī)效結(jié)果變成一個(gè)依據(jù)，作為年終激勵(lì)的工具呢？三盛地產(chǎn)月度績(jī)效的整個(gè)流程是通過視圖和表單的形式體現(xiàn)的，月初填報(bào)，通過審核，月中回到自己的手上，到月底的時(shí)候回到主管領(lǐng)導(dǎo)那里，考評(píng)、存檔，整個(gè)過程利用表單的靈活性，實(shí)現(xiàn)了整個(gè)表單考核的過程。

    除月度外，三盛地產(chǎn)還有季度績(jī)效表單，這些指標(biāo)都是評(píng)測(cè)、打分的依據(jù)。另外，三盛地產(chǎn)還推行了“季度訪談”，某個(gè)員工某個(gè)季度表現(xiàn)怎么樣，有哪些缺陷，有哪些問題，在表單上都有體現(xiàn)，這個(gè)也是提供給人力資源部門的一個(gè)考核、激勵(lì)的依據(jù)，是年終測(cè)評(píng)的一個(gè)重要工具，考評(píng)的結(jié)果也可以通過各個(gè)區(qū)域查看。

 

    河南省第二建設(shè)集團(tuán)（簡(jiǎn)稱河南二建）是以電力施工為主的一個(gè)施工企業(yè)，下屬有28個(gè)分公司，四個(gè)電力工程部，以及六個(gè)建筑承包實(shí)體。建筑行業(yè)的傳統(tǒng)就是粗獷的管理模式，公司的管理模式已經(jīng)與發(fā)展不相匹配，急需新的模式新的方法來提升管理。河南二建提出了要以信息化來提升企業(yè)管理的目標(biāo)，由于公司信息化建設(shè)起步較晚，之前只用過單機(jī)版的財(cái)務(wù)軟件，幾乎是一切從零開始，再加上建筑行業(yè)人員素質(zhì)差距相對(duì)較大，所以公司首先選擇了協(xié)同OA系統(tǒng)來整體在公司推廣。系統(tǒng)于2010年元月上線，使用時(shí)間雖不長(zhǎng)卻達(dá)到了很好的效果，各部門的管理都有了明顯的改善。

1.應(yīng)用關(guān)聯(lián)項(xiàng)目，建立業(yè)務(wù)系統(tǒng)小空間。

    河南二建對(duì)于業(yè)務(wù)的垂直管理很到位，其業(yè)務(wù)空間，除了常用的單位空間、集團(tuán)空間外，還通過關(guān)聯(lián)項(xiàng)目，為分屬不同部門、不同單位但屬于同一項(xiàng)目業(yè)務(wù)的人員建立了專屬的空間，項(xiàng)目成員可在此空間內(nèi)發(fā)布項(xiàng)目文檔、通知、討論等內(nèi)容，方便項(xiàng)目組成員專注于自己的領(lǐng)域，達(dá)到特定范圍內(nèi)迅速發(fā)布信息、業(yè)務(wù)文檔隨時(shí)可查的效果。

2.通過知識(shí)平臺(tái)，打造全面知識(shí)庫(kù)。

    在協(xié)同OA系統(tǒng)中，河南二建把知識(shí)文檔作為隨身知識(shí)庫(kù)來打造。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)都會(huì)以集團(tuán)文檔的形式，將集團(tuán)的各類規(guī)章、制度，以及項(xiàng)目施工過程中可能需要查詢的建筑架構(gòu)圖、施工規(guī)范、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等以知識(shí)文檔的形式集中發(fā)布在特定位置，在項(xiàng)目上的員工可以隨時(shí)登錄查看，為偏遠(yuǎn)地區(qū)項(xiàng)目的工作提供了便利。

3.表單的財(cái)務(wù)應(yīng)用，報(bào)銷單直接歸檔。

    河南二建對(duì)表單的應(yīng)用重點(diǎn)在財(cái)務(wù)上，在協(xié)同OA系統(tǒng)中報(bào)銷單的金額會(huì)自動(dòng)計(jì)算生成，自動(dòng)轉(zhuǎn)換大寫金額，避免計(jì)算錯(cuò)誤，最終直接歸檔作憑證之用。報(bào)銷單除了相應(yīng)需要填寫的內(nèi)容外，還需要貼票據(jù)，財(cái)務(wù)再進(jìn)行存檔，公司專門在表單上設(shè)計(jì)粘貼票據(jù)的預(yù)留區(qū)域，表單審批流程完成后，可以直接交給財(cái)務(wù)作為憑證歸檔。

