【摘要】為提高物資集約化管理效率，國網(wǎng)重慶市電力公司2011年建設(shè)了供應(yīng)商服務(wù)大廳并投入運(yùn)行，本文通過對供應(yīng)商服務(wù)大廳現(xiàn)狀與建設(shè)必要性、信息化建設(shè)內(nèi)容、建設(shè)后預(yù)期成效進(jìn)行研究，為供應(yīng)商服務(wù)大廳深化與拓展業(yè)務(wù)范圍，讓供應(yīng)商在供應(yīng)商服務(wù)大廳快速、高效的辦理業(yè)務(wù)發(fā)揮重要作用，供應(yīng)商服務(wù)大廳信息化建設(shè)提供設(shè)計(jì)方案和理論依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】供應(yīng)商服務(wù)大廳;信息化應(yīng)用;研究

為提高物資集約化管理效率，國網(wǎng)重慶市電力公司2011年建設(shè)了供應(yīng)商服務(wù)大廳并投入運(yùn)行，為供應(yīng)商在招投標(biāo)、合同簽訂、合同結(jié)算等業(yè)務(wù)辦理提供了更為快捷方便的服務(wù)。

1供應(yīng)商服務(wù)大廳建設(shè)的必要性分析

(1)信息化支撐力薄弱：

目前缺少為供應(yīng)商提供服務(wù)支撐的信息化平臺，因此需要建設(shè)供應(yīng)商信息化平臺，提供信息化支撐作用。

(2)前后臺信息不共享：

大廳前臺在辦理業(yè)務(wù)與后臺業(yè)務(wù)部門人員之間，人工程序繁多，造成工作業(yè)務(wù)繁鎖，且無系統(tǒng)記錄數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)。

(3)信息統(tǒng)計(jì)不及時：

現(xiàn)有的信息化系統(tǒng)缺少相應(yīng)的信息統(tǒng)計(jì)，如最簡單的每月合同簽訂金額、份數(shù)，還剩多少合同未簽訂，因缺少信息化支撐均無法達(dá)到實(shí)時查詢的功能。

(4)問題溝通機(jī)制匱乏：

因缺少信息化溝通平臺，當(dāng)供應(yīng)商遇到問題時，無法及時快速得到解答。

(5)業(yè)務(wù)辦理展示界面不統(tǒng)一：

各業(yè)務(wù)人員通過不同的系統(tǒng)為供應(yīng)商辦理業(yè)務(wù)，引起前臺業(yè)務(wù)操作繁鎖，容易出現(xiàn)信息遺漏，出現(xiàn)錯誤。

2供應(yīng)商服務(wù)大廳建設(shè)內(nèi)容分析

(1)招標(biāo)采購管理：

建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的中標(biāo)通知書、購標(biāo)發(fā)票、中標(biāo)服務(wù)費(fèi)發(fā)票發(fā)放的管理業(yè)務(wù)流程，建立規(guī)范化供應(yīng)商現(xiàn)場購標(biāo)業(yè)務(wù)流程，前臺需要記錄供應(yīng)商每次購標(biāo)記錄等信息并移交財(cái)務(wù)[1]。

(2)合同簽訂管理：

建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的紙質(zhì)合同文本管理業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)合同從簽訂至合同歸檔全過程的業(yè)務(wù)記錄管理。需要記錄合同經(jīng)辦人、合同簽約時間、供應(yīng)商簽訂人等，全面記錄紙質(zhì)合同文本全過程管理。

(3)合同履約管理：

建立規(guī)范化供應(yīng)商合同履約單據(jù)簽字蓋章業(yè)務(wù)流程。實(shí)現(xiàn)大廳受理記錄供應(yīng)商合同履約單據(jù)簽字蓋章和領(lǐng)取入庫單需求，并將這些系統(tǒng)單據(jù)清單和資料由前臺工作人員移交后臺物資供應(yīng)部。物資供應(yīng)部審核單據(jù)簽字蓋章后，通過系統(tǒng)清單將資料移交前臺。由前臺大廳人員通知供應(yīng)商領(lǐng)取已經(jīng)簽字蓋章的合同履約單據(jù)，并記錄單據(jù)供應(yīng)商領(lǐng)取人、領(lǐng)取時間。

