非典型項(xiàng)目的典型管理
發(fā)電企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)主要是圍繞財(cái)務(wù)、人力資源和發(fā)電生產(chǎn)管理設(shè)置的,而對(duì)于工作環(huán)境管理的優(yōu)化提升(如樓宇安全監(jiān)控、人員身份管理等)這些新的管理方式的基礎(chǔ)建設(shè),由于超出了一般傳統(tǒng)的工作內(nèi)容,大多尚無(wú)
發(fā)電企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)主要是圍繞財(cái)務(wù)、人力資源和發(fā)電生產(chǎn)管理設(shè)置的,而對(duì)于工作環(huán)境管理的優(yōu)化提升(如樓宇安全監(jiān)控、人員身份管理等)這些新的管理方式的基礎(chǔ)建設(shè),由于超出了一般傳統(tǒng)的工作內(nèi)容,大多尚無(wú)明確的機(jī)構(gòu)職責(zé)分工,于是很自然地劃歸為信息化項(xiàng)目了,根據(jù)其特點(diǎn),此類相關(guān)項(xiàng)目稱之為“非典型性信息化項(xiàng)目”。
“人員身份識(shí)別管理信息系統(tǒng)”項(xiàng)目概述
發(fā)電公司內(nèi)部職工以及與合作方、承包商等人員的往來(lái)和交流活動(dòng)十分頻繁,為有效提升內(nèi)部員工和外來(lái)訪客等身份的信息化管理,有必要統(tǒng)一建立人員身份識(shí)別管理信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)公司本部及各個(gè)相關(guān)單位生產(chǎn)和辦公區(qū)域人員的出入受控,進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)人員安全身份識(shí)別的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化。
項(xiàng)目的設(shè)計(jì)核心是實(shí)施電子卡、指紋、密碼等方式的門禁系統(tǒng),部署訪客管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)部員工、外來(lái)人員的身份識(shí)別管理。同時(shí)結(jié)合單位需求,以身份識(shí)別系統(tǒng)的出入記錄為依據(jù),建設(shè)相應(yīng)考勤管理系統(tǒng)。未來(lái)還可根據(jù)需要對(duì)現(xiàn)有門禁及消費(fèi)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)改造,逐步實(shí)現(xiàn)公司系統(tǒng)人員安全身份識(shí)別“一卡通”管理。
公司項(xiàng)目立項(xiàng)后,由于涉及安全、人員管理、設(shè)備與系統(tǒng)開發(fā)等多方面工作,項(xiàng)目組織和分工職責(zé)一時(shí)暫難確定,最后由信息部門先進(jìn)行前期的技術(shù)調(diào)研與方案設(shè)計(jì),啟動(dòng)建設(shè)。
項(xiàng)目伊始,根據(jù)公司項(xiàng)目管理辦法規(guī)定,信息部門提出了保證質(zhì)量和進(jìn)度的幾點(diǎn)措施建議。先試點(diǎn),成功后再逐步擴(kuò)大實(shí)施;保證項(xiàng)目有序進(jìn)行,統(tǒng)一公司卡片風(fēng)格;成立項(xiàng)目實(shí)施組織機(jī)構(gòu)等。同時(shí)建議在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中,嚴(yán)格進(jìn)行項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度監(jiān)督,對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要加強(qiáng)協(xié)調(diào)、及時(shí)解決。
實(shí)施中的問(wèn)題分析
由于門禁系統(tǒng)屬于比較特殊的樓宇控制設(shè)備行業(yè),不同于企業(yè)計(jì)算機(jī)信息設(shè)備范疇,參與項(xiàng)目的信息部門人員缺乏相應(yīng)的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)。項(xiàng)目前期技術(shù)調(diào)研收集資料,主要對(duì)相關(guān)制造商及產(chǎn)品進(jìn)行分析工作,其中一些技術(shù)細(xì)節(jié),在短時(shí)間內(nèi)無(wú)法全面了解(如刷卡規(guī)格、指紋機(jī)等的設(shè)計(jì)和制造工藝),使得后來(lái)需求變更時(shí)引起相應(yīng)的設(shè)備型號(hào)更換,項(xiàng)目進(jìn)度推遲,增加了時(shí)間成本。可見,應(yīng)該事先充分做好需求分析研究,減少頻繁變更,提高設(shè)備性能的覆蓋率和適應(yīng)性。
