中小企業信息系統規劃方法

2014-09-25 16:50:22 大云網　點擊量：評論 (0)

我國企業信息化整體水平的提高離不開中小企業的參與,中小企業信息化不僅關系到其自身的生存和發展,也將影響我國富民強國的現代化進程,是一項重要而緊迫的任務。但是目前我國中小企業普遍存在人才缺乏、資金不足

我國企業信息化整體水平的提高離不開中小企業的參與,中小企業信息化不僅關系到其自身的生存和發展,也將影響我國富民強國的現代化進程,是一項重要而緊迫的任務。但是目前我國中小企業普遍存在人才缺乏、資金不足、對信息化的認識和重視不夠等問題。2006年6月,/中小企業信息化推進工程暨百萬企業信息化培訓信息發布會0在京召開,會議公布了2005年國家發改委在全國范圍內進行的中小企業信息化建設情況調查的結果。調查結果表明,目前我國74%的中小企業信息化投入占銷售收入的比重低于1%,而國外這一比例通常為2%~3%;我國81%的中小企業IT技術人員不到5名。目前,信息技術的應用效果主要體現在降低人工成本、提高市場反應速度和運營效率上,但從實施信息化的滿意度看,只有3215%的中小企業對信息化實施成果表示滿意。這反映出信息化的實施效果與中小企業的預期還有相當大的差距。

對于企業而言,信息化無論是作為戰略手段還是戰術手段,其最終目的是為增加效益,提高企業的競爭力。“有效益的信息化”正在成為企業的共同理念和關鍵目標。中小企業的信息化應當是一個漸進的增效過程,只有逐步積累才能逐步提升,“滾動式投入”是更適合中小企業的方式。

一、中小企業信息系統規劃的原則

信息系統作為信息化的重要組成部分,是計算機硬件、軟件、通信和網絡設備、數據存儲、規章制度和有關人員的統一體,其目的是為了實現企業的整體目標,對信息進行系統、綜合的管理,以支持企業的變革與發展,支持各級管理決策和各項業務活動。信息系統實施不是純粹的技術問題,而是管理與技術的高度統一,必須借助信息技術將管理思想體現出來,不能機械地照搬和復制。

規劃工作是保證信息系統成功的前提和基礎。在對溫州79家信息化試點(示范)企業信息化實施效果和滿意度的一項調查中表明,企業信息化成功因素排名前兩位的是領導重視和信息化規劃;而對信息化規劃不滿意的比例高于滿意的比例。

信息系統規劃是信息系統建設的基本綱領和總體指向,是信息系統設計和實施的前提與依據。信息系統規劃的核心內容是要從組織目標和信息化戰略中抽取信息需求和功能需求,形成組織總體的信息化框架和系統整體模型,為進一步系統設計和實施奠定基礎。相當一部分中小企業抱怨,信息化建設對企業經營沒有什么效果,沒有帶來預期效益。其主要問題在于,對企業現狀分析不夠,沒有進行合理的信息系統規劃,一步到位地購買了大量昂貴的軟硬件設施,卻未能有效利用甚至發現根本使用不上,導致信息系統的收效甚微、無效。中小企業信息系統規劃應以企業發展需求為導向,本著在發展中解決問題,實用適用、效益優先的原則,集中資源,重點突破,以點帶面;同時要考慮信息系統的可持續發展,避免造成信息孤島。要改變信息化建設中粗放投入和重復投入發展的現狀,注重信息化的集約效益,走低成本信息化的道路。

二、中小企業信息系統規劃方法

(一)價值鏈分析法

“價值鏈”是邁克爾.波特首創的概念,他第一次把企業活動描述為一系列創造價值的活動。在企業的各個部門和多個企業傳遞產品并使產品增值的系列過程,就是一個價值創造過程(價值鏈)。這些活動可以分為支持價值過程和主要價值過程。確認那些支持企業地位的價值活動顯然很重要。因此,對一個企業而言,在關鍵價值活動的基礎上建立和強化這種優勢很可能獲得成功。

