淺析人力資源管理系統(HRMS)

2013-12-12 10:48:10 電力信息化　點擊量：評論 (0)

摘要：人力資源管理信息化所帶給組織帶來的好處是不言而喻的：組織效率的提升、開支的節省、員工滿意度的提高、員工能力的改進和企業利潤的增加等等，但是，怎樣選擇一套真正適合企業自身的人力資源系統呢？是自

3       應用人力資源管理系統的作用

現在不少企業管理人員已經認識到采用人力資源管理系統的必要性，紛紛開發或選購適合本企業特點的人力資源管理系統。但是，仍有不少企業決策者對人力資源管理系統還沒有一個比較清楚的認識，他們往往認為只要將員工的信息輸入計算機，再用Excel或Word打印出漂亮的報表就行了。事實上，前后兩種應用途徑大相徑庭。

3.1 整合的、集中的信息源
首先，我們可以反思一下，沒有全面信息化的企業里，現有有關人力資源方面的信息是如何保存和查找的？可能會用自編程序、FoxBase或Excel來計算員工的工資，而員工的養老金信息、合同信息、個人信息等可能被存放于多個Word或Excel文件中或打印出來放在文件柜里。這種分散的信息源，在信息的采集、整理和更新時會產生許多重復的工作，造成人工浪費，其保存和查找也是一個相當困難的過程，而要使所有的信息得到及時的更新從而保持相容的狀態則幾乎是不可能的。當政府部門、股東或上級機構需要一份報表時，往往會從計算工資的文件里得到最新的員工人數和姓名，從另一個文件里獲得他們的合同信息，再從其他文件里獲取他們的年齡、生日、教育、性別等信息。由于它們都是分散保留的，因此將這些分散的信息匹配在一起，其工作量是可想而知的；而由于信息的分散存儲造成信息不一致或不完全的情況，則更令人束手無策。時常會出現憑記憶或拍腦袋，人為“調平”數據的現象。而采用人力資源管理系統，就可以用集中的數據庫將與人力資源管理相關的信息全面、有機地聯系起來，有效地減少了信息更新和查找中的重復勞動，保證了信息的相容性，從而大大地提高了工作效率，還能使原來不可能提供的分析報告成了可能。

3.2 易訪問、易查詢的信息庫

在沒有采用和實施人力資源管理系統之前，當企業管理人員要統計數字時，往往依賴于某個人或某些人來獲取。首先是找到人力資源部的相關人員，由他們從不同的計算機文件、打印件或檔案柜中查找相關的信息，再匯總后提交。這種依賴于人的過程往往會因為花費的時間較長或某個人不在辦公室而不能及時完成。在采用和實施人力資源管理系統之后，就會將依賴于人的過程改為依賴于計算機系統的過程。企業管理人員只要獲取了相應的權限，就可以隨時進入系統，直接查閱相應的信息。如某廠在采用和實施人力資源管理系統之后，一位老總在隨意瀏覽全廠人事信息時，偶然發現某位員工在某月有多天的加班工資，而他記得該員工曾在該月請了多天病假。這種現象其負面影響往往會遠遠超出幾十塊錢的加班費。試想一下，如果同部門的另一位員工也請了若干天的病假并且被扣了部分病假工資，那么這位員工會如何對待工作？其他員工又會有什么樣的想法？像這種審計過程，在沒有人力資源管理系統支持之前幾乎不可能實現。企業的老總可能會因為工作的繁忙而無暇顧及“小事”，也可能會因為其他因素不便細查，或者他也想不到會有某種舞弊的現象存在。而人事部門提供的報告畢竟只是靜態的、匯總的，可能是經過人為過濾的和一個側面的信息。實施了人力資源管理系統之后，老總也許只是利用五分鐘的空閑時間就可以瀏覽一下系統，不僅可以得到較為全面的、詳細的、未經過濾的第一手人事信息，發現不公平的現象，甚至還可以從中得到某些靈感和啟發，從而改進企業的管理。這種透明性還可以規避企業管理中潛在的風險。

3.2.1       有利于體現公平性原則，留住人才

不少企業都不同程度上存在著人才流失現象；對此，除了抱怨外部環境以外，往往拿不出較為有效的辦法。人才流失除了因為薪資因素之外，還有很多其他因素，如工作環境、領導公平與否、培訓機會和個人前途等等。現在不少人利用業余時間學習了很多的課程，得到了證書，有了一技之長。但是，按以往的情形，除了有機會在領導面前顯示外，他很難得到相應的崗位和報酬。同時，在掌握了充分的技能之后，該員工也不會安心現在的崗位，結果是遠走高飛。如果將技能輸入人力資源管理系統，在某個崗位需要人時，先搜尋一下企業內部是否有合適的人選，這樣也許會留住一部分人才。再如，在提拔干部時，是根據誰在領導面前表現得多，還是根據他的知識、技能和以往的績效呢？體現公平原則不僅在于選拔出合適的人才，而且它還給員工一種暗示：個人在本企業的前途不在于是否善于在領導面前表現，而是在于個人的努力程度，從而達到激勵員工的目的。體現公平性原則不應只是一句口號，它需要企業在制度上予以保證和必要的系統工具支持。人力資源管理系統就是一種非常有效的輔助工具。

3.2.2       提高管理水平

采用和實施人力資源管理系統不僅僅是為了提高工作效率。應該看到，在實施人力資源管理系統后，經過整合的、標準化的、較為全面、準確、一致和相容的信息不僅可以讓企業領導對本企業人力資源的現狀有一個比較全面和準確的認識，同時也可以生成綜合的分析報表供企業領導人在決策時參考。如在薪資普調或薪資體系變更前，生成按崗位的歷史薪資分析報告等，可輔助企業領導決策科學化。

實施人力資源管理系統的過程本身也包含著回顧企業本身的機構和崗位設置、管理流程、薪資體系等等，并根據軟件中所蘊含的先進管理思想來改變現行的體系。在實施的過程中可以看到這樣一種現象：管理水平相對完善的企業，實施工作往往會比管理水平相對較低的企業容易；而管理水平較低的企業在實施過程中也會迅速地暴露出本企業在人力資源管理中存在的問題。同時，實施過程也是一個反思先行制度，重組、改進和提高管理水平的契機。

另外需要說明的一點是，信息的透明和安全是一對矛盾的兩個方面。人力資源管理系統的安全性設計使得機密的人事薪資信息處在一種“受控”狀態下的透明。只有得到系統授權的用戶才可以訪問被允許獲取的信息。因此，我們不需要擔心會因為采用人力資源管理系統而降低了人事薪資信息的保密性，相反，信息的安全性會因為人力資源管理系統的采用而得到加強。