在日常工作中．應盡可能地利用各種應用軟件自身的加密功能進行加密，以增強文件的保密性。在這里，我們將描述如何使用辦公軟件和壓縮軟件的加密功能來增強文件的保密性。

　　背景知識：怎樣保證文件安全存儲

　　◆ 第一層加密(文檔軟件的加密功能)：使用微軟Office應用中自帶的加密功能實現(xiàn)。在微軟Office中，可根據(jù)閱讀方的權(quán)限要求(打開權(quán)限和修改權(quán)限)設置為打開文件加密和修改加密。

　　◆ 第二層加密(壓縮軟件的加密功能)：使用壓縮軟件自帶的加密功能實現(xiàn)．例如，可以使用常用的WirlRAR壓縮軟件中的加密功能。這樣不僅通過壓縮減少了文件存儲大小、提高了傳輸速度，而且還能進一步通過加密提高文件的保密性。

　　需要強調(diào)的是，不管使用微軟Office應用自帶自的加密功能還是壓縮軟件自帶的加密功能，在加密口令設置時應使用強口令進行加密。在本手冊的小貼士1中，詳細描述了強口令的要求和操作。

　　操作提示：在Office文檔中進行加密

　　在我們?nèi)粘９ぷ髦校④汷ffice是最常用的辦公軟件之一，下面以word為例，介紹如何使用微軟Office自帶的加密功能進行加密。

　　步驟1 ：在微軟Word菜單欄里點擊[工具]

　　步驟2：選擇[選項]，之后會談出如下窗口

　　步驟3 ：在[安全性]頁面中設置[打開文件時的密碼]與[修改文件時的密碼]

　　操作提示：用壓縮軟件WinRAR進行加密

　　WinRAR除了用來壓縮文件，我們還常常把WinRAR當作一個加密軟件來使用，在壓縮文件的時候設置一個密碼就可以達到保護數(shù)據(jù)的目的了。正因為如此，專門針對 WinRAR密碼的破解軟件也是遍地開花。密碼的長短對于現(xiàn)在的破解軟件來說，已經(jīng)不是最大的障礙了。那么，怎樣才可以讓WinRAR加密的文件牢不可破呢？　

　　我們知道，現(xiàn)在的破解軟件在破解加密文件密碼的時候總要指定一個Encrypted File（目標文件），然后根據(jù)字典使用窮舉法來破解密碼。但是如果我們將多個需要加密的文件壓縮在一起，然后為每一個文件設置不同的密碼，那破解軟件就 無可奈何了……假設現(xiàn)在有一個重要文件，需要給它加密保存，我們就可以這樣做：

　　步驟1：按照常規(guī)的方法把它壓縮并且設置一個密碼；

　　步驟2：準備一個其他文件（當然這個文件小一點最好了，因為我們只是利用它來迷惑破解軟件而已）；

　　步驟3：在WinRAR的工作窗口中打開我們第一步已經(jīng)壓縮好的加密文件，在“命令”菜單中選擇“添加文件到壓縮包”菜單選項；

　　步驟4：在彈出的“請選擇要添加的文件”對話框中選擇我們準備的“其他文件”，點擊“確定”按鈕后回到“檔案文件名字和參數(shù)”對話框；

　　步驟5：在“高級”選項卡標簽中點擊“設置密碼”按鈕設置一個不同的密碼，然后開始壓縮即可。

　　溫馨提醒：文檔要加密，及時關(guān)機器