一、基于信息化融合的物資設備管理平臺構建與實施背景
       1.企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的需要。
       隨著國家電力體制改革的深入，江蘇院自2011年劃轉入中國能源建設集團有限公司。進入新集團后，市場環(huán)境、競爭格局也隨之發(fā)生了較大變化。在新的競爭格局和市場壓力下，江蘇院依據(jù)集團發(fā)展戰(zhàn)略和自身發(fā)展需要，制定了“十二五”發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，提出了“建設國內(nèi)知名的科技型、管理型、現(xiàn)代化工程咨詢企業(yè)”的發(fā)展戰(zhàn)略，堅持走“精細化設計、精益化管理、規(guī)范化服務、品牌化運營”的“四化”運營之路。在總體戰(zhàn)略的指引下，基礎設施管理部門編制了《基礎設施發(fā)展規(guī)劃》，在基礎設施的管理方面進一步提出了建設“一精四化”的管理目標，即裝備精良、管理模式標準化、管理手段信息化、管理方式人性化和設施調(diào)配最優(yōu)化。通過建設“一精四化”的物資管理體系，為企業(yè)“十二五”發(fā)展目標奠定堅強的物資保障基礎。
       2.企業(yè)物資設備管理的需要。
       江蘇院的所有資產(chǎn)可以分為勘測設備、信息設備、印制設備、交通設備、公共服務設施等五大類。雖然原有的《物資管理規(guī)定》對物資設備的管理作了原則上的規(guī)定，但是由于近幾年物資設備變化較大，原有傳統(tǒng)的物資設備管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在的要求,根據(jù)統(tǒng)計，2011-2013年的物資設備賬目與物資設備相符率分別為89%，93%，92%，物資設備閑置率分別為13%，11%，8%，統(tǒng)計結果顯示物資設備管理問題比較明顯。因此，江蘇院需要開展物資設備管理模式的創(chuàng)新研究，并加以實施。
       3.企業(yè)信息化建設的需要。
       企業(yè)信息化就是利用現(xiàn)代信息技術，將企業(yè)的各個生產(chǎn)要素數(shù)字化的過程。信息化建設可以極大的促進企業(yè)生產(chǎn)水平和生產(chǎn)效率的挑高。江蘇院信息化建設水平在行業(yè)內(nèi)處于領先位置，但是相比較公司其他版塊而言，物資設備的管理更多還是依靠大量人力完成，信息化程度較低，管理手段落后。
       二、基于信息化融合的物資設備管理平臺構建與實施內(nèi)涵和主要做法
       為了適應國家電力體制改革帶來的市場環(huán)境、競爭格局變化，江蘇院針對物資設備管理特點和現(xiàn)狀，由總經(jīng)理親自掛帥，通過修訂《物資設備管理規(guī)定》，采用信息化管理手段，開發(fā)了物資設備管理系統(tǒng)，建立了兼職資產(chǎn)管理員隊伍，實現(xiàn)了物資設備的全壽命周期管理、實物管理和價值管理的統(tǒng)一。物資設備管理模式的改變一方面提高了企業(yè)物資設備管理水平，另一方面降低了企業(yè)物資設備成本支出。主要做法如下：
       1.切實加強領導。
       企業(yè)的生產(chǎn)要素主要由人、財、物、運營環(huán)境、時間、社會資源等組成，由此可以看出物資設備管理的重要性。而領導正是物資設備管理工作的組織者、指揮者。領導重視，才能發(fā)揮團隊精神，形成合力，由部門行為上升為全局行為，樹立共同走好一盤棋的思想。江蘇院專門成立了的物資設備管理工作機構，分為領導小組和工作小組。其中領導小組由總經(jīng)理親自掛帥任組長，黨委書記和分管副總經(jīng)理任副組長，小組成員由領導班子其他成員構成；工作小組則由分管副總經(jīng)理任組長，歸口管理部門負責人任副組長，小組成員由其他各部門負責人組成。成立物資設備管理工作機構的目的就是要提高江蘇院物資設備的管理水平，降低單位的物資設備成本，進而全面推進公司的轉型發(fā)展。
       2.完善制度規(guī)定。
       江蘇院原有《物資管理規(guī)定》雖然原則上對各部門的管理職責進行了劃分，并明確了各資產(chǎn)使用部門在資產(chǎn)管理過程中的角色，但由于缺乏相應的管理細則，同時歸口管理部門人力資源有限，再加上近幾年發(fā)展速度較快，物資設備種類和數(shù)量也發(fā)生了很大的變化，因此在實際操作過程中，各資產(chǎn)使用部門遇到問題后，往往不知如何反饋，更談不上及時解決。