中小企業,特別是傳統行業的中小企業,信息系統應定位在支持或促進價值鏈部分優化上。由于受到信息化基礎、管理水平、資金和人才的制約,信息系統建設不應盲目追求“高、大、全”,應務實、求效。信息系統規劃應該結合企業內外部的實際情況,從核心業務流程出發,通過信息系統改善重要環節,以促進管理水平的不斷提高。價值鏈的優化可以從內部聯系入手,也可以從外部聯系入手。

1.優化價值鏈的內部聯系

價值鏈并不是獨立活動的總和,而是相互依存的活動構成的系統。價值活動是由價值鏈的內部聯系連接起來的,基本活動之間、不同支持活動之間、基本活動與支持活動之間存在內在的聯系,這些聯系表現在某一價值活動的方式和成本與另一活動之間的關系,競爭優勢往往來源于這些聯系。傳統管理方式一般將各部門、各崗位的信息以單據或報表的形式傳遞和匯總,因此信息往往是滯后和割裂的。企業內部價值鏈的優化應以信息流為中心,帶動物流和資金流的運動。借助信息系統改善活動之間的聯系,通過重組以提高效率、節約成本、降低風險,將冗余的、不創造價值的企業活動減少到最少,使價值最大化。企業以“產品數據管理”為核心規劃信息系統,通過優化產品設計與產品生產之間的關系,可以精確地控制生產時間和用料。通過節約用料和縮短生產周期,達到降低成本,提高企業競爭力的目的。例如,興澄特種鋼鐵有限公司以合同為導向,對特鋼產品進行工藝設計、配料設計和質檢標準設計的一體化,快速滿足了特鋼產品多品種小批量的營銷要求,使產品開發生產周期從32天縮短到6天。

2.改善價值鏈的外部聯系

價值鏈的外部聯系存在于企業價值鏈與供應商之間、渠道價值鏈和買方價值鏈之間。供應商、銷售渠道、客戶,它們與企業價值鏈間的各種聯系都會為增強競爭優勢提供機會。信息系統規劃應立足于拆除影響企業與企業間、企業與客戶間信息同步溝通和準確傳遞的阻隔。

以客戶關系為核心規劃信息系統,可以改善服務方式,提高投訴便捷性和響應速度,從而提高企業競爭力。例如,海爾的客戶服務響應系統,能夠及時準確地記錄客戶的要求,并及時作出反饋,同時積累客戶信息和購買商品的情況,在為客戶提供優良服務的同時,為新產品開發和拓展市場提供了極有價值的第一手資料。利用信息系統還可以最大程度地實現采購信息的共享和監管,實現采購管理的規范化,形成面向供應商的采購信息系統,并以此建立和完善公司的采購模式。

3.融入整個產業鏈

中小企業具有較強的區域性,應當依托于產業鏈和產業集群效應發展。國家鼓勵和支持大企業與中小企業建立以市場配置資源為基礎的穩定的材料供應、生產、銷售、技術開發和技術改造的關系,帶動和促進中小企業的發展。隨著大型企業信息化向縱深方向發展,作為大型企業供應鏈上下游的中小企業,信息化水平偏低開始成為影響其供應鏈管理的短板。中小企業要想發展下去,必須融入整個產業鏈條。

信息系統規劃可以從與大企業、產業集群的對接出發,帶動內部價值鏈的優化。中小企業只有與整個社會的信息化水平相適應,才能提升自己在價值鏈中的價值。

(二)關鍵成功因素法

關鍵成功因素法(Critical Success Factors,CSF)就是通過分析找出企業成功的關鍵因素,然后圍繞這些關鍵因素來確定系統的需求并進行規劃。關鍵成功因素指的是對企業成功起關鍵作用的因素。事實上,每個組織取得成功總要受到許多因素的影響,在諸多因素中往往有少數因素起著至關重要的作用,它是構筑競爭優勢的基石。

