實施ERP需考慮三因素CIO定位影響成敗

2013-12-20 11:01:24 大云網　點擊量：評論 (0)

筆者所在的單位從2001年7月開始正式實施集團ERP財務管理系統，歷經半年多的建設，最終系統順利上線，上線初期在國內的5個公司成功實施，2002年開始推廣到海外項目點。截止目前，已經在國外16個國家，42個項目

筆者所在的單位從2001年7月開始正式實施集團ERP財務管理系統，歷經半年多的建設，最終系統順利上線，上線初期在國內的5個公司成功實施，2002年開始推廣到海外項目點。截止目前，已經在國外16個國家，42個項目點成功實施。如果把ERP的實施比作一場戰役的話，那么ERP的上線是一場攻堅戰，而ERP的推廣和使用則是一場持久戰。

　　筆者發現，以前見諸報端的有關企業ERP成功實施的關鍵因素大都是站在管理的角度來看這個問題，如企業的規范化管理，流程的統一，企業領導的一把手工程等等。毋庸置疑，這些對于ERP的成功實施有著極其重要和首要的意義，但筆者在實施ERP 4年多來的心路歷程中發現，一個ERP的體系架構和如何部署對于ERP的后續實施和推廣使用的成敗也有著同樣的重要意義。試想，如果一個企業成功實施了ERP系統，但在用戶的使用反應速度上極其緩慢，系統的安全不堪一擊，這樣的ERP系統不管在其他方面多么的完善，充其量也是一個失敗的系統，在使用的過程中，也會滋生最終用戶的抵觸情緒。

　　下面，筆者就自己在海外上線的親身經歷，探討一下海外項目上線的方法。
　　中油國際工程有限責任公司是一家代表中國石油天然氣集團公司在全球開展石油石化工程承包項目、提供油田全面技術服務、供應各類石油裝備及器材的綜合性專業公司。公司通過其所屬專業子公司面向全球各產油國和油氣公司提供油氣勘探開發、石化工程建設等方面的綜合工程承包、技術服務、銷售裝備和相關產品。隨著公司的迅速發展，海外業務已經成為公司主要的收入來源。

　　為了適應公司國際化的發展目標，提高管理水平，海外各個項目點的財務數據是否能及時獲得，就成為擺在高層管理者面前的一個難題。公司于2001年底成功實施ERP財務管理系統，解決了以前國外財務數據不能及時傳遞到總部，不能快速為公司高層提供決策數據的問題。目前，已經在海外16個國家，42個項目點，成功實施ERP財務管理系統。筆者就在海外項目點實施過程中需要注意的問題略作探討，希望和有興趣的讀者進行交流。

　　實施ERP是一個復雜的工程，在國外實施ERP上線，考慮的因素更多，下面就能想到的問題分別進行說明：

一、數據拆分準備
　　ERP系統是企業資源管理系統，管理的不僅僅是財務信息，很多方面的業務信息也需要錄入系統。如何把舊的財務核算系統的數據準確遷移到ERP系統呢?數據拆分的大原則是，能夠在不同子模塊管理的信息在子模塊錄入，不能夠歸入某個子模塊管理的信息，在總賬中錄入。在這個工程中，需要和項目財務人員進行充分地溝通，業務核算方面的需求，要征求項目財務人員的意見。下面就分別針對不同的模塊進行論述：

項目模塊
　　筆者所在的公司，已經針對下屬專業性質不同的子公司設置了各自的項目核算辦法，并且設置進系統。不同的海外項目，根據自己公司的項目特點，在數據拆分準備的初期，應該根據項目的實際管理需要，設置自己的項目樹。如測井公司在某國有4個項目，每個項目根據作業的不同階段，又要分為測井、測試、錄井、解釋四個專業，這些專業需要歸集到不同的施工隊伍，然后結合科目又可以把成本對象細分為4個層次進行管理。如100560101為10056單位的測井項目，項目信息是在憑證中和具體的科目相結合使用的，如果要核算勞務成本中的人工成本，項目信息可以按照，資源類型、資源種類、資源子類等細分。例，資源類型分為:直接人工等成本核算對象; 項目資源種類細分為: 直接工資、直接獎金等;項目資源子類再可細分為: 中方人員、當地人員、外籍專家等。項目模塊需要管理的信息，其他的模塊，如應收、應付、總賬、資產等都可能用到，因此在項目實施初期需要最先確定下來，設置進系統。