(4)合同結(jié)算管理：

建立規(guī)范化的供應(yīng)商付款業(yè)務(wù)辦理、付款資料移交、審核管理流程。實(shí)現(xiàn)各窗口辦理供應(yīng)商預(yù)付款、到貨款、投運(yùn)款、質(zhì)保金付款資料的收集并對供應(yīng)商付款的單據(jù)進(jìn)行預(yù)審，同時記錄供應(yīng)商提供的各種付款資料進(jìn)行份數(shù)、金額等。后臺付款審核人員在能夠很清晰接收的每一筆付款單資料，并確定交接時間，交接人，審核完成后，記錄移交財(cái)務(wù)時間，財(cái)務(wù)接收時間、財(cái)務(wù)接收人。

(5)質(zhì)量監(jiān)督管理：

主要解決大廳前臺根據(jù)質(zhì)量監(jiān)督部提供的質(zhì)量問題清單通知供應(yīng)商提交質(zhì)量整改報告資料，并收集供應(yīng)商質(zhì)量問題整改報告，用于記錄前臺通知供應(yīng)商提供質(zhì)量整改報告情況和收集質(zhì)量整改報告完成情況，將質(zhì)量整改報告資料移交后臺業(yè)務(wù)部門等業(yè)務(wù)管理流程。

(6)供應(yīng)商信息管理：

主要通過前臺收集供應(yīng)商基本信息、新增或變更申請表等資料，供應(yīng)商提交后臺業(yè)務(wù)部門進(jìn)行處理。

(7)供應(yīng)商咨詢管理：

主要建立供應(yīng)商問題咨詢資源庫并建立供應(yīng)商、大廳前臺、后臺業(yè)務(wù)部門三者之間的溝通機(jī)制。建立供應(yīng)商咨詢資源庫，將供應(yīng)商經(jīng)常涉及的咨詢問題進(jìn)行整理，對供應(yīng)商在大廳現(xiàn)場、電話、傳真提出的問題能夠及時進(jìn)行回復(fù)，并記錄回復(fù)情況，給予供應(yīng)商快速、高效、滿意的答案。

(8)供應(yīng)商投訴管理：

解決前臺接受供應(yīng)商投訴業(yè)務(wù)，對供應(yīng)商提出的投訴業(yè)務(wù)進(jìn)行記錄，并要求上傳供應(yīng)商投訴蓋章掃描件，并記錄供應(yīng)商投訴的事項(xiàng)內(nèi)容、時間、投訴人等相關(guān)信息，對投訴的事項(xiàng)需要根據(jù)事件級別需要由不同的業(yè)務(wù)部門及領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行回復(fù)與處理，并根據(jù)投訴處理情況及時將處理情況反饋給供應(yīng)商。

(9)自助查詢管理：

合同跟蹤查詢、領(lǐng)取購標(biāo)發(fā)票情況、領(lǐng)取中標(biāo)服務(wù)費(fèi)發(fā)票情況、中標(biāo)通知書領(lǐng)取情況查詢、合同簽訂情況查詢、合同履約單據(jù)查詢、供應(yīng)商常見問題查詢、服務(wù)大廳規(guī)章制度信息查詢。

(10)短信平臺管理：

對中標(biāo)通知書、購標(biāo)發(fā)票、中標(biāo)服務(wù)費(fèi)用發(fā)票通過短消息要求供應(yīng)商前來領(lǐng)取、合同簽訂可以發(fā)送短消息要求到供應(yīng)商服務(wù)大廳辦理合同簽訂業(yè)務(wù)。

(11)微信平臺管理：

實(shí)現(xiàn)微信供應(yīng)商問題咨詢、供應(yīng)商信息查詢等供應(yīng)商比較關(guān)注的事項(xiàng)在微信網(wǎng)上服務(wù)大廳上進(jìn)行發(fā)布。

