文檔統一管理平臺有效助力昭通供電局文檔管理

2014-12-08 10:57:54 昭通供電局信息中心李玉輝　點擊量：評論 (0)

昭通供電局信息中心通過與各個業務部門溝通發現，許多專業都存在許許多多的文檔、制度，這些文檔需要共享給其他橫向協作的部門，業務主管部門都是在用到時通過OA郵件等方式傳給協作部門。這樣做雖然也能很快完成

昭通供電局信息中心通過與各個業務部門溝通發現，許多專業都存在許許多多的文檔、制度，這些文檔需要共享給其他橫向協作的部門，業務主管部門都是在用到時通過OA郵件等方式傳給協作部門。這樣做雖然也能很快完成當次文檔分享，但是會存在效率較低、更新成本高等問題。例如一些制度文檔，內容產生變化后（例如業務標準、流程產生變化），往往不能及時更新到協作部門，協作部門不知道文檔已發生變化，仍然按照過期文檔中的標準開展工作。這個問題看似不大，卻廣泛存在于各個業務部門，在一定程度上影響了昭通供電局管理效率。

昭通供電局搭建全局統一的文檔管理平臺，有效的解決了文檔管理的常見問題：傳遞效率問題。業務部門在文檔平臺上共享自己管理的文檔，并按需求分配訪問權限，員工不必等文檔管理人員傳給他，自己隨時可以訪問所需要的文檔，傳遞、溝通效率得到有效改善。文檔版本更新發布不及時。業務主管部門統一維護和更新自己專業管理的文檔，協作部門需要用時通過文檔平臺查看到的都是最新的版本，標準制度通過統一文檔管理平臺獲取，確保了文檔變更及發布的及時性。部門文檔管理混亂。業務部門內部工作產生的文檔，由各個工作人員辦公電腦上存儲，改變為在文檔統一管理平臺存儲和共享，部門內文檔的分享和協作都較以往更加方便、高效。

目前昭通供電局已在標準管理、法律法規、電網規劃、兩種人管理、戰略實施（創先）、調度信息、生產綜合計劃等專業開展了文檔統一管理平臺的推廣。平臺已包含文件29萬余個，應用效果也得到了各個業務部門的一致肯定。