對于企業(yè)而言,信息化無論是作為戰(zhàn)略手段還是戰(zhàn)術手段,其最終目的是為增加效益,提高企業(yè)的競爭力。“有效益的信息化”正在成為企業(yè)的共同理念和關鍵目標。中小企業(yè)的信息化應當是一個漸進的增效過程,只有逐步積累才能逐步提升,“滾動式投入”是更適合中小企業(yè)的方式。

一、中小企業(yè)信息系統(tǒng)規(guī)劃的原則

    信息系統(tǒng)作為信息化的重要組成部分,是計算機硬件、軟件、通信和網(wǎng)絡設備、數(shù)據(jù)存儲、規(guī)章制度和有關人員的統(tǒng)一體,其目的是為了實現(xiàn)企業(yè)的整體目標,對信息進行系統(tǒng)、綜合的管理,以支持企業(yè)的變革與發(fā)展,支持各級管理決策和各項業(yè)務活動。信息系統(tǒng)實施不是純粹的技術問題,而是管理與技術的高度統(tǒng)一,必須借助信息技術將管理思想體現(xiàn)出來,不能機械地照搬和復制。

    規(guī)劃工作是保證信息系統(tǒng)成功的前提和基礎。在對溫州79家信息化試點(示范)企業(yè)信息化實施效果和滿意度的一項調查中表明,企業(yè)信息化成功因素排名前兩位的是領導重視和信息化規(guī)劃;而對信息化規(guī)劃不滿意的比例高于滿意的比例。

    信息系統(tǒng)規(guī)劃是信息系統(tǒng)建設的基本綱領和總體指向,是信息系統(tǒng)設計和實施的前提與依據(jù)。信息系統(tǒng)規(guī)劃的核心內容是要從組織目標和信息化戰(zhàn)略中抽取信息需求和功能需求,形成組織總體的信息化框架和系統(tǒng)整體模型,為進一步系統(tǒng)設計和實施奠定基礎。相當一部分中小企業(yè)抱怨,信息化建設對企業(yè)經(jīng)營沒有什么效果,沒有帶來預期效益。其主要問題在于,對企業(yè)現(xiàn)狀分析不夠,沒有進行合理的信息系統(tǒng)規(guī)劃,一步到位地購買了大量昂貴的軟硬件設施,卻未能有效利用甚至發(fā)現(xiàn)根本使用不上,導致信息系統(tǒng)的收效甚微、無效。中小企業(yè)信息系統(tǒng)規(guī)劃應以企業(yè)發(fā)展需求為導向,本著在發(fā)展中解決問題,實用適用、效益優(yōu)先的原則,集中資源,重點突破,以點帶面;同時要考慮信息系統(tǒng)的可持續(xù)發(fā)展,避免造成信息孤島。要改變信息化建設中粗放投入和重復投入發(fā)展的現(xiàn)狀,注重信息化的集約效益,走低成本信息化的道路。

二、中小企業(yè)信息系統(tǒng)規(guī)劃方法

    (一)價值鏈分析法

     “價值鏈”是邁克爾.波特首創(chuàng)的概念,他第一次把企業(yè)活動描述為一系列創(chuàng)造價值的活動。在企業(yè)的各個部門和多個企業(yè)傳遞產(chǎn)品并使產(chǎn)品增值的系列過程,就是一個價值創(chuàng)造過程(價值鏈)。這些活動可以分為支持價值過程和主要價值過程。確認那些支持企業(yè)地位的價值活動顯然很重要。因此,對一個企業(yè)而言,在關鍵價值活動的基礎上建立和強化這種優(yōu)勢很可能獲得成功。

    中小企業(yè),特別是傳統(tǒng)行業(yè)的中小企業(yè),信息系統(tǒng)應定位在支持或促進價值鏈部分優(yōu)化上。由于受到信息化基礎、管理水平、資金和人才的制約,信息系統(tǒng)建設不應盲目追求“高、大、全”,應務實、求效。信息系統(tǒng)規(guī)劃應該結合企業(yè)內外部的實際情況,從核心業(yè)務流程出發(fā),通過信息系統(tǒng)改善重要環(huán)節(jié),以促進管理水平的不斷提高。價值鏈的優(yōu)化可以從內部聯(lián)系入手,也可以從外部聯(lián)系入手。

