一、檔案信息化的涵義

 

檔案信息化可理解為是以現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作領(lǐng)域的實際運用為基礎(chǔ),以檔案信息的資源化為主導(dǎo),以實現(xiàn)資源共享為目的推動檔案工作發(fā)展的進步過程。這一描述包括以下3個過程:一是以現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作領(lǐng)域廣泛而實際的有效利用來作為技術(shù)應(yīng)用過程;二是將檔案“信息化”中的“信息”通過各種方法,手段進行整合,開發(fā),使之“資源化”并為社會廣泛使用的轉(zhuǎn)“化”過程;三是將檔案信息化逐步納入到整個社會信息化之中的發(fā)展過程。

 

綜上可以看出,檔案信息化具有以下兩方面涵義:一方面,檔案信息化是一種社會發(fā)展形態(tài),是檔案工作發(fā)展到某一特定社會進程的概念描述,而不是某一時刻的結(jié)果。在這一過程中,檔案信息化在其自身發(fā)展過程中涉及社會的各個方面,因此,要把其作為整個社會信息化進程中的一個方面或是縮影來看待,它屬于社會信息化中的應(yīng)用性工程之一;另一方面,檔案信息化又是一個不斷完善和發(fā)展的過程,在這一過程中信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用是推動檔案信息化進程的動力,開發(fā)與有效利用檔案信息資源的能力,進而實現(xiàn)資源共享是目的,為此,這一過程需要多種社會力量的參與和良好的檔案工作內(nèi)部條件和外在環(huán)境。總之,檔案信息化作為一個運動過程,它是一個動態(tài)概念,它的內(nèi)涵在不同的歷史發(fā)展階段會呈現(xiàn)出不同的特點。

 

二、檔案信息化的實質(zhì)

 

檔案信息化中的“信息”實質(zhì)上指的是“檔案信息資源”。它是檔案信息本身和支持檔案信息運動的物質(zhì)基礎(chǔ),也就是說,我們要運用一定的技術(shù)手段,創(chuàng)造適宜的社會條件,將其視為一種社會資源加以開發(fā)和利用。從深層意義上說,檔案信息化就是給人們對檔案“資源”利用提供一種非常有效的手段,使人們能以更快更便捷的方式獲得并傳遞這一“信息資源”,實現(xiàn)真正意義上的信息利用社會化,這也就是檔案信息化的實質(zhì)問題所在。這一問題的實現(xiàn)需要具備以下要素

 

①檔案信息資源作為檔案信息化活動的基本資源,在量的積累上要達到一定高度。經(jīng)過整合之后能普遍地應(yīng)用于社會生活的各個領(lǐng)域,且能產(chǎn)生并創(chuàng)造出越來越多的物質(zhì)與精神財富是檔案信息化的慕礎(chǔ),

 

②信息技術(shù)在檔案工作實踐領(lǐng)域的有效利用,使檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)技術(shù)意義上的資源化(數(shù)字化)是實現(xiàn)檔案信息化的前提;

 

③檔案信息觀的普遍提高是社會各方面廣泛利用檔案信息資源,實現(xiàn)檔案信息化的重要條件。

 

檔案信息化的核心是檔案信息資源的建設(shè),在檔案信息資源建設(shè)量的積累過程中,使檔案信息不斷“資源化”是檔案工作追求的價值目標。

 

三、檔案信息化改變傳統(tǒng)的檔案管理方式

 

計算機輔助設(shè)計在我國工程設(shè)計領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用,利用計算機這種先進的技術(shù)工具,產(chǎn)出規(guī)范、準確、美觀的設(shè)計成品,即工程圖紙,是設(shè)計人員心血的凝聚、智慧的結(jié)晶,也是社會的寶貴財富,妥善保管與有效利用是至關(guān)重要的。

 

歷來,設(shè)計者要花費大量的時間和精力查找已有的圖紙檔案,對有些相同工程或修改極少的圖紙,為了提高設(shè)計效率,只能用調(diào)底圖再曬藍圖的方法,在藍圖上進行修改。這樣成本高,圖紙不美觀,設(shè)計人員帶來不便,增加重復(fù)勞動時間,隨著檔案信息技術(shù)的深入推廣,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍應(yīng)用,光盤存儲技術(shù)的日益成熟,使得檔案信息的生成,發(fā)行,傳遞、復(fù)制、更改,存儲變得十分方便,一種產(chǎn)品的幾百頁資料和圖紙濃縮在一張光盤上,聯(lián)網(wǎng)傳遞時間以微秒計,而且準確無誤。