在項(xiàng)目實(shí)施中,除設(shè)備平臺(tái)的選擇外,項(xiàng)目其他工作內(nèi)容均與公司管理制度密切關(guān)聯(lián)(如確定身份識(shí)別類型、卡片樣式、權(quán)限劃分、訪客管理記錄等),因此必須有明確的執(zhí)行部門分工。由于公司在項(xiàng)目的牽頭部門、參與部門和職責(zé)分工方面責(zé)任不清,使得設(shè)備選型招標(biāo)后,供應(yīng)商在開展現(xiàn)場(chǎng)需求分析和有關(guān)合同反饋征詢時(shí),面臨在合同簽訂、付款流程、現(xiàn)場(chǎng)施工等重要環(huán)節(jié)遲遲得不到信息反饋,工作進(jìn)度和積極性受到很大影響(直到公司召開由多部門的協(xié)調(diào)會(huì),確定了項(xiàng)目各方分工職責(zé)之后,項(xiàng)目才得以繼續(xù)推進(jìn),從2011年1月啟動(dòng),截至同年10月,完成了項(xiàng)目試點(diǎn)中卡機(jī)設(shè)備安裝、人員進(jìn)出刷卡)。可見,項(xiàng)目執(zhí)行的部門分工和各自職責(zé)必須明確,且各部門需認(rèn)真貫徹公司的管理制度。
在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中,需求不斷提出變更,配套管理制度卻不能及時(shí)到位,這也導(dǎo)致計(jì)劃無(wú)法按節(jié)點(diǎn)進(jìn)行管理。門禁系統(tǒng)的設(shè)計(jì),大到涉及現(xiàn)有樓宇、門衛(wèi)室改造、線纜敷設(shè),小到卡片樣式設(shè)計(jì)、刷卡機(jī)、通道型號(hào)等,這些需求在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中都出現(xiàn)過(guò)變更。在“非典型信息化項(xiàng)目”中,由于項(xiàng)目涉及專業(yè)范圍廣,技術(shù)復(fù)雜,需要有相應(yīng)的配套管理制度。事實(shí)證明,有一家試點(diǎn)單位,由于人力資源部制定了卡務(wù)、考勤、訪客、消費(fèi)管理制度,于是相關(guān)模塊能夠順利投入運(yùn)行。而另一試點(diǎn)單位由于制度不到位,造成部分模塊無(wú)法投用。可見,配套的管理制度不可或缺。
重視和加強(qiáng)項(xiàng)目前期管理
傳統(tǒng)信息化項(xiàng)目具有比較清晰的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和指導(dǎo)原則,前期項(xiàng)目組織和流程管理相對(duì)成熟,項(xiàng)目人員經(jīng)驗(yàn)較多、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與管理可以做到預(yù)控。而非標(biāo)準(zhǔn)的信息化項(xiàng)目(指非傳統(tǒng)意義下3C——電腦、通信、消費(fèi)品),如以門禁系統(tǒng)為主的人員身份信息管理項(xiàng)目,則呈現(xiàn)多樣性、復(fù)雜性,因而具有較高的不確定性,會(huì)產(chǎn)生較大的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。只有通過(guò)目標(biāo)分析,做好前期管理,才能顯著降低資本密集型和時(shí)間密集型項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。
項(xiàng)目前期管理原則
項(xiàng)目開展方式:先選擇訓(xùn)練有素的員工參與項(xiàng)目工作,對(duì)于涉及行業(yè)技術(shù)有特殊要求的項(xiàng)目,可以借助行業(yè)專家的咨詢和支持。在時(shí)間計(jì)劃上,需要設(shè)定較為充分的市場(chǎng)調(diào)研周期。另外,要舍得在前期工作中投入人力資源開展研究、制訂方案,這是高質(zhì)量完成項(xiàng)目的保障。
公司內(nèi)部項(xiàng)目管理的確定:對(duì)工作流程和責(zé)任分工在執(zhí)行前進(jìn)行正式確認(rèn)。前面所舉實(shí)例反映出一個(gè)突出問(wèn)題就是技術(shù)流程與商務(wù)流程的非對(duì)稱發(fā)展。商務(wù)流程是項(xiàng)目利益雙方的關(guān)鍵,由于與項(xiàng)目組織管理形式密切相關(guān),公司內(nèi)部組織管理效率直接影響到實(shí)施方工作的積極性與資源投入。此外,項(xiàng)目涉及的制度建設(shè)一定要相應(yīng)配套,制訂的計(jì)劃要有前瞻性,這往往是項(xiàng)目管理中容易被忽視,以保證項(xiàng)目能夠正常按期完成投入使用。
采用成熟技術(shù):由于企業(yè)信息人員不熟悉特殊信息化項(xiàng)目的行業(yè)整體標(biāo)準(zhǔn),在短時(shí)間內(nèi)綜合了解有一定難度,因此應(yīng)采用經(jīng)過(guò)驗(yàn)證的成熟技術(shù),避免片面求新,追求缺乏市場(chǎng)應(yīng)用實(shí)踐的新技術(shù)。如確需采用,應(yīng)謹(jǐn)慎規(guī)劃和分析,并應(yīng)遵循有效標(biāo)準(zhǔn)。