       此次構建新物資設備管理平臺江蘇院首先就是從制度上著手，根據(jù)企業(yè)發(fā)展的總體規(guī)劃和目標的要求，提出物資設備管理的發(fā)展思路和目標，將物資設備管理工作量化分解，使部門、科室、個人每個崗位都有權利和責任。新修訂的《物資設備管理規(guī)定》是在原有規(guī)定基礎上根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要以及多年物資設備管理的經(jīng)驗，并結合中國能建集團頒布的《中國能源建設集團有限公司設備管理暫行辦法》和《中國能源建設集團有限公司設備管理暫行辦法》整合修編而成，使得物資設備管理制度化、規(guī)范化、專業(yè)化。
       修訂后的規(guī)定對所有的物資設備重新進行了分類和定義；在對物資設備歸口管理部門職責進行細化的同時，進一步明確了使用部門的責任；以制度方式明確了建立兼職資產(chǎn)管理員隊伍，加強日常、動態(tài)的實物管理；對物資設備管理的流程進行了重新的梳理。通過此次修訂，為新物資設備管理模式的實施奠定了制度基礎。
       3.推進信息化建設。
       近幾年，江蘇院發(fā)展迅速，員工隊伍正日益擴大，相應的物資設備種類、數(shù)量也在快速增加，而傳統(tǒng)的物資設備管理模式較為粗放，需要大量的人力、物力，物資調(diào)派往往也是拆東墻補西墻，造成資源浪費或效率低下，完全不能符合企業(yè)管理現(xiàn)代化的要求，改進物資設備管理手段已成當務之急。此次新物資設備管理平臺江蘇院大力推進信息化手段。通過多次的調(diào)研和對比，開展需求組分析，組織物資設備軟件開發(fā)商的招標和合同商簽，完成了物資設備管理系統(tǒng)的開發(fā)與上線，實現(xiàn)了物資設備全壽命周期的信息化管理。江蘇院作為知識密集型企業(yè)，物資管理區(qū)別于商貿(mào)、流通、生產(chǎn)行業(yè)，主要采取“年度計劃，按需購買”的方式，側重于物資的使用監(jiān)管。本次開發(fā)的物資設備管理系統(tǒng)總體框架如下圖所示：

       從預算管理的采購計劃，到采購管理的過程審批，再到物資的實物管理，最后進入財務固定資產(chǎn)的價值管理，實現(xiàn)物資從購置計劃、采購辦理到實物使用和報廢的全過程管理以及從實物角度到價值角度的全方位管理。物資管理系統(tǒng)涵蓋固定資產(chǎn)管理和耗品管理兩個部分，并具備以下主要功能：
       （1）物資日常管理：主要物資的入庫、出庫，出借歸還，維修，轉移，設備抽查，使用管理等。
       1）入庫管理：支持采購入庫，劃撥入庫等多種入庫方式，支持自定義虛擬倉庫；
       2）出庫管理：支持領用出庫、集中發(fā)放和調(diào)撥等多種出庫方式；
       3）出借歸還、維修、轉移等：支持詳細記錄物資的流轉過程，并隨著物資流轉，相應改變其保管人、存放地點等基本屬性；
       4）支持（虛擬）設備卡片。物資編碼是設備卡片的唯一標識，包含物資分類，固定資產(chǎn)編碼，價值，規(guī)格型號，計量單位, 實物管理部門，存放地點等基本信息；
       5）資產(chǎn)信息修改：能夠批量修改設備參數(shù)信息。
       （2）物資庫存管理：包括期初盤點及數(shù)據(jù)導入，庫存查詢、物資盤點、余額結轉、盤點查詢、庫存分析。
       （3）物資檢修管理：能夠支持維修申請及審批，完整記錄維修過程，并統(tǒng)計某類設備的故障率。
       （4）歸口管理：能夠根據(jù)物資的實物管理部門進行歸口管理。
       （5）條形碼功能：物資入庫時便能夠生成資產(chǎn)的條碼信息，并打印條形碼；支持手持終端掃碼和操作。
       （6）資產(chǎn)盤點：采用條形碼技術，根據(jù)實物掃描結果與數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)進行比對，得出資產(chǎn)的實際情況，并可按部門、保管人、存放地點等生成盤盈明細表、盤虧明細表、盤點匯總表。
       （7）查詢及報表：對單條或一批固定資產(chǎn)的情況進行查詢，能從財務系統(tǒng)聯(lián)查資產(chǎn)的價值信息；查詢條件包括資產(chǎn)卡片、保管情況、名稱規(guī)格、部門資產(chǎn)統(tǒng)計、有效資產(chǎn)信息、退出資產(chǎn)、轉移資產(chǎn)、歷史資產(chǎn)、起始及結束日期、單位或部門。
       （8）系統(tǒng)平臺管理：支持自定義物資編碼、業(yè)務單據(jù)、報表；自定義業(yè)務流程及權限設置。自定義流程應能根據(jù)物資的“實物管理部門”屬性自動判斷審批流程。
       （9）固定資產(chǎn)價值管理：能夠與財務核算系統(tǒng)關聯(lián)，根據(jù)制定的規(guī)則（最低價值標準，用戶可自行調(diào)整）將設備卡片推送至財務，財務確認后生成固定資產(chǎn)卡片，并能實現(xiàn)兩者的相互聯(lián)查，不列入固定資產(chǎn)的物資進入“耗品”模塊。
