北京界上傳媒集團(tuán)應(yīng)用協(xié)同辦公OA系統(tǒng)已很多年的時間，目前系統(tǒng)在公司已經(jīng)成為大家不可缺少的工作伙伴和工具，回想整個系統(tǒng)建設(shè)以及維護(hù)、升級的過程中，也有一些體會和經(jīng)驗(yàn)，希望對企業(yè)信息化建設(shè)有所啟發(fā)和幫助。

 

　　我們最大的體會是：正確的“信息化”理念是信息化建設(shè)成功的決定性因素。

 

　　俗話說，“最簡單的就是最難的”，什么叫“信息化”，盡管我們沒有必要強(qiáng)求一個完全正確、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)亩x，但在實(shí)踐中，每個人對信息化的理解確實(shí)千差萬別，種種不解、誤解和錯覺成為影響信息化推動的最大桎梏。所以，正確界定“信息化”的正確涵義并不是可有可無的事，我們甚至認(rèn)為這一點(diǎn)是最為重要的，可能大多數(shù)推行信息化的人員都會有此同感，特別是當(dāng)你面對千奇百怪、莫名其妙的問題時更會有這種感覺。信息化固然涉及到很多計算機(jī)知識、管理知識、業(yè)務(wù)知識等，但如果缺乏信息化的理念，這些知識就如同散兵游勇，無法形成統(tǒng)一的戰(zhàn)斗力，毫無意義。正確的信息化理念是什么，盡管理念的東西很難用文字完整地表達(dá)出來，但大致可以從以下幾方面理解和體會：

 

　　1 、信息化是一個獨(dú)立和完整的概念

 

　　目前，理論界對信息化的定義還沒有一個明確的完整概念，但有一點(diǎn)被人們所忽略，這就是信息化是一個“獨(dú)立”的概念。人們在談到信息化時，往往會有很多“演變”出來的說法和解釋，如說信息化是管理加技術(shù)，這種解剖式的理解會讓人放棄對信息化獨(dú)立性——本質(zhì)的追求。信息化就是信息化，這正如我們說許多事物一樣，比方火車，難道我們能說火車是鐵箱子加軌道么？很多人已經(jīng)認(rèn)識到信息化不是技術(shù)，而是管理，這是一個大的進(jìn)步，但信息化并不是簡單地疊加技術(shù)與管理的工作，盡管怎樣強(qiáng)調(diào)規(guī)范的管理對信息化有多么重要都不會過分，但“信息化”與“管理化”必竟不是一回事，有些人片面地將信息化與管理劃了等號，這是一廂情愿的單相思。規(guī)范的管理是信息化建設(shè)成功的前提條件，但并不是說，規(guī)范的管理就必然能帶來成功的信息化。特別是我國大多數(shù)企業(yè)管理并不規(guī)范的條件下，信息化不可能等著管理規(guī)范后才去建設(shè)。信息化有其特殊性，需要我們了解、熟悉、掌握它的發(fā)展規(guī)律。所以，應(yīng)該認(rèn)識到信息化是一個獨(dú)立完整的概念。

 

　　2 、正確把握信息化與管理的關(guān)系

 

　　提起信息化，就不得不說到管理。許多企業(yè)往往會把信息化當(dāng)成提升、改進(jìn)管理的救命草，把信息化說成是“雪中送炭”，也有些人把信息化說成是“錦上添花”，認(rèn)為信息化是管理規(guī)范化的后端產(chǎn)物。

 

　　信息化和管理的關(guān)系是信息化建設(shè)的永久性話題，我們認(rèn)為信息化是企業(yè)管理的一個手段，對企業(yè)運(yùn)營管理有帶動作用，既不要過分強(qiáng)調(diào)信息化的作用，也不能否定信息化的系統(tǒng)性。我認(rèn)為可以打個比方說明二者的關(guān)系，拿足球場上來說，信息化是場上踢球的隊(duì)員，管理是教練，信息化建設(shè)的過程就是二者如何完美結(jié)合的過程。教練教給隊(duì)員們技術(shù)、方法、戰(zhàn)術(shù)等，但教練不可能控制掌握場上每一個環(huán)節(jié)，每一場球?qū)﹃?duì)員來講，都是一個創(chuàng)造的過程，他們有很大的靈活性，最終主導(dǎo)比賽結(jié)果的并不是教練，而只能是場上的隊(duì)員。

 

　　3 、正確認(rèn)識企業(yè)需求

 