    1.優(yōu)化價值鏈的內部聯(lián)系

    價值鏈并不是獨立活動的總和,而是相互依存的活動構成的系統(tǒng)。價值活動是由價值鏈的內部聯(lián)系連接起來的,基本活動之間、不同支持活動之間、基本活動與支持活動之間存在內在的聯(lián)系,這些聯(lián)系表現(xiàn)在某一價值活動的方式和成本與另一活動之間的關系,競爭優(yōu)勢往往來源于這些聯(lián)系。傳統(tǒng)管理方式一般將各部門、各崗位的信息以單據(jù)或報表的形式傳遞和匯總,因此信息往往是滯后和割裂的。企業(yè)內部價值鏈的優(yōu)化應以信息流為中心,帶動物流和資金流的運動。借助信息系統(tǒng)改善活動之間的聯(lián)系,通過重組以提高效率、節(jié)約成本、降低風險,將冗余的、不創(chuàng)造價值的企業(yè)活動減少到最少,使價值最大化。企業(yè)以“產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理”為核心規(guī)劃信息系統(tǒng),通過優(yōu)化產(chǎn)品設計與產(chǎn)品生產(chǎn)之間的關系,可以精確地控制生產(chǎn)時間和用料。通過節(jié)約用料和縮短生產(chǎn)周期,達到降低成本,提高企業(yè)競爭力的目的。例如,興澄特種鋼鐵有限公司以合同為導向,對特鋼產(chǎn)品進行工藝設計、配料設計和質檢標準設計的一體化,快速滿足了特鋼產(chǎn)品多品種小批量的營銷要求,使產(chǎn)品開發(fā)生產(chǎn)周期從32天縮短到6天。

    2.改善價值鏈的外部聯(lián)系

    價值鏈的外部聯(lián)系存在于企業(yè)價值鏈與供應商之間、渠道價值鏈和買方價值鏈之間。供應商、銷售渠道、客戶,它們與企業(yè)價值鏈間的各種聯(lián)系都會為增強競爭優(yōu)勢提供機會。信息系統(tǒng)規(guī)劃應立足于拆除影響企業(yè)與企業(yè)間、企業(yè)與客戶間信息同步溝通和準確傳遞的阻隔。

    以客戶關系為核心規(guī)劃信息系統(tǒng),可以改善服務方式,提高投訴便捷性和響應速度,從而提高企業(yè)競爭力。例如,海爾的客戶服務響應系統(tǒng),能夠及時準確地記錄客戶的要求,并及時作出反饋,同時積累客戶信息和購買商品的情況,在為客戶提供優(yōu)良服務的同時,為新產(chǎn)品開發(fā)和拓展市場提供了極有價值的第一手資料。利用信息系統(tǒng)還可以最大程度地實現(xiàn)采購信息的共享和監(jiān)管,實現(xiàn)采購管理的規(guī)范化,形成面向供應商的采購信息系統(tǒng),并以此建立和完善公司的采購模式。

    3.融入整個產(chǎn)業(yè)鏈

    中小企業(yè)具有較強的區(qū)域性,應當依托于產(chǎn)業(yè)鏈和產(chǎn)業(yè)集群效應發(fā)展。國家鼓勵和支持大企業(yè)與中小企業(yè)建立以市場配置資源為基礎的穩(wěn)定的材料供應、生產(chǎn)、銷售、技術開發(fā)和技術改造的關系,帶動和促進中小企業(yè)的發(fā)展。隨著大型企業(yè)信息化向縱深方向發(fā)展,作為大型企業(yè)供應鏈上下游的中小企業(yè),信息化水平偏低開始成為影響其供應鏈管理的短板。中小企業(yè)要想發(fā)展下去,必須融入整個產(chǎn)業(yè)鏈條。

    信息系統(tǒng)規(guī)劃可以從與大企業(yè)、產(chǎn)業(yè)集群的對接出發(fā),帶動內部價值鏈的優(yōu)化。中小企業(yè)只有與整個社會的信息化水平相適應,才能提升自己在價值鏈中的價值。

    (二)關鍵成功因素法

    關鍵成功因素法(Critical Success Factors,CSF)就是通過分析找出企業(yè)成功的關鍵因素,然后圍繞這些關鍵因素來確定系統(tǒng)的需求并進行規(guī)劃。關鍵成功因素指的是對企業(yè)成功起關鍵作用的因素。事實上,每個組織取得成功總要受到許多因素的影響,在諸多因素中往往有少數(shù)因素起著至關重要的作用,它是構筑競爭優(yōu)勢的基石。

    1.規(guī)劃的基本環(huán)節(jié)

    關鍵成功因素法主要可以細分成如下幾個環(huán)節(jié):首先,明確企業(yè)和信息系統(tǒng)的戰(zhàn)略目標,明晰組織業(yè)務及管理變革策略,識別所有的成功因素,確定關鍵成功因素;其次,分析關鍵性能指標,抽取信息需求,建立總體信息框架;再者,明確各關鍵成功因素的性能指標和評估標準。