       （10）耗品管理：耗品管理分為高值耗品和低值耗品管理兩種模式，高值耗品按單件管理(同固定資產(chǎn))，低值耗品按“批，次，套”進行管理。能夠記錄入庫量，領用記錄及按耗品類別進行數(shù)量和價值的統(tǒng)計分析。
       （11）供應商管理：統(tǒng)一維護供應商信息，查詢某供應商供給的資產(chǎn)清單；支持供應商評價統(tǒng)計：物資管理員對每個供應商的打分評價，并可將打分進行匯總分析。
       （12）成套設備管理：勘測設備可以將多個設備組成一個虛擬的成套設備，方便外借，該成套設備與實際的勘測設備是虛擬的組合關系，不會因為將成套設備刪除而影響實際的設備。
       （13）勘測設備外借：從業(yè)務系統(tǒng)獲得相關的項目的需求（項目的其他相關信息），有勘測設備倉庫管理員從倉庫中挑選，可以是成套方式獲取也可以單件獲取。系統(tǒng)要能查詢這些設備在各個項目上的流轉情況。
       4.建立資產(chǎn)管理員隊伍。
       由于江蘇院的公共服務資產(chǎn)分布非常分散，辦公家具等由職工個人使用、會議室設施等往往由各部門使用、而電梯設施等則由全公司使用，這使得各類資產(chǎn)使用狀況的信息散落在基層，無法通過某個部門就能夠及時收集全各類信息,這就需要建立一支管理員隊伍來收集、反映相關信息。
       針對本次新物資設備管理平臺，江蘇院在人員配置方面建立了兼職資產(chǎn)管理員制度，確定了歸口部門專職管理員和其他部門兼職資產(chǎn)管理員名單，并多次組織資產(chǎn)管理員進行物資設備管理方面的專項培訓，提高資產(chǎn)管理人員的業(yè)務素質。在物資設備管理系統(tǒng)正式上線之前，組織管理員開展了徹底的實物清查工作，并將此次清查的數(shù)據(jù)作為基礎數(shù)據(jù)，為物資設備管理軟件的上線提供了規(guī)范、詳實的基礎數(shù)據(jù)庫，對所有物資設備的使用狀態(tài)有了比較明確的掌握，摸清了家底。在物資設備管理系統(tǒng)上線后，則每半年組織管理員開展一次清查，保證所有物資設備的運行狀態(tài)能夠得到有效的監(jiān)控和更新。
       兼職資產(chǎn)管理員制度使得各部門與歸口管理部門之間建立一個有效的溝通紐帶，使歸口管理部門對資產(chǎn)“歸口管理”的責任以及各部門對資產(chǎn)“協(xié)助管理”的責任能夠真正落到實處，使各項資產(chǎn)的使用狀況能夠及時的匯總起來，并得到有效的處理。
       5.加強宣傳工作。
       江蘇院大部分的公共服務資產(chǎn)都是由廣大員工直接在使用，各種問題也是由使用者最早發(fā)現(xiàn)的，只是通過固定的人或部門來對資產(chǎn)進行管理，始終無法做到第一時間掌握所有信息。因此，江蘇院在全體員工中宣傳“人人愛護公共資產(chǎn)、人人管理公共資產(chǎn)”的理念，并給予一定的精神獎勵，使員工自覺、自愿的觀察并主動處理遇到的問題，使得資產(chǎn)管理工作能夠更有效的開展。
        三、基于信息化融合的物資設備管理平臺構建與實施效果
       1.提升了物資設備管理水平。
       （1）通過制度修訂，明確管理職責并確保管理落實。
       通過界定物資設備的范圍、建立兼職資產(chǎn)管理員制度、重新梳理公共服務設施的維護流程等手段，明確了各部門在公共服務設施維護各流程中的作用，使該項工作能夠順利推進。
       （2）通過信息化手段，加強物資設備的管理成效。
       按照江蘇院的戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃和實際需求，開發(fā)了物資設備管理系統(tǒng)，通過物資設備管理系統(tǒng)既準確地反映了江蘇院的物資設備現(xiàn)狀，又體現(xiàn)出物資設備的過程管理，實現(xiàn)資產(chǎn)的全壽命周期管理、實物管理和價值管理的統(tǒng)一。綜上所述，通過物資設備管理模式的創(chuàng)新探索，有效的提升了物資設備的管理水平，具體見物資設備管理指標表。

 
       2.降低了物資設備的成本支出。
       &新的物資設備管理模式從制度和手段上下手，全面提升物資設備的管理水平，確保物有所管，物盡其用，有效的降低了物資設備的成本支出。通過對物資設備管理的制度化和信息化，一是大大降低對人力資源的需求，從而降低人力成本，二是充分發(fā)揮物資設備的周轉率和使用率，避免資源的浪費，從而節(jié)省了物資設備的使用成本。經(jīng)統(tǒng)計，新物資設備管理模式實施后，在營業(yè)收入增加60%、員工數(shù)量增加7%（2014年對比2013年）的情況下，物資設備管理人員由17人減少為13人，減少幅度23.5%，物資設備成本支出降低13.8%。（主創(chuàng)人員：蔡升華、王  斌、王志堅、吳  剛、鄭曉東、王  航、黃丕全、王鳳昊）