明確決策流程:項(xiàng)目決策要科學(xué),決策渠道要通暢。大型項(xiàng)目在建設(shè)之初一定要有向高層匯報(bào)的流程,并形成制度,明確決策人與決策參與人,明確各自職責(zé),以避免對(duì)需求描述模糊和輕率拍板,避免由于決策反復(fù)變更給計(jì)劃實(shí)施帶來(lái)不利影響。
“人員身份識(shí)別管理信息系統(tǒng)”項(xiàng)目概述
發(fā)電公司內(nèi)部職工以及與合作方、承包商等人員的往來(lái)和交流活動(dòng)十分頻繁,為有效提升內(nèi)部員工和外來(lái)訪客等身份的信息化管理,有必要統(tǒng)一建立人員身份識(shí)別管理信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)公司本部及各個(gè)相關(guān)單位生產(chǎn)和辦公區(qū)域人員的出入受控,進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)人員安全身份識(shí)別的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化。
項(xiàng)目的設(shè)計(jì)核心是實(shí)施電子卡、指紋、密碼等方式的門禁系統(tǒng),部署訪客管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)對(duì)內(nèi)部員工、外來(lái)人員的身份識(shí)別管理。同時(shí)結(jié)合單位需求,以身份識(shí)別系統(tǒng)的出入記錄為依據(jù),建設(shè)相應(yīng)考勤管理系統(tǒng)。未來(lái)還可根據(jù)需要對(duì)現(xiàn)有門禁及消費(fèi)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)改造,逐步實(shí)現(xiàn)公司系統(tǒng)人員安全身份識(shí)別“一卡通”管理。
公司項(xiàng)目立項(xiàng)后,由于涉及安全、人員管理、設(shè)備與系統(tǒng)開發(fā)等多方面工作,項(xiàng)目組織和分工職責(zé)一時(shí)暫難確定,最后由信息部門先進(jìn)行前期的技術(shù)調(diào)研與方案設(shè)計(jì),啟動(dòng)建設(shè)。
項(xiàng)目伊始,根據(jù)公司項(xiàng)目管理辦法規(guī)定,信息部門提出了保證質(zhì)量和進(jìn)度的幾點(diǎn)措施建議。先試點(diǎn),成功后再逐步擴(kuò)大實(shí)施;保證項(xiàng)目有序進(jìn)行,統(tǒng)一公司卡片風(fēng)格;成立項(xiàng)目實(shí)施組織機(jī)構(gòu)等。同時(shí)建議在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中,嚴(yán)格進(jìn)行項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度監(jiān)督,對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要加強(qiáng)協(xié)調(diào)、及時(shí)解決。
實(shí)施中的問(wèn)題分析
由于門禁系統(tǒng)屬于比較特殊的樓宇控制設(shè)備行業(yè),不同于企業(yè)計(jì)算機(jī)信息設(shè)備范疇,參與項(xiàng)目的信息部門人員缺乏相應(yīng)的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)。項(xiàng)目前期技術(shù)調(diào)研收集資料,主要對(duì)相關(guān)制造商及產(chǎn)品進(jìn)行分析工作,其中一些技術(shù)細(xì)節(jié),在短時(shí)間內(nèi)無(wú)法全面了解(如刷卡規(guī)格、指紋機(jī)等的設(shè)計(jì)和制造工藝),使得后來(lái)需求變更時(shí)引起相應(yīng)的設(shè)備型號(hào)更換,項(xiàng)目進(jìn)度推遲,增加了時(shí)間成本。可見,應(yīng)該事先充分做好需求分析研究,減少頻繁變更,提高設(shè)備性能的覆蓋率和適應(yīng)性。
在項(xiàng)目實(shí)施中,除設(shè)備平臺(tái)的選擇外,項(xiàng)目其他工作內(nèi)容均與公司管理制度密切關(guān)聯(lián)(如確定身份識(shí)別類型、卡片樣式、權(quán)限劃分、訪客管理記錄等),因此必須有明確的執(zhí)行部門分工。由于公司在項(xiàng)目的牽頭部門、參與部門和職責(zé)分工方面責(zé)任不清,使得設(shè)備選型招標(biāo)后,供應(yīng)商在開展現(xiàn)場(chǎng)需求分析和有關(guān)合同反饋征詢時(shí),面臨在合同簽訂、付款流程、現(xiàn)場(chǎng)施工等重要環(huán)節(jié)遲遲得不到信息反饋,工作進(jìn)度和積極性受到很大影響(直到公司召開由多部門的協(xié)調(diào)會(huì),確定了項(xiàng)目各方分工職責(zé)之后,項(xiàng)目才得以繼續(xù)推進(jìn),從2011年1月啟動(dòng),截至同年10月,完成了項(xiàng)目試點(diǎn)中卡機(jī)設(shè)備安裝、人員進(jìn)出刷卡)。可見,項(xiàng)目執(zhí)行的部門分工和各自職責(zé)必須明確,且各部門需認(rèn)真貫徹公司的管理制度。