    2.識別關鍵因素

    關鍵成功因素識別可以主要圍繞“三流兩周期”進行,即物流、資金流、信息流和產(chǎn)品生命周期、資產(chǎn)生命周期,找出關鍵因素。以最需要解決的問題為核心規(guī)劃信息系統(tǒng),可從以下幾方面入手:(1)提高產(chǎn)品設計質量和設計速度;(2)降低生產(chǎn)成本和庫存成本;(3)強化企業(yè)資金流管理,提高資金利用率,降低財務成本;(4)優(yōu)化物流配送,疏通營銷渠道;(5)完善人力資源管理;(6)提高決策效率;(7)滿足客戶需求,提高企業(yè)快速應變能力,拓展市場時空。

    假如企業(yè)要通過降低生產(chǎn)成本,增強市場競爭力,就要對成本構成進行分析、識別(如圖1所示)。

 

    通過對成本構成的分析、識別,從中找出能夠通過信息化降低成本的環(huán)節(jié)。如通過嚴格的材料規(guī)格控制、嚴密的工藝檢查,會大大減少服務成本支出,使總成本下降,會給企業(yè)帶來更多的收入與競爭優(yōu)勢。關鍵成功因素規(guī)劃法具有較強的針對性,能夠較快地取得收益。由于該方法屬于重點突破,信息系統(tǒng)對企業(yè)的組織結構和業(yè)務流程只能起到改善作用,一般不涉及到組織結構和業(yè)務流程的根本性變革,因而比較容易實施。但要注意到關鍵成功因素是動態(tài)的、相對的,所以在以某一關鍵因素作為信息系統(tǒng)規(guī)劃的依據(jù)時,要考慮該因素與整個業(yè)務流程的關系,考慮信息系統(tǒng)建設的持續(xù)性。

    (三)借鑒成功案例

    中小企業(yè)信息系統(tǒng)建設經(jīng)驗不足、技術力量薄弱,借鑒成功案例進行信息系統(tǒng)規(guī)劃是明智的選擇。可選擇與本企業(yè)特點相類似的成功案例作為模板來規(guī)劃本企業(yè)的信息系統(tǒng),采用成熟軟件提供商提供的產(chǎn)品,這樣可以縮短信息系統(tǒng)建設時間。中小企業(yè)數(shù)量眾多,找到與本企業(yè)類似的成功案例相對比較容易。“借鑒”并不是模仿,而是學習,信息系統(tǒng)與企業(yè)的“軟件”密切相關,盲目的模仿只會給信息化建設帶來致命的短視和形式化惡果。采用此種方法的關鍵是要解決好企業(yè)業(yè)務流程與系統(tǒng)流程的關系,即處理好商品化軟件的通用性與企業(yè)的個性化需求之間的關系,實現(xiàn)業(yè)務流程與系統(tǒng)流程的匹配,系統(tǒng)流程與組織體系的匹配,系統(tǒng)流程與企業(yè)價值鏈的匹配。

    1.業(yè)務流程與系統(tǒng)流程的匹配

    信息系統(tǒng)規(guī)劃的依據(jù)是組織流程還是系統(tǒng)流程,即到底是改變企業(yè)業(yè)務流程來適應軟件,還是要求軟件提供商修改軟件來適應企業(yè)業(yè)務流程?這應從企業(yè)信息系統(tǒng)規(guī)劃的目標出發(fā)進行考慮,即是出于戰(zhàn)略考慮還是出于現(xiàn)實考慮。如果著眼于企業(yè)長遠發(fā)展戰(zhàn)略,則傾向于讓企業(yè)行為和業(yè)務流程適應系統(tǒng);相反,如果著眼于更現(xiàn)實的需求,立竿見影,則應傾向于讓信息系統(tǒng)適應企業(yè)流程。

    2.系統(tǒng)流程與企業(yè)管理的匹配

    企業(yè)管理的變革需求往往是信息化建設的一個重要原因,不同的管理變革需求必須有不同的解決方案。從根本上說,組織采用新技術的方式?jīng)Q定著新技術對組織結構和流程的影響程度,而組織及管理模式也影響著信息技術和信息系統(tǒng)。系統(tǒng)規(guī)劃應從保持技術創(chuàng)新和體制創(chuàng)新的相互促進、有機融合出發(fā),充分利用組織的現(xiàn)有資源來滿足關鍵需求,避免建設的信息系統(tǒng)無法有效地支持組織的決策。信息系統(tǒng)是耗資巨大、技術復雜、與企業(yè)的戰(zhàn)略和管理變革密切相關的系統(tǒng)工程。如果不經(jīng)過很好的規(guī)劃,草率行事將會造成很大浪費,甚至造成經(jīng)營管理的混亂。信息系統(tǒng)規(guī)劃是十分重要的,企業(yè)應從發(fā)展目標出發(fā),結合經(jīng)營管理的實際需要,采用適當?shù)姆椒ㄟM行信息系統(tǒng)的規(guī)劃。