檔案管理必須現代化

2016-11-06 14:08:40 大云網　點擊量：評論 (0)

現代科技不僅給檔案工作帶來難得的機遇，也使檔案工作面臨嚴峻的挑戰，檔案服務方向、內容及其作用也面臨新的調整。檔案管理正經歷著一場劃時代的變革。檔案管理現代化是應用現代化技術和設備、采用科學的管理方

現代科技不僅給檔案工作帶來難得的機遇，也使檔案工作面臨嚴峻的挑戰，檔案服務方向、內容及其作用也面臨新的調整。檔案管理正經歷著一場劃時代的變革。

檔案管理現代化是應用現代化技術和設備、采用科學的管理方法，開發和保護檔案信息資源，全方位、多形式地提供高質量、高效率的檔案信息的一個龐大的綜合性系統工程。

狹義上說檔案管理現代化包括檔案管理方法（即運用現代科學管理方法），以及檔案管理手段（即在檔案管理中應用電子計算機技術、縮微技術和其他現代先進的技術或設備）；廣義上說，檔案工作現代化包括組織管理科學化、檔案信息服務的社會化、檔案管理機構布局與檔案館、室收藏檔案結構的合理化、技術與設備的現代化。界于上述兩種觀點的檔案管理現代化包括檔案管理組織現代化、檔案管理方法現代化、技術與設備現代化。

實現檔案管理現代化，首先必須建立一支復合型、多層次的專業技術隊伍。檔案工作的發展趨勢對檔案工作人員的專業構成提出了新要求，即一方面需要大量的信息處理人員、信息分析與研究人員、數據庫生產與維護人員、計算軟件人才、網絡環境創建與運行維護人員、信息服務人員等；另一方面，檔案工作人員需要補充與更新知識。

其次，抓好檔案信息數據建設。數字化信息處理技術和電子存貯技術的發展，為檔案信息數字化提供了技術手段和可能。利用計算機、掃描儀等技術和設備，將館藏檔案信息數字化，建成各種專業性、綜合性檔案信息庫，不僅方便檔案信息的檢索和查詢，同時也是保護檔案信息的重要手段。系統處理對象正由檔案目錄信息向全文信息發展。全國已有幾百家檔案館應用光盤進行檔案全文存貯實驗工作。

1990年11月，國家檔案局發布的《中華人民共和國檔案法實施辦法》，其中第21條規定：“各級種類檔案館提供利用的檔案，應當逐步實現以縮微品代替原件，具有與檔案原件同等的效力。”這就為檔案原件的再生性保護提供了法律依據。

縮微技術是一種利用攝影方法將普通書刊、文件與圖紙按照一定的縮小比例攝錄在感光膠片上制成縮微品的技術。縮微技術作為信息的模擬信息海量存貯技術，隨著信息產業的興起，近年來獲得飛速發展。縮微技術以膠片為信息載體，采用感光攝影原理，是目前一種成熟的文獻資料全文真跡存貯技術，是集光學、機械、電子、化學、計算機于一體的高技術行業，主要應用于文獻的存貯、出版物的發行以及電子計算機的結合利用。

絕大部分中小檔案館沒有財力、物力和人力開展檔案縮微復制工作，加上檔案具有機密性強的特點，這就要求一些縮微設備齊全、人力較強的檔案部門在本系統、本地區成為檔案縮微服務中心。服務中心一般為獨立的經濟核算單位，在技術上、標準上接受檔案行政管理部門或檔案館的監督指導，雙方在加工合同書上應設立保密專項。

檔案管理現代化是一個循序漸進的過程，不可能一蹴而就。要有計劃有步驟地根據本系統、本地區的實際情況堅持先試點后鋪開，從點到面的方針，并注重總結工作經驗，在購置現代化設備時，既要考慮到設備的先進性，又要注重實用性和經費承受能力。要充分利用好現有設備，使之盡可能地發揮出最大的效益。此外，也要抓緊搞好檔案的基礎建設，為實現檔案管理現代化做好一切準備工作。