　　舊系統中有關項目的成本、收入等需要按照不同項目核算的數據，

應收模塊
　　應收模塊管理主要用于管理與客戶的往來，管理應收賬款的余額，客戶的余額等。主要的功能有：管理客戶、應收掛賬管理、收款管理、其他應收款、預收管理、應收票據的管理、應收賬款的維護等。在應收模塊中，需要將項目點有業務往來的客戶相關信息設置進ERP系統，以便系統進行有效管理。

　　舊系統中的應收數據，按照ERP管理系統的需要，根據不同的客戶，不同的交易幣種，按照ERP系統所需要的：發票號、會計日期、應收的金額、項目名稱等ERP需要的信息，列示出針對不同客戶的已收到的金額和未收到余額，以備后面的錄入。

應付模塊
　　應付模塊管理主要用于管理和供應商的應付賬款、其他應付款、預付管理、應付票據和供應商的管理等。在應付模塊中，需要將項目點有業務往來的供應商相關信息設置進ERP系統。

　　舊系統中的應付數據，按照ERP管理系統的需要，根據不同的供應商，不同的交易幣種，按照ERP系統所需要的：發票號、會計日期、應付的金額、項目名稱等ERP需要的信息，列示出應付或已付給供應商的的金額，以備后面的錄入。

資產模塊
　　固定資產模塊用來管理所有的固定資產日常業務，包括資產購置計劃、資產新增、調撥、調整、維修、報廢及折舊等，同時也核算融資租賃和經營性租賃固定資產。在ERP 系統中需要設置資產大類、類別、折舊規則、成本類型等。如果項目的資產大類、類別、折舊規則、成本類型等與系統已有的設置系統，可以不用重復設置進系統，沿用已有的設置即可。

　　為了以后資產實物管理的方面，資產數據拆分時，應該每個資產單獨錄入，即使有型號、金額等信息完全一致的資產。按照資產入賬的交易金額、資產會計日期等拆分資產數據。

總賬模塊
　　總賬是ERP財務管理信息系統的核心，其他子模塊，如應收模塊和應付模塊等，通過記賬憑證生成器為總賬創建記賬憑證?？傎~匯集了系統的所有會計信息，利用總賬中已過賬的會計數據，可以得到明細的和匯總的財務信息，并為企業管理提供各種財務報告?？傎~功能主要有：記賬憑證創建處理、多幣種處理、期中、期末關賬處理、查詢財務數據、合并財務報告處理、財務明細賬和報表處理、管理和控制預算等。

　　在總賬中錄入的數據，應該是不能歸入子模塊管理的部分。在按照ERP要求拆分完應收、應付、資產等子模塊的數據后，舊系統中其余的數據應該在總賬中錄入。錄入的數據按照不同的科目、交易幣種等(部門、合同號等其他信息如果管理需要，可以錄入這些數據)。在總賬中的設置非常多，在這就不一一論述了，這些設置一旦進入系統，該項目的核算框架也就確定下來了，許多參數是不能變更的，在海外上線，還涉及到多幣種、多會計準則、內外賬的設置、有無預算等問題，因此在設置進系統前，需要和使用的財務人員深入溝通，讓財務人員理解以后的核算是怎樣規劃的。

二、數據錄入
　　在前面數據拆分完成后，就需要把舊系統中的數據按照ERP系統的要求，錄入新系統中。在期出數據遷移時，子模塊的數據按照拆分要求從子模塊錄入系統，錄入的憑單等數據核對無誤后，可以運行子系統過賬，從子模塊把正確的數據帶入到總賬中。因為子模塊的操作要比總賬中操作復雜，一定要把數據核對準確無誤后，才能運行子系統過賬。