4.項(xiàng)目人員不固定，以組的方式靈活設(shè)置。

    在制造業(yè)等行業(yè)的崗位一般比較固定，工作職責(zé)也相對(duì)固定。但是河南二建作為建筑企業(yè)，對(duì)項(xiàng)目人員的管控相對(duì)是比較松散的，而且項(xiàng)目人員的分工往往追求精簡(jiǎn)最大化，經(jīng)常出現(xiàn)一人兼多職，一崗有多人等情況。那么，例如在《付款申請(qǐng)表》的審批環(huán)節(jié)，有的項(xiàng)目是由項(xiàng)目經(jīng)理審批，有的則是由項(xiàng)目執(zhí)行經(jīng)理審批，還有的是由項(xiàng)目副經(jīng)理審批。在這樣一種非常不固定的情況下，公司會(huì)在系統(tǒng)中建一個(gè)項(xiàng)目組，把有可能涉及到的人員全部納入其中，審批時(shí)可以直接在組里選擇，從而保證了在項(xiàng)目組中產(chǎn)生的審批表單可以在全公司大系統(tǒng)中通用和有效。

5.合同評(píng)審表單，加快審批時(shí)間。

    建筑項(xiàng)目上購(gòu)買材料的時(shí)效性是非常強(qiáng)的，當(dāng)時(shí)簽合同的價(jià)格，和一小時(shí)以后簽合同的價(jià)格就很有可能不一樣了。所以，河南二建對(duì)合同審批的時(shí)效性要求十分嚴(yán)格，在流程的審批環(huán)節(jié)會(huì)設(shè)置流程期限，以及到期提醒。協(xié)同OA系統(tǒng)中的各類合同評(píng)審表，使合同傳閱、審批的過程變得簡(jiǎn)單、迅速，各審批人通過表單附件查看合同電子版，在表單中簽署意見，一份合同從發(fā)起到審批完成由之前以天為單位到現(xiàn)在的以小時(shí)為單位，大大提升了合同管理部門的工作效率。

6.施工組織設(shè)計(jì)方案的異地審批。

    一個(gè)大型工程項(xiàng)目開工以后，最重要的就是施工組織的設(shè)計(jì)方案，甲方及監(jiān)理單位嚴(yán)格審批后，乙方簽字才能進(jìn)行施工。河南二建之前往往是把方案拿回總部，簽批完成后再將方案拿到項(xiàng)目處開工。現(xiàn)在，公司在協(xié)同OA系統(tǒng)里面專門設(shè)置了一個(gè)審批頁(yè)，并要求上報(bào)單位將施工組織設(shè)計(jì)方案的電子版作為附件。在審批頁(yè)審批簽字后，項(xiàng)目上即可展示總工簽字的施工組織方案，工作人員打印后就可以直接報(bào)給甲方及監(jiān)理單位。   

7.表單的自動(dòng)觸發(fā)。

    公司的ERP建賬表單審批通過后，需要填寫模塊開啟申請(qǐng)表單，但是這個(gè)環(huán)節(jié)并不是要馬上填寫，而且兩個(gè)表單一個(gè)是ERP系統(tǒng)，一個(gè)是協(xié)同OA系統(tǒng)，當(dāng)需要填寫時(shí)，僅依靠表單通知發(fā)起人也有可能錯(cuò)過一些審批環(huán)節(jié)。河南二建在第一個(gè)表單中設(shè)置了自動(dòng)觸發(fā)環(huán)節(jié)，當(dāng)?shù)谝粋€(gè)表單通過ERP建賬審批流程之后，會(huì)自動(dòng)觸發(fā)第二個(gè)表單，OA系統(tǒng)中發(fā)起人就會(huì)收到一個(gè)待辦事項(xiàng)，這樣就避免了遺漏的發(fā)生。

 

    東北工業(yè)集團(tuán)有限公司屬汽車零部件行業(yè)，2006年開始推廣使用協(xié)同OA系統(tǒng)，2011年更新系統(tǒng)時(shí)，他們首先想到的就是通過多維空間的應(yīng)用使管理者和員工能夠更直接、更快速地開展相關(guān)業(yè)務(wù)的工作。多層次、多維度、多視角、全方位的空間欄目設(shè)置，各類信息的直觀展現(xiàn)，是東北工業(yè)集團(tuán)的協(xié)同OA應(yīng)用亮點(diǎn)。

    個(gè)人空間——

    個(gè)人空間是根據(jù)使用者的辦公特點(diǎn)進(jìn)行規(guī)劃的，東北工業(yè)集團(tuán)按照職務(wù)級(jí)別的不同分別設(shè)立了領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人空間和員工個(gè)人空間。

    領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人空間設(shè)置使領(lǐng)導(dǎo)登錄OA系統(tǒng)之后直接看到的是需要及時(shí)處理的事項(xiàng)，可以一目了然。同時(shí)系統(tǒng)還將領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人空間進(jìn)行了“個(gè)性化”設(shè)計(jì)，將需要及時(shí)處理審批的和不需要馬上處理的任務(wù)進(jìn)行區(qū)分，功能上也進(jìn)行了區(qū)分處理，按權(quán)限將事項(xiàng)/公文進(jìn)行了“待審”和“已辦”的區(qū)分，方便查找。

