工程設計檔案的信息化管理

2013-12-13 10:54:52 大云網(wǎng)　點擊量：評論 (0)

摘要:本文通過利用電子檔案管理信息系統(tǒng)對工程設計信息及其電子文件的管理，對工程設計檔案的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)庫設計、電子文件的收集、電子文件數(shù)據(jù)的掛接、以及檔案信息的統(tǒng)計等問題進行一些摸索和探討。1問題的

摘要:本文通過利用電子檔案管理信息系統(tǒng)對工程設計信息及其電子文件的管理，對工程設計檔案的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)庫設計、電子文件的收集、電子文件數(shù)據(jù)的掛接、以及檔案信息的統(tǒng)計等問題進行一些摸索和探討。

1問題的提出

網(wǎng)絡信息管理系統(tǒng)是企業(yè)現(xiàn)代化的重要標志，而檔案是各種有價值信息的核心，它不只是對各種資料、數(shù)據(jù)、文件和信息的儲存和記錄，而且要對歸檔的大量信息進行分類、組織和整編，以便于更好的利用。所以，電子檔案管理系統(tǒng)是企業(yè)信息管理系統(tǒng)的重要組成部分，也是目前各單位信息管理系統(tǒng)當中的薄弱環(huán)節(jié)。作為設計單位工程設計所帶來的大量電子文件都具有可參考的再利用價值，對這些文件的存儲管理和網(wǎng)上利用已成為我們信息管理所急需解決的問題。在電子文件日益成為社會文件主導形式時，如何收集、積累、整理、形成檔案、豐富館藏，這些在電子檔案形成過程中所存在的問題已經(jīng)越來越制約電子檔案的管理工作。

我院原工程設計檔案管理是用在DOS操作系統(tǒng)下foxbase數(shù)據(jù)庫軟件平臺管理的，只記錄卷冊信息用于打印各種檔案類型的帳目、卡片以提供工程設計人員的查詢、檢索,檔案信息的管理只停留在檔案室內(nèi)部單機執(zhí)行，管理的只是紙質(zhì)檔案，計算機所生成的圖形文件及文字類工程文件均未收集。這樣在網(wǎng)絡建成后并不能充分利用網(wǎng)絡優(yōu)勢查詢到檔案信息資源，為此我院通過調(diào)研論證后引進了清華紫光電子檔案管理系統(tǒng)。由于該系統(tǒng)只是電子檔案管理的平臺，可根據(jù)各單位具體情況定制自己的檔案類型和數(shù)據(jù)庫結(jié)構，同時為配合該系統(tǒng)對設計、出版、檔案等相關人員需要制定相應的工作流程、及管理制度。因此就涉及到新舊數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)庫設計、電子文件的收集、電子文件數(shù)據(jù)的掛接、以及檔案信息的統(tǒng)計等工作過程是否能合理設計、安排。

2系統(tǒng)簡介

通過該系統(tǒng)的網(wǎng)絡功能和系統(tǒng)擴展能力最終可為企業(yè)建立大型數(shù)字化檔案館，以適應企業(yè)網(wǎng)上辦公和信息的共享，為生產(chǎn)一線提供信息服務。利用高性能的工程繪圖機、大幅面的工程掃描儀以及海量光盤存儲等外部設備，以及規(guī)范化的工程項目管理，可以使各種檔案類型的信息逐步實現(xiàn)電子化。它可以對收集上來的檔案信息進行統(tǒng)一管理。該系統(tǒng)主要有系統(tǒng)設置、權限設置、數(shù)據(jù)檢索、錄入、借閱管理、統(tǒng)計報表、收集整編、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、銷毀、光盤制作等子系統(tǒng)。

3在建立新的工程設計電子檔案數(shù)據(jù)庫時需解決的問題

1.如果將原有Foxbase平臺下的數(shù)據(jù)庫內(nèi)容直接轉(zhuǎn)換到電子檔案管理平臺上，那么數(shù)據(jù)庫層次只有一級——