1.規劃的基本環節

關鍵成功因素法主要可以細分成如下幾個環節:首先,明確企業和信息系統的戰略目標,明晰組織業務及管理變革策略,識別所有的成功因素,確定關鍵成功因素;其次,分析關鍵性能指標,抽取信息需求,建立總體信息框架;再者,明確各關鍵成功因素的性能指標和評估標準。

2.識別關鍵因素

關鍵成功因素識別可以主要圍繞“三流兩周期”進行,即物流、資金流、信息流和產品生命周期、資產生命周期,找出關鍵因素。以最需要解決的問題為核心規劃信息系統,可從以下幾方面入手:(1)提高產品設計質量和設計速度;(2)降低生產成本和庫存成本;(3)強化企業資金流管理,提高資金利用率,降低財務成本;(4)優化物流配送,疏通營銷渠道;(5)完善人力資源管理;(6)提高決策效率;(7)滿足客戶需求,提高企業快速應變能力,拓展市場時空。

假如企業要通過降低生產成本,增強市場競爭力,就要對成本構成進行分析、識別(如圖1所示)。

通過對成本構成的分析、識別,從中找出能夠通過信息化降低成本的環節。如通過嚴格的材料規格控制、嚴密的工藝檢查,會大大減少服務成本支出,使總成本下降,會給企業帶來更多的收入與競爭優勢。關鍵成功因素規劃法具有較強的針對性,能夠較快地取得收益。由于該方法屬于重點突破,信息系統對企業的組織結構和業務流程只能起到改善作用,一般不涉及到組織結構和業務流程的根本性變革,因而比較容易實施。但要注意到關鍵成功因素是動態的、相對的,所以在以某一關鍵因素作為信息系統規劃的依據時,要考慮該因素與整個業務流程的關系,考慮信息系統建設的持續性。

(三)借鑒成功案例

中小企業信息系統建設經驗不足、技術力量薄弱,借鑒成功案例進行信息系統規劃是明智的選擇。可選擇與本企業特點相類似的成功案例作為模板來規劃本企業的信息系統,采用成熟軟件提供商提供的產品,這樣可以縮短信息系統建設時間。中小企業數量眾多,找到與本企業類似的成功案例相對比較容易。“借鑒”并不是模仿,而是學習,信息系統與企業的“軟件”密切相關,盲目的模仿只會給信息化建設帶來致命的短視和形式化惡果。采用此種方法的關鍵是要解決好企業業務流程與系統流程的關系,即處理好商品化軟件的通用性與企業的個性化需求之間的關系,實現業務流程與系統流程的匹配,系統流程與組織體系的匹配,系統流程與企業價值鏈的匹配。

1.業務流程與系統流程的匹配

信息系統規劃的依據是組織流程還是系統流程,即到底是改變企業業務流程來適應軟件,還是要求軟件提供商修改軟件來適應企業業務流程?這應從企業信息系統規劃的目標出發進行考慮,即是出于戰略考慮還是出于現實考慮。如果著眼于企業長遠發展戰略,則傾向于讓企業行為和業務流程適應系統;相反,如果著眼于更現實的需求,立竿見影,則應傾向于讓信息系統適應企業流程。

2.系統流程與企業管理的匹配

企業管理的變革需求往往是信息化建設的一個重要原因,不同的管理變革需求必須有不同的解決方案。從根本上說,組織采用新技術的方式決定著新技術對組織結構和流程的影響程度,而組織及管理模式也影響著信息技術和信息系統。系統規劃應從保持技術創新和體制創新的相互促進、有機融合出發,充分利用組織的現有資源來滿足關鍵需求,避免建設的信息系統無法有效地支持組織的決策。信息系統是耗資巨大、技術復雜、與企業的戰略和管理變革密切相關的系統工程。如果不經過很好的規劃,草率行事將會造成很大浪費,甚至造成經營管理的混亂。信息系統規劃是十分重要的,企業應從發展目標出發,結合經營管理的實際需要,采用適當的方法進行信息系統的規劃。