 

四、檔案信息化具體運作——工程檔案計算機管理

 

(一)運用計算機管理工程檔案對數(shù)據(jù)庫的要求

 

計算機的管理程序中必須有專門用于實現(xiàn)各種文字資料、各種幅面的工程圖紙、文件。圖片等計算機管理的綜合系統(tǒng):它集檔案管理,圖紙錄入、凈化、修改、輸出,矢量化等圖像處理于一體,建立無紙檔案庫。該檔案庫可以放置在硬盤上或光盤上,可通過分類檢索或條件組合檢索快速查到所需資料;可以隨意移動、放大,縮小圖紙和文字資料,檔案人員可以對相關(guān)數(shù)據(jù)進行修改、編號,并對各種資料進行無失真輸出。實現(xiàn)文書檔案與科技檔案的互通渠道,解決單位內(nèi)有關(guān)生產(chǎn),技術(shù)部門對各種文件圖紙的網(wǎng)絡(luò)共享、查閱等問題,通過良好的接口界面,使得設(shè)計部門的設(shè)計圖紙、生技部門所出的竣工圖紙傳送到檔案室,由檔案人員進行整理、歸檔。并通過網(wǎng)絡(luò)進行借閱,經(jīng)過生技科的核準,提供竣工圖給生產(chǎn)技術(shù)人員進行檢修后的修改,使得技術(shù)人員在施工現(xiàn)場就能借閱工程圖紙及有關(guān)檔案。

 

(二)檔案管理數(shù)據(jù)庫應(yīng)符合以下幾種技術(shù)指標

 

①該系統(tǒng)標準符合檔案的有關(guān)標準和規(guī)程。

 

②支持包括圖紙、文檔等在內(nèi)的多種類型的檔案。

 

③可擦寫光盤壓縮存儲。

 

④圖紙幅面不限,能通過掃描儀迅速方便地進行輸入和處理。

 

圖紙檔案既可以在噴墨繪圖儀上輸出,也可以在打印機上迅速方便地輸出,輸出后的圖紙檔案可以大小不限。

 

⑤系統(tǒng)對圖紙進行數(shù)據(jù)庫管理,并可進行查詢,瀏覽、編輯、數(shù)據(jù)維護及輸出;同時具有檔案的保密機制,使不同用戶按授權(quán)訪問不同圖紙。

 

@提供圖紙?zhí)幚砉ぞ呦?可以對圖紙進行灰度及彩色過濾、凈化、縮放、修改、拼接等操作:具有多窗口編輯能力,可對圖紙的誤差進行調(diào)整和修正。

 

⑦網(wǎng)絡(luò)吞吐量大,系統(tǒng)支持大型投影設(shè)備,可將圖像清晰地顯示在大屏幕上。

 

(三)實現(xiàn)工程檔案計算機管理必須解決的問題

 

①用戶授權(quán)及保密機制,不同的用戶具有不同的權(quán)限,以防止非法侵入。

 

②多種檢索方式,提供靈活的分類檢索及模糊檢索方式。

 

③檔案記錄的顯示與漫游。

 

④檔案統(tǒng)計,用戶借閱管理,可對數(shù)據(jù)庫中的圖紙、文字材料進行跟蹤管理,記錄圖紙的借閱歷史,統(tǒng)計圖紙的使用頻率,明確圖紙的損壞、遺失的責(zé)任:借閱圖紙時,建立圖紙借閱記錄,對借閱進行檢索和統(tǒng)計。

 

⑤可無限量保存圖紙;文檔、工程圖紙等可以打印輸出。

 

⑥檔案庫的維護;可任意創(chuàng)建檔案庫:有完善的備份與恢復(fù)功能。

 

⑦可以進行檔案銷毀管理,并且可以預(yù)先對需要銷毀的檔案進行鑒定。

 

傳統(tǒng)的檔案管理方式非常繁瑣,且使檔案庫存不斷增大,占據(jù)了大量空間,查找困難,浪費了大量的人力物力;而電子計算機管理檔案,則大大提高了工作效率,并且能使檔案保存期限長,安全可靠,占用空間小,查找方便、快速;我們檔案人員應(yīng)與計算機管理人員互相配合、共同努力,在實踐中不斷創(chuàng)新、不斷完善,為加快工程檔案電子化進程做出貢獻。

 

(作者：楊卉青   單位:中國石油吉林油田工程質(zhì)量監(jiān)督站)