　　在總賬中錄入數據，可以根據不同的科目域的要求，錄入相應的信息，錄入完成后，暫時不作憑證過賬，等核對完成后，可以運行記賬憑證生成器，把所有的憑證過賬。

三、數據校驗(賬查詢、報表核對)
　　數據錄入完畢并且過賬后，就需要在新的ERP管理系統中運行各個模塊的報告、報表，用已有的舊系統的報表來檢驗新系統的運行結果。當然，用戶在新系統數據過賬前，可以運行相關的查詢來檢驗數據的正確與否。如果數據有錯誤，找到相應的錯誤，補做憑證，進行數據調整;如果數據正確無誤，則舊系統的數據已經完整遷移到新的ERP系統中，以后的業務處理，完全按照ERP系統進行管理。

四、其他可能遇到的問題
　　在海外上線過程中，可能會遇到除業務問題外的其他問題，筆者就自己遇到的問題和大家一塊討論。

網絡故障的簡單判斷
　　筆者ERP上線所去的國家，網絡情況基本都比國內的差。由于ERP系統是B/S架構，如果不能提供相對比較穩定的網絡環境，系統上線就會存在很多的問題。一般來說，出現可能在三個環節問題：一是項目所在國當地網絡，當地的ISP(Internet Service Provider)是否按照合同提供足夠的帶寬?是否獨占所申請的帶寬?什么時候會停機維護等問題，需要事先落實好。如果用戶不能訪問ERP系統，國內是否其他的網站可以訪問?如果是所有的網站均不能訪問，則需要聯系當地的ISP解決網絡問題;二是國內的網絡，如果用戶可以訪問國外站點，國內的所有網站都不能訪問，可能就是訪問國內站點的Internet入口可能出現問題;三是服務器本身可能存在問題，國內的其他文章都可以訪問，就ERP系統地址不能訪問，可能是服務器出現問題。如果ERP系統按照域名不能訪問，但按照地址可以訪問，則判斷是國內ERP系統的域名解析出現了問題，這時按照IP地址訪問系統可以不耽誤用戶數據的錄入。如果發現可能是服務器出現問題，可以在第一時間通知國內。

　　在海外的項目，如果能上網，一般是所有人共用網絡資源，在實際工作中發現，目前除了財務部門，其他部門上網就是每天上班收、發郵件，或者在某個時間給北京總部發送工作總結，其他就是上網瀏覽新聞，或者網絡電話。只有財務部門需要在工作中實時連接到Internet上，建議海外項目網絡連接情況改變一下，先連接到財務部門，通過集線器2次分配到其他部門，而且財務部門可以控制其他部門的接入，這樣，會更有效地利用海外項目現有的網絡資源。

現場培訓
　　現場培訓可以針對不同項目的核算特點，進行有針對性的培訓，可以更好地結合系統當場解決用戶提出的問題，這對于新用戶建立系統使用信心有很大的幫助。而且目前海外項目存在著很雇傭當地財務人員的情況，利用筆者公司已配置的測試系統環境和系統支持多語言的優勢(尤其是英語)，可以針對外籍雇員進行培訓，方便用戶使用系統。

充分利用公司的ERP財務模塊論壇和MSN交流工具
　　在海外上線，是一個能充分體驗相互溝通、相互協作，體現處團隊精神的ERP實施過程。一個項目上線的成功與否，主要在于一個團隊的溝通、協作、相互配合解決問題的能力。筆者所在公司的共享會計信息服務中心，建立了ERP財務模塊論壇，用戶的所有問題和經驗分享都在論壇上討論，而且B/S架構有利于形成虛擬的系統支持團隊，雖然大家不是同時在辦公室中，但可以利用論壇和MSN 交流工具，解決遇到的問題，從而快速、成功地推廣到海外項目上去，以達到提高公司管理水平的目的.