在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中,需求不斷提出變更,配套管理制度卻不能及時(shí)到位,這也導(dǎo)致計(jì)劃無(wú)法按節(jié)點(diǎn)進(jìn)行管理。門禁系統(tǒng)的設(shè)計(jì),大到涉及現(xiàn)有樓宇、門衛(wèi)室改造、線纜敷設(shè),小到卡片樣式設(shè)計(jì)、刷卡機(jī)、通道型號(hào)等,這些需求在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中都出現(xiàn)過(guò)變更。在“非典型信息化項(xiàng)目”中,由于項(xiàng)目涉及專業(yè)范圍廣,技術(shù)復(fù)雜,需要有相應(yīng)的配套管理制度。事實(shí)證明,有一家試點(diǎn)單位,由于人力資源部制定了卡務(wù)、考勤、訪客、消費(fèi)管理制度,于是相關(guān)模塊能夠順利投入運(yùn)行。而另一試點(diǎn)單位由于制度不到位,造成部分模塊無(wú)法投用。可見,配套的管理制度不可或缺。
重視和加強(qiáng)項(xiàng)目前期管理
傳統(tǒng)信息化項(xiàng)目具有比較清晰的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和指導(dǎo)原則,前期項(xiàng)目組織和流程管理相對(duì)成熟,項(xiàng)目人員經(jīng)驗(yàn)較多、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與管理可以做到預(yù)控。而非標(biāo)準(zhǔn)的信息化項(xiàng)目(指非傳統(tǒng)意義下3C——電腦、通信、消費(fèi)品),如以門禁系統(tǒng)為主的人員身份信息管理項(xiàng)目,則呈現(xiàn)多樣性、復(fù)雜性,因而具有較高的不確定性,會(huì)產(chǎn)生較大的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。只有通過(guò)目標(biāo)分析,做好前期管理,才能顯著降低資本密集型和時(shí)間密集型項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。
項(xiàng)目前期管理原則
項(xiàng)目開展方式:先選擇訓(xùn)練有素的員工參與項(xiàng)目工作,對(duì)于涉及行業(yè)技術(shù)有特殊要求的項(xiàng)目,可以借助行業(yè)專家的咨詢和支持。在時(shí)間計(jì)劃上,需要設(shè)定較為充分的市場(chǎng)調(diào)研周期。另外,要舍得在前期工作中投入人力資源開展研究、制訂方案,這是高質(zhì)量完成項(xiàng)目的保障。
公司內(nèi)部項(xiàng)目管理的確定:對(duì)工作流程和責(zé)任分工在執(zhí)行前進(jìn)行正式確認(rèn)。前面所舉實(shí)例反映出一個(gè)突出問(wèn)題就是技術(shù)流程與商務(wù)流程的非對(duì)稱發(fā)展。商務(wù)流程是項(xiàng)目利益雙方的關(guān)鍵,由于與項(xiàng)目組織管理形式密切相關(guān),公司內(nèi)部組織管理效率直接影響到實(shí)施方工作的積極性與資源投入。此外,項(xiàng)目涉及的制度建設(shè)一定要相應(yīng)配套,制訂的計(jì)劃要有前瞻性,這往往是項(xiàng)目管理中容易被忽視,以保證項(xiàng)目能夠正常按期完成投入使用。
采用成熟技術(shù):由于企業(yè)信息人員不熟悉特殊信息化項(xiàng)目的行業(yè)整體標(biāo)準(zhǔn),在短時(shí)間內(nèi)綜合了解有一定難度,因此應(yīng)采用經(jīng)過(guò)驗(yàn)證的成熟技術(shù),避免片面求新,追求缺乏市場(chǎng)應(yīng)用實(shí)踐的新技術(shù)。如確需采用,應(yīng)謹(jǐn)慎規(guī)劃和分析,并應(yīng)遵循有效標(biāo)準(zhǔn)。
明確決策流程:項(xiàng)目決策要科學(xué),決策渠道要通暢。大型項(xiàng)目在建設(shè)之初一定要有向高層匯報(bào)的流程,并形成制度,明確決策人與決策參與人,明確各自職責(zé),以避免對(duì)需求描述模糊和輕率拍板,避免由于決策反復(fù)變更給計(jì)劃實(shí)施帶來(lái)不利影響。

責(zé)任編輯:和碩涵
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