　　信息化以需求為導(dǎo)向，這是一個共識，但是不能把這種需求泛化，需求是一個很需要明確界定的概念，原則上講，只要企業(yè)資金、時間、精力允許，所有需求都可以滿足。如果我們仔細(xì)研究一下需求這個概念，會發(fā)現(xiàn)企業(yè)需求應(yīng)該是二頭擠出來的概念，一頭是企業(yè)的需求，一頭是信息化本身的功能。大多數(shù)情況下，我們所謂的以需求為導(dǎo)向，都是強(qiáng)調(diào)要以企業(yè)的需求為導(dǎo)向，但是，企業(yè)的需求往往比較原始，如果單純尊重和滿足這種“原始” 的需求，信息化不會有大的進(jìn)展。正象前面所說信息化是一個獨(dú)立的概念一樣，信息化有其自身的語言和思維方式，這種語言和思維方式引導(dǎo)著“原始” 的需求，進(jìn)行探索、總結(jié)、提煉、升華，從而將原始狀態(tài)下的“需求”轉(zhuǎn)化為帶有鮮明信息化色彩的“需求”。這樣的“需求”才是真正有價值的需求。

 

　　4 、信息化建設(shè)要以“我”為主

 

　　很多人把信息化當(dāng)成是軟件公司的事，這是一個很明顯的錯誤。這個錯誤的觀念來源于人們固有的消費(fèi)思想，認(rèn)為信息化是一件消費(fèi)品，企業(yè)掏了錢，軟件公司就應(yīng)該提供產(chǎn)品，所以就會出現(xiàn)雙方合作分工的問題，認(rèn)為軟件公司就應(yīng)該提供所有的產(chǎn)品、技術(shù)，甚至包括管理，這就會給信息化建設(shè)造成很大難度。信息化作為產(chǎn)品比較特殊，企業(yè)要認(rèn)識到，信息化不是在 “買”，而是在“建設(shè)”。信息化建設(shè)固然需要雙方充分地合作，但要以“我”為主， 如前所說，以“我”為主不是說要讓軟件商完全滿足我的需要，而是說要建立以“我”為主的觀念。

 

　　5 、正確認(rèn)識“一把手”工程

 

　　很多專家和企業(yè)實(shí)施信息化的人員都非常深刻地體會到信息化建設(shè)是“一把手”工作，非常希望得到企業(yè)“一把手”的支持，但這主要是從行政職能的角度上說的，因?yàn)樾畔⒒七M(jìn)的過程中會遇到很多阻力。但我想說的是，“一把手”在口頭甚至是以行政命令推進(jìn)的支持方式都是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，信息化需要的是“一把手”的“決策”支持。信息化最難的是要“改變”，這就如同近幾年來在企業(yè)管理中流行的“流程再造”，實(shí)施過“流程再造”的企業(yè)都有推進(jìn)的體會，其中更多的是辛酸的體會。同樣道理，信息化也是要“改變”，因?yàn)楹芏鄷r候，我們并不知道怎樣“改變”才是正確的。為了找到正確的“改變”，需要“正確”的決策，就是要讓“一把手”正確地決策，需要“一把手”能夠?qū)⒏鞣矫鏄I(yè)務(wù)需求、信息化功能統(tǒng)一結(jié)合后的決策。

 

　　6 、企業(yè)“協(xié)同”觀念要深入人心

 

　　泛微系統(tǒng)中提出“協(xié)同”的理念，明確提出：“ 構(gòu)成企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的“子”工作都不是孤立的，而是相互關(guān)聯(lián)的，把這些相互關(guān)聯(lián)的工作聯(lián)結(jié)在一起，就可以提高企業(yè)的工作效率，避免信息孤島的現(xiàn)象。 ”應(yīng)該說，這是一種符合企業(yè)管理發(fā)展規(guī)律的比較先進(jìn)的理念。其實(shí)，這種理念在企業(yè)管理中也早已存在，如系統(tǒng)、體系的觀念，在管理手段上如業(yè)務(wù)流程理念中的“團(tuán)隊(duì)精神”，項(xiàng)目管理中的“統(tǒng)籌思想”，都與“協(xié)同”理念絲絲相關(guān)。但客觀地講，在企業(yè)中，“協(xié)同”理念還沒有深入人心，所以，泛微協(xié)同辦公OA系統(tǒng)的協(xié)同管理軟件出發(fā)點(diǎn)非常好，軟件中也提供了許多“協(xié)同”的功能，各個模塊都相互關(guān)聯(lián)，搭建了很好的管理平臺。企業(yè)在推進(jìn)“協(xié)同”時，可以有意識地選擇建設(shè)一些“協(xié)同”模塊，如選擇一個可以關(guān)聯(lián)到文檔、流程、客戶、項(xiàng)目、會議等模塊的典型項(xiàng)目，在項(xiàng)目運(yùn)行的過程中，一方面讓大家掌握各個模塊的操作方法，另一方面，樹立“協(xié)同”的思想，提高工作質(zhì)量。通過建設(shè)典型“協(xié)同”項(xiàng)目，不失為推動系統(tǒng)使用的一個有效方法，這樣，也能真正發(fā)揮出系統(tǒng)的“協(xié)同”優(yōu)勢。