    領(lǐng)導(dǎo)業(yè)務(wù)空間——

    因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)接觸的信息量較大，如果查找相關(guān)事項(xiàng)十分不方便，就會(huì)直接影響到?jīng)Q策的效率。領(lǐng)導(dǎo)登錄專署的業(yè)務(wù)空間之后，需要其處理的業(yè)務(wù)、負(fù)責(zé)部門的相關(guān)信息馬上就能展現(xiàn)在頁(yè)面上。

    例如，董事長(zhǎng)日常業(yè)務(wù)主要是資本運(yùn)營(yíng)和大型投資項(xiàng)目，包括董事會(huì)的決議，那么，根據(jù)董事長(zhǎng)的業(yè)務(wù)需求單獨(dú)設(shè)立了董事長(zhǎng)空間，里面包含董事會(huì)決議、資本運(yùn)營(yíng)、投資項(xiàng)目和資金預(yù)算。董事長(zhǎng)登錄OA系統(tǒng)之后，馬上就能看到各種分類信息。又如，總經(jīng)理空間的設(shè)置是為了方便總經(jīng)理及時(shí)了解各單位生產(chǎn)情況，集團(tuán)資金、投資、總經(jīng)理會(huì)、分管部門的情況，及時(shí)查閱各種相關(guān)文件而設(shè)置的，包括各單位的生產(chǎn)月報(bào)、合資合作項(xiàng)目、投資項(xiàng)目和資金預(yù)算等等。

    財(cái)務(wù)管理空間是專為總會(huì)計(jì)師特殊訂制的，主要用于管控財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、查看財(cái)務(wù)報(bào)表及各單位指標(biāo)完成情況等。質(zhì)量精益管理是東北工業(yè)集團(tuán)的一項(xiàng)重點(diǎn)工作，質(zhì)量精益空間為其集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)所用，方便領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解各單位質(zhì)量、保密、精細(xì)化管理、安全管理、合理化建議等情況，由于涉及到的分管業(yè)務(wù)比較多，空間按照業(yè)務(wù)模塊來進(jìn)行顯示。

    除了上述空間，東北工業(yè)集團(tuán)還在協(xié)同OA系統(tǒng)中設(shè)立了紀(jì)檢監(jiān)察、黨委工會(huì)、產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)管理、經(jīng)營(yíng)管理、戰(zhàn)略市場(chǎng)等約20個(gè)空間，這些空間的設(shè)置，為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行工作安排和做出戰(zhàn)略決策提供了有力的信息支持。

    單位空間——

    東北工業(yè)集團(tuán)下面有9家分、子公司，其針對(duì)每家分、子公司分別都設(shè)立了不同的單位空間，單位空間主要體現(xiàn)各個(gè)集團(tuán)下屬企業(yè)的制度、文化、價(jià)值觀等，也包括信息發(fā)布等功能。

    集團(tuán)空間——

    集團(tuán)層面所有公司都可以看到這個(gè)空間，空間中設(shè)置集團(tuán)動(dòng)態(tài)、領(lǐng)導(dǎo)講話等項(xiàng)目，使員工能夠及時(shí)了解集團(tuán)發(fā)展規(guī)劃及上級(jí)精神。其中還加入了行業(yè)新聞，可以及時(shí)了解行業(yè)市場(chǎng)動(dòng)態(tài)情況。

    知識(shí)庫(kù)空間——

    東北工業(yè)集團(tuán)依靠公文管理建立了一套完整的文檔知識(shí)庫(kù)。根據(jù)各個(gè)公文的不同部門來源，建立不同的公文模板，每個(gè)公文包都有完整的公文流程，同時(shí)根據(jù)其實(shí)際應(yīng)用也建立了一些公文單頭。所有的公文都進(jìn)行了歸檔管理，從起草、審批到分發(fā)全部在協(xié)同OA系統(tǒng)中完成。將所有的分子公司、各個(gè)部門，包括日常的業(yè)務(wù)流程、表單審批等都建立健全在知識(shí)庫(kù)里面，這些數(shù)據(jù)就變成企業(yè)知識(shí)的一部分被保留下來了。

    東北工業(yè)集團(tuán)到目前為止一共建立了一百多個(gè)表單，按照其業(yè)務(wù)分類來進(jìn)行管理，例如行政、財(cái)務(wù)、人事、制度等，為了方便領(lǐng)導(dǎo)及員工的操作，他們把這些分類的表單以業(yè)務(wù)窗口的形式展示在系統(tǒng)界面上，使業(yè)務(wù)流程一目了然。

 

    通過本次大賽中的協(xié)同OA應(yīng)用實(shí)例可以看出，協(xié)同OA系統(tǒng)簡(jiǎn)單實(shí)用最關(guān)鍵，決定信息化能否真正落地的往往是那些計(jì)算機(jī)水平較低的使用者，都說信息化是一把手工程，但信息化落地的關(guān)鍵還是在基層