3供應(yīng)商服務(wù)大廳建設(shè)后的預(yù)期效果分析

通過對供應(yīng)商服務(wù)大廳信息系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用，通過分析，我們預(yù)期會達(dá)到以下的管理效果：提供強(qiáng)有力的信息化支撐，滿足多種業(yè)務(wù)辦理需求：通過供應(yīng)商服務(wù)大廳信息化平臺建立，為供應(yīng)商多種業(yè)務(wù)辦理提供了信息化支撐，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量監(jiān)督管理、供應(yīng)商咨詢管理、供應(yīng)商自助服務(wù)查詢等功能，從而提升供應(yīng)商服務(wù)大廳業(yè)務(wù)辦理全面化管理能力。提高大廳整體的工作效率、提升供應(yīng)商服務(wù)處理能力：大廳前臺業(yè)務(wù)人員通過信息系統(tǒng)平臺明確地知道需要處理的業(yè)務(wù)事項(xiàng)、哪些業(yè)務(wù)已經(jīng)處理、哪些業(yè)務(wù)未處理及該如何處理，如供應(yīng)商辦理到貨款，到貨款需要收集的收貨確認(rèn)單、貨物交接單、到貨驗(yàn)收單、單體合同、收料單、增值稅發(fā)票、采購訂單等單據(jù)，直接打勾并與資料核對，可以快速的辦理業(yè)務(wù)，大大提高前臺業(yè)務(wù)人員辦事效。同時通過信息流、業(yè)務(wù)流實(shí)現(xiàn)后臺業(yè)務(wù)人員的審核效率，整體提高了大廳業(yè)務(wù)的工作效率[2]。

建立高效的供應(yīng)商溝通交流機(jī)制，實(shí)現(xiàn)問題“面對面”處理：搭建供應(yīng)商問題咨詢平臺并高效快速的對供應(yīng)商的問題進(jìn)行答疑，建立內(nèi)部部門回復(fù)考核機(jī)制，并借助于短信、微信平臺，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商溝通“零距離”。加強(qiáng)內(nèi)部管理、明確工作責(zé)任：通過供應(yīng)商服務(wù)大廳信息系統(tǒng)，明確各大廳業(yè)務(wù)操作人員的崗位與職責(zé)，實(shí)時監(jiān)控各崗位的操作情況，明確與內(nèi)部職能科室之間的人員、數(shù)據(jù)、資料、移交、傳遞情況，減少了人與人之間數(shù)據(jù)傳遞的不可控性及資料丟失的風(fēng)險，提高內(nèi)部工作運(yùn)轉(zhuǎn)效率。建立多維度的報表分析，全盤掌握供應(yīng)商服務(wù)大廳業(yè)務(wù)情況：通過提供直觀性、友好性、多維度展示大廳每日、月、年業(yè)務(wù)工作量情況，供應(yīng)商問題溝通反饋情況，后臺業(yè)務(wù)審核情況與各種單據(jù)的處理情況，可以實(shí)時掌據(jù)供應(yīng)商服務(wù)大廳的整體運(yùn)作情況。建立服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、提升重慶公司物資供應(yīng)服務(wù)整體形象：信息化管理可以提高對供應(yīng)商的服務(wù)管理能力，使供應(yīng)商在供應(yīng)商服務(wù)中心能夠方便、快捷、高效辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，從而樹立公司的良好形象。

4結(jié)論

本文通過對重慶電力公司供應(yīng)商服務(wù)大廳信息化應(yīng)用的調(diào)研，分析供應(yīng)商服務(wù)大廳信息化應(yīng)用現(xiàn)狀的不足之處和建設(shè)的必要性，同時對供應(yīng)商服務(wù)大廳信息化建設(shè)的內(nèi)容提出意見與建議，為重慶公司建設(shè)供應(yīng)商服務(wù)大廳信息化建設(shè)與應(yīng)用奠定了理論基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]《重慶市電力公司供應(yīng)商服務(wù)大廳規(guī)章管理制度》.國網(wǎng)重慶市電力公司物資部，2011，2(10)：256.

[2]《重慶市電力公司供應(yīng)商服務(wù)大廳運(yùn)行辦管理辦法》.國網(wǎng)重慶市電力公司物資部，2013，5(12)：98~99.

作者：楊婷婷 邢敏玲 張怡 曾靜  單位：國網(wǎng)重慶市電力公司 國網(wǎng)重慶市